Von der GL-Assistenz zum Chief of Staff

Die Rolle der Assistenz verändert sich seit einigen Jahren stark. Das führt dazu, dass ambitionierte Assistenzen in ihrer derzeitigen Rolle immer wieder an ihre Grenzen stossen. Hinzu kommt: Es gibt keinen klaren Karriereweg. Assistenzen sind Macherpersönlichkeiten, die ihren Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten sowie stetig dazulernen möchten – und mitunter wollen sie noch weiter.

Eine Möglichkeit, mehr Verantwortung im Unternehmen zu übernehmen und den Aufgabenbereich zu erweitern, ist die Weiterbildung zum Chief of Staff. Gleich vorweg: Diese Rolle ist keine übliche Assistenzrolle, sondern auf Management-Level angesiedelt.

Definition der Rolle Chief of Staff

Die Rolle des Chief of Staffs ist Teil des CEO-Offices und des Executive-Leadership-Teams und keiner bestimmten Abteilung zugeordnet. Das ermöglicht der Stelleninhaberin oder dem Stelleninhaber, aus einer neutralen Position heraus das «grosse Ganze» im Auge zu behalten sowie ganzheitlich zu denken und zu handeln. In den meisten Fällen berichtet der Chief of Staff direkt an die/den CEO (Chief Executive Officer) oder eine andere C-Level-Position. Das Berufsbild kommt aus den USA und ist dort bereits etabliert. In Europa ist die Rolle noch relativ neu.

Die Art und Weise, wie Chief of Staffs strategische Unterstützung leisten, kann je nach den individuellen Bedürfnissen der/des CEO und den Anforderungen des Unternehmens variieren. Die vielschichtige Rolle soll die/den CEO in der Führungsfunktion unterstützen und sicherstellen, dass die strategischen Ziele des Unternehmens erreicht werden.

Chief of Staffs sind Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, die die Hebelwirkung für CEOs erhöhen, damit diese ihre Arbeit mit grösstmöglicher Wirkung erledigen können. Sie sind zusätzliche Denkerinnen und Denker mit breitem Kontext, die zur Unterstützung bei schwierigen strategischen Fragen hinzugezogen werden können.

Die meisten CEOs erhalten kein offenes Feedback von ihrem Team oder ihrem Vorstand. Chief of Staffs geben Feedback, das ihnen hilft, sich weiterzuentwickeln und das Bewusstsein für blinde Flecken zu schärfen. Zudem profitiert das gesamte Führungsteam davon, dass es jemanden gibt, der die gesamte strategische Planung und Ausführung beaufsichtigt und leitet. Dieser Prozess schafft Transparenz in Bezug auf die erwarteten Ergebnisse und die Art und Weise, wie die Fortschritte kommuniziert werden.

Was tut ein Chief of Staff?

• Beratung und Unterstützung: Einblicke und Empfehlungen zu strategischen Entscheidungen geben. Als Sparringspartner fungieren und bei der Priorisierung von Aufgaben helfen.
• Projektleitung: Leitung oder Unterstützung von Projekten und Initiativen, um sicherzustellen, dass sie erfolgreich ­abgeschlossen werden, in Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen innerhalb der Organisation.
• Kommunikation und Koordination: Den reibungslosen Informationsfluss (Ziele und Entscheidungen des Führungsteams an die gesamte Belegschaft) sicherstellen.
• Krisenmanagement: Massnahmenkoordination und Kommunikation mit den Mitarbeitenden.
• Interne Prozessoptimierung: Verbesserung der internen Ab­läufe und Prozesse zur Effizienzsteigerung.

Der Weg zum Chief of Staff

• Informieren Sie sich über die Rolle, ihre Vorteile und den Mehrwert für das Unternehmen sowie die/den CEO.
• Werden Sie sich über Ihren bisherigen beruflichen Werdegang, Ihrer Fähigkeiten und Ihres Fachwissens bewusst.
• Gehen Sie von Beginn an mit Ihrer Führungskraft in den Dialog. Sprechen Sie über Ihre Karriere- und Weiterbildungsabsichten. Betonen Sie die Vorteile der Rolle und zeichnen Sie ein Bild davon, wie Sie ihr helfen werden, die Unternehmensziele zu erreichen.
• Gehen Sie auf eventuelle Bedenken der Führungskraft ein. Zu Beginn wird es Fragen zur Rolle, den Verantwortlichkeiten und der Einrichtung der Rolle geben. Dabei kann es um das Budget, den Zeitplan, andere Bewerbende oder Ihre vermeintlich mangelnde Erfahrung gehen. Seien Sie auf diese Einwände vorbereitet.
• Zu gegebener Zeit sollte ein HR Business Partner hinzugezogen werden.
• Erweitern Sie auf dem Weg zum Chief of Staff Ihren Verant­wortungsbereich. Erstellen Sie Ihren Entwicklungsplan und sammeln Sie weitere Erfahrungen. Positionieren Sie sich Schritt für Schritt neu.
• Lernen Sie die Ziele, Herausforderungen und den Führungsstil der/des CEO kennen.
• Suchen Sie sich eine Mentorin oder einen Mentor und reflektieren Sie Ihre Beobachtungen.
• Bieten Sie an, Ihre neue Stellenbeschreibung zu schreiben. Der Titel kann «Chief of Staff» sein. Mögliche Alternativen könnten «Executive/Strategic Business Partner» sein, «Referentin/Referent der Geschäftsleitung» oder auch «Business Manager».
• Bleiben Sie dran. Zeigen Sie Ihre Leidenschaft, Ihren Enthusiasmus und Ihre Energie.

Fazit

Unternehmen, entwickelt die Unternehmenskultur mit und beeinflusst die Vision sowie das Tagesgeschäft mit Blick auf die Zahlen.