Virtual (Personal) Assistants: Wer sie sind, was sie tun

Tim Ferriss musste dringend etwas ändern. Der amerikanische Unternehmer und Workaholic hatte jede Woche 80 Stunden gearbeitet, bis er irgendwann kollabiert war. Er wusste: So konnte es nicht weitergehen. Ferriss’ Burnout geschah zu der Zeit, als in den USA gerade das Outsourcing in Länder wie Indien Mode war, vor etwa 20 Jahren also. Mit dem Auslagern von teilweise ganzen Geschäftseinheiten sparten die Firmen viel Zeit und Geld. Ferriss dachte: Warum nicht das, was im Businessumfeld funktionierte, auch auf seine privaten Zeitfresser anwenden?

Also beschloss der gestresste Geschäftsmann, sich sein Leben zurückzuholen, indem er es auslagerte. Er wandte sich an GetFriday, einen indischen Anbieter von Virtual-Assistant-Services. Die Agentur teilte ihm mehrere persönliche Fernassistenten zu, die ihm von Recherchen für sein Geschäft bis zum Ausfindigmachen und Buchen von Salsakursen alles abnahmen – zu seiner vollsten Zufriedenheit und für nur vier bis zehn Dollar die Stunde. Ferriss nutzte derweil die freie Zeit, um in der Welt herumzutingeln, Abenteuer zu erleben und seinen Bestseller «Die 4-Stunden-Woche» zu schreiben.

Indem er in seinem Buch von den Vorzügen der VPAs schwärmte, löste Ferriss einen weltweiten Boom der bis dahin eher unbekannten Virtual-Assistants-Branche aus: GetFriday konnte sich vor Anfragen kaum retten und nachdem das Buch 2008 auch in deutscher Sprache erschienen war, begannen in Deutschland die ersten Start-ups wie strandschicht.de, virtuelle Assistenz mit Heimarbeitskräften in Polen oder Bulgarien anzubieten. Heute gehen Schätzungen von bis zu 25’000 virtuellen Assistentinnen und Assistenten auf der ganzen Welt aus, die ihre Services entweder als Freelancer oder über Agenturen anbieten.

Die Palette der Leistungen ist breit. Virtual Assistants (VAs) und Virtual Personal Assistants (VPAs) übernehmen alles, was per Computer, Telefon und Internetverbindung erledigt werden kann und wofür es keine Vor-Ort-Präsenz braucht – von geschäftlichen Tasks bis zu Aufgaben im privaten Bereich, von repetitiven Routinearbeiten bis zu spezialisierten Services, für die Fachwissen nötig ist.

Typische virtuelle Assistenzservices sind:

– Meetings vereinbaren, Termine verwalten

– Sich um Korrespondenz kümmern

– Präsentationen erstellen

– Schreiben, übersetzen, Korrektur lesen

– Audiofiles transkribieren

– Telefondienst übernehmen

– Rechnungen stellen, Buchhaltung betreuen

– Social-Media-Kanäle bespielen

– Events organisieren

– Geschäftsreisen, private Ferien oder den Coiffeurbesuch planen

Die Liste ist nicht abschliessend und auch der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt; so lasen virtuelle Assistenten von GetFriday einem Zweijährigen auf der anderen Seite der Welt Gutenachtgeschichten vor. Das Kind soll problemlos eingeschlafen sein. Vorteile für die Auftraggeber gibt es viele: Indem sie solche Aufgaben an externe Dienstleister auslagern, haben sie mehr Zeit für ihre Kernaufgaben. Dadurch, dass die Freelancer und Freelancerinnen auf Stundenbasis arbeiten, kosten sie die Kunden nur dann etwas, wenn tatsächlich Arbeit anfällt. So werden Fixkosten gesenkt, weil Firmen keine eigenen Leute beschäftigen und bezahlen müssen. Das hilft vor allem Start-ups, da diese sich typischerweise keine festangestellten Assistenzen leisten können.

«Die VA-Branche in der Schweiz ist noch relativ klein», sagen Stephan Gasser und Sabrina Stöckli von der Salvas GmbH.

Kein Businessmodell für nebenher

Doch bis die virtuelle Assistenz die Schweiz erreichte, sollte es bis zur Pandemie dauern. Erst durch das Lockdown-bedingte Homeoffice wurde die digitale Zusammenarbeit zum «new normal» und nicht mehr misstrauisch beäugt. Das ebnete auch hierzulande den Weg für solche Assistenzservices. «Die Auftraggeber sind offener geworden», bestätigt Sandra Jörimann, Virtual Assistant seit 2018 und Gründerin des Branchen-Netzwerks Virtuelle Assistenz Schweiz. «Sie haben gemerkt, dass eine Zusammenarbeit möglich ist, obwohl man einander nur über Zoom kennt.» Jörimann hatte vor ihrer Selbstständigkeit sechs Jahre lang als Assistentin an der ETH Zürich gearbeitet. Heute bietet sie akademische Lektorate und Transkriptionen aus dem Schweizerdeutschen für den inländischen Markt an. «Am Anfang war ich breiter aufgestellt und sprach auch Kundschaft in Deutschland an.» Doch sie musste merken: «Das ging preislich nicht auf.» Denn die ausländische Konkurrenz ist gross und um einiges günstiger. So bietet beispielsweise eine georgische Agentur virtuelle Assistenz für 3.50 Euro die Stunde an, mit Leuten, die fliessend Deutsch sprechen, aber mit einem Lohn von nicht einmal 400 Euro monatlich in ihren Heimatländern auskommen. Deshalb sei es der richtige Schritt gewesen, sich zu spezialisieren und auf Schweizer Kunden zu fokussieren, sagt Sandra Jörimann.

«Nur diejenigen, die wirklich gut sind, werden sich durchsetzen können», sagt Jill Oppliger.

Aber nicht nur im Ausland gibt es Konkurrenz, auch hier wächst allmählich das Angebot. «Zum Glück», sagt Jill Oppliger, ehemalige Direktionsassistentin und seit etwa vier Jahren mit ihrer Firma Mermonta GmbH als Virtual Executive Assistant selbstständig. «Endlich entsteht ein Markt.» Doch sie kritisiert auch: «Es gibt viele, die das nur nebenher machen; entweder, um ihr Haupteinkommen aufzubessern oder um eine Arbeitslosigkeit zu überbrücken.» Das drücke auf die Preise, aber auch auf die Qualität der Dienstleistungen, was sich wiederum auf die professionellen Virtual Assistants auswirke. «Wir müssen dann bei den Auftraggebern Vertrauen aufbauen und erklären, warum wir teurer sind.» Deshalb bietet Oppliger zusammen mit dem KV Zürich ein Webinar zum Thema virtuelle Assistenz an. Darin erklärt sie Auftraggebern und künftigen VAs gleichermassen, was von einem Profi auf diesem Gebiet zu erwarten ist. Sie glaubt, dass sich mit der Zeit die Spreu vom Weizen trennen werde: «Nur diejenigen, die wirklich gut sind, werden sich durchsetzen können», sagt Oppliger.

Stephan Gasser sieht es ähnlich: «Mir scheint, viele machen das nebenbei, vor allem im Schweizer Markt.» Der Luzerner hat letzten Sommer zusammen mit seiner Kollegin Sabrina Stöckli die Salvas GmbH gegründet. Die Agentur bietet virtuelle Assistenz in den Bereichen HR und Marketing & Sales und ist auf Schweizer Start-ups und KMU spezialisiert. Vor der Firmengründung haben Gasser und Stöckli den Markt gründlich recherchiert. Sie stellten fest: «Die VA-Branche in der Schweiz ist noch relativ klein.» Für professionelle Anbieter gibt es daher viel Potenzial. «Wir haben auch gemerkt, dass die hiesigen Kunden qualitativ gute Arbeit schätzen. Ihnen sind Kenntnisse im Schweizer Arbeitsmarkt oder Branchenwissen wichtiger als ein tiefer Preis.» Deshalb macht sich Gasser auch keine Sorgen wegen der ausländischen Konkurrenz: «Klar, in Deutschland gibt es Leute, die für 20 Franken die Stunde oder weniger arbeiten. Aber unserer Erfahrung nach sind solche Angebote nicht nachhaltig», sagt der Jungunternehmer.

Doch der Schweizer Markt steckt noch immer tief in den Kinderschuhen. Um künftigen VAs ihre ersten Schritte zu erleichtern, hat Sandra Jörimann deshalb das Netzwerk Virtuelle Assistenz Schweiz gegründet. «Die meisten Informationen zum Thema kommen aus Deutschland; es gibt Blogposts, Tutorials, auch spezialisierte VA-Coaches. Aber als ich anfing, gab es nichts für den Schweizer Markt. Ich musste die Informationen mühsam auf die Regeln und Gegebenheiten hierzulande anpassen», erzählt sie. Um anderen diesen Aufwand zu ersparen, schreibt sie nun selbst Artikel zum Thema und sorgt dafür, dass Interessierte sich zu einer Community zusammenschliessen können.

Man spürt: Zwar hat es lange gedauert, bis das Geschäftsmodell Virtuelle Assistenz die Schweiz erreicht hat. Aber dank findigen Unternehmerinnen und Unternehmern wie Sandra Jörimann, Stephan Gasser oder Jill Oppliger nimmt das Business auch hier langsam, aber sicher Fahrt auf.