Tools für komplexe Projekte

Projektmanagement-Tools gehören für viele Organisationen zum Standard. Angesichts aktueller Krisen und unberechenbarer Märkte sind sie vielfach unverzichtbar. Sie helfen, die Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen zu steuern. Fachliche und soziale Kompetenzen der Projektleitung ersetzen sie aber nicht.

Wer sich mit Projektmanagement beschäftigt, stösst schnell auf die Begriff Scrum und Kanban. Beide verstehen sich als Ansätze, die flexibles und agiles Projektmanagement ermöglichen. (Foto: unsplash)

Der drohende Klimawandel, die Corona-Pandemie, die Krisenstimmung in der Gesellschaft: Diese Entwicklungen machen auch der Wirtschaft schwer zu schaffen. Das Kaufverhalten der Menschen und die Märkte haben sich grundlegend verändert. Unternehmen müssen heute schnell und flexibel auf den Markt und auf die Wünsche der Endverbraucher reagieren. Die setzen beispielsweise immer stärker auf Nachhaltigkeit und ökologisch verträgliche Produkte und Dienstleistungen.

Hier schlägt die Stunde des agilen Projektmanagements und der entsprechenden Softwarelösungen. Deren Konzept basiert auf der Erkenntnis, dass die klassische Methode der Produktentwicklung heute nicht mehr funktioniert. Ein Produkt oder eine Dienstleistung auf dem Reissbrett entwerfen, einen Termin für die Fertigstellung setzen und dann darauf warten, dass die Mitarbeitenden aus allen Abteilungen loslegen und zum gesetzten Termin einen Prototyp vorstellen – das kann sich heute kaum noch ein Unternehmen erlauben. Gerade bei grösseren Projekten besteht das Risiko, dass Pannen oder unvorhergesehene Ereignisse die Komplexität des Projekts innerhalb kürzester Zeit ansteigen lassen. Dann verliert der Projektleitende den Überblick und für die Mitarbeitenden steigen Stresslevel und Arbeitsbelastung. Im schlimmsten Fall kommt ein Produkt heraus, das am Kunden vorbei entwickelt wurde.

Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools auf dem Markt, die genau das verhindern wollen.

Was die Projektmanagement-Tools können

Die Tools bieten eine Reihe von Vorteilen. Die Projektleiterin oder der Projektleiter hat jederzeit den Überblick über den Gesamtstatus des Vorhabens und weiss Bescheid, wie es in den einzelnen Teilprozessen gerade läuft. Alle Beteiligten finden die nötigen Infos für ihre Arbeit auf der gemeinsamen Plattform. Die Software schafft Transparenz, weil jeder Mitarbeitende weiss, was er zu tun hat und wofür die Kolleginnen und Kollegen jeweils zuständig sind. Zudem können sich alle Beteiligten mühelos in Chats austauschen oder gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Zeitaufwendige Meetings, bei denen sich die Abteilungen gegenseitig auf den neusten Stand bringen wollen und dann ins Diskutieren geraten, entfallen somit. Immer wiederkehrende Tasks lassen sich in der Projektmanagement-Software automatisieren.

Wenn Excel gut genug ist

Natürlich ist nicht bei jedem Vorhaben der Einsatz einer leistungsfähigen und damit auch komplizierten Software-Plattform nötig. Manchmal tut es auch das gute alte Microsoft Excel. Regelmässig wiederkehrende kleine Projekte, bei denen sich nichts ändert, das Team eingespielt und der Arbeitsaufwand von vornherein kalkulierbar ist, lassen sich auch mit einer Excel-Tabelle gut verwalten. Eine Firma, die beispielsweise für ihre Stammkunden einmal pro Jahr einen Kalender mit schönen Produktfotos produziert, benötigt keine anspruchsvolle Projektlösung. Sollte die Firma aber auf die Idee kommen, den Kalender als App für das Smartphone mit Zusatzfunktionen und integriertem Newsletter zu produzieren, wird die Entwicklung so komplex, dass die klassische Excel-Tabelle hier schnell ins Hintertreffen gerät.

Da können Projektmanagement-Tools eine grosse Hilfe sein. Sie schaffen die Voraussetzungen dafür, dass alle Teammitglieder reibungslos zusammenarbeiten können, und beschleunigen so die Entwicklung.

Agiles Projektmanagement mit Scrum und Kanban

Wer sich mit Projektmanagement beschäftigt, stösst schnell auf die Begriff Scrum und Kanban. Beide verstehen sich als Ansätze, die flexibles und agiles Projektmanagement ermöglichen. Die meisten Tools arbeiten damit. Erkennbar daran, dass in der Liste der Features Scrum- oder Kanban-Boards auftauchen, die während der gesamten Projektphase für Übersicht sorgen.

Scrum legt den Fokus auf sehr vielschichtige und komplexe Entwicklungen. Ursprünglich stammt der Ansatz aus der Software-Entwicklung. Hier hatten Entwickler in den 80er- und 90er-Jahren die Erfahrung gemacht, dass komplexe Produkte nie von Anfang an komplett durchgeplant werden können. Infolgedessen gliedert man die Entwicklung in viele kleine Etappen, die jedes Mal eine Anpassung und Neuausrichtung erlauben. Scrum geht inkrementell und iterativ vor, die Arbeit findet also in kleinen, aufeinander aufbauenden Schritten statt. Die Teammitglieder erhalten kleine Aufgabenpakete, die «Sprints». Dabei entsteht jedes Mal eine leicht verbesserte Version des Produkts und sei es nur durch das Hinzufügen einer Funktion. Auftauchende Probleme oder Mängel werden sofort behoben und nicht etwa bis zum nächsten Meilenstein mitgeschleppt. Die Teams treffen sich regelmässig zu kurzen Meetings, den «Daily Scrums», um sich abzustimmen und in «Reviews» die gerade erreichten Ergebnisse zu bewerten. Durch diese enorme Flexibilität und die laufende Begutachtung des Projektstatus werden böse Überraschungen vermieden und es wird sichergestellt, dass das Projekt am Ende auch der Vision entspricht, die am Anfang definiert wurde.

Die Tools schaffen die Voraussetzungen dafür, dass alle Teammitglieder reibungslos zusammenarbeiten können.

Kanban ist auf den ersten Blick sehr ähnlich. Auch hier geht es um Flexibilität und Agilität. Doch Kanban legt den Fokus stärker auf die kontinuierliche Verbesserung des Workflows. Typisch für Kanban sind die scheinbar simplen Boards mit Rubriken wie «zu erledigen», «in Arbeit» und «erledigt». Hier werden Aufgaben eher nacheinander abgearbeitet. Kanban ist ideal für weniger komplexe Vorhaben, bei denen es auf Steigerung der Produktivität und der Prozesseffizienz ankommt. Die Projektmanagement-Tools sind in der Regel so flexibel, dass man mit beiden Methoden arbeiten kann. Zu den klassischen Features der Projektmanagement-Tools gehört auch das sogenannte Gantt-Diagramm. Es bietet in Form von Balkengrafiken eine übersichtliche Darstellung aller Aufgaben und zeigt den jeweiligen Fortschritt an.

Die Softwarelösungen sind für die Projektleitenden eine wichtige Hilfe. Fachliche und soziale Kompetenz können sie aber nicht ersetzen. Projektleitende müssen alle Prozesse und Aufgaben einer Projektentwicklung im Überblick haben, dafür sorgen, dass die Kolleginnen und Kollegen mit Freude bei der Sache sind, bei Problemen zügig die richtige Entscheidung treffen und die Qualität des Endprodukts im Auge behalten.

Zwölf Tools im Überblick:

Bexio

Die cloudbasierte Softwarelösung des Schweizer Unternehmens Bexio aus Rapperswil präsentiert sich als einfach zu bedienende und übersichtlich strukturierte Lösung für kleinere Unternehmen, die gleichwohl alle nötigen Funktionen fürs Projektmanagement mitbringt. Status und Projektfortschritt sind in Echtzeit zu sehen. Die Software ist Teil der umfassenden Unternehmenslösung von Bexio. Man erhält also auch Features wie Buchhaltung, Kontaktverwaltung, Banking und Zeiterfassung dazu.
https://www.bexio.com/de-CH/projektmanagement-software

axc-Project

Die aXcelerate-Solutions AG aus Ziegelbrücke bietet mit axc-Project eine Plattform für das Projekt- und Ressourcenmanagement auf Basis von Microsoft SharePoint. Alle benötigten Elemente und Funktionen werden im Stil eines digitalen Baukastens zusammengesetzt. Herzstück der Lösung ist der Projektraum. Hier finden die Planung und die Steuerung des Projekts und aller Teilprozesse statt. Flexible Vorlagen helfen dabei, neue Projekte schnell aufzusetzen.
https://axc.biz/axc-project/#

Genius Project

Eine Softwarelösung für grosse Unternehmen aus dem Hause Cerri.com AG mit Hauptsitz in Luzern. Die Software kann sowohl in der Cloud als auch auf den eigenen Servern betrieben werden. Die Vielzahl der Funktionen lässt keine Wünsche offen. Nüchtern gestaltete, aber logisch strukturierte Bedienoberfläche.
https://www.geniusproject.com/de

Microsoft Project

Ein wesentlicher Vorteil der Softwarelösung aus dem Hause Microsoft ist die Schnittstelle zu Office und MS Teams. Projekttypische Aufgaben wie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten, aber auch Meetings und Chats lassen sich damit sehr bequem organisieren. Funktionen wie Dokumentenmanagement oder Zeiterfassung sind integriert. Mit dem separat erhältlichen Modul Power BI kann die Projektleitung den Gesamtstatus des Projekts nach Business-Intelligence-Kriterien untersuchen. Hier lassen sich interaktive Dashboards erstellen und alle Aspekte auf einen Blick visualisieren. Project gibt es neben der Cloud-Version auch als Server- und als Einzelplatzversion.
https://www.microsoft.com/de-ch

Basecamp

Das englischsprachige Tool gehört zu den Klassikern auf dem Markt. Der Funktionsumfang ist ideal für Unternehmen kleinerer und mittlerer Grösse. Eine Besonderheit von Basecamp ist, dass es statt der üblichen Gantt-Diagramme sogenannte Hill-Charts verwendet. Die Grundidee: Projekte und der damit verbundene Aufwand werden mit dem Aufstieg auf einen Berg verglichen. Erst, wenn man den Gipfel erreicht hat, hat man den ganzen Überblick über alle Einzelaufgaben. Die Ausführung dieser Aufgaben entspricht dann dem Abstieg vom Berg. Dementsprechend werden alle Tasks und Einzelprozesse und ihr jeweiliger Status in einer Art Berggrafik angezeigt.
https://basecamp.com/

Zoho Projects

Das cloudbasierte Projektmanagement-Tool des international aktiven Softwarehauses aus Indien verfügt über alle Features, die man von einer derartigen Software erwartet: Gantt-Diagramme zur Darstellung der zeitlichen Abfolge aller Aktivitäten, automatische Zeiterfassung für die Teammitglieder, Kalenderfunktionen, Milestones und Aufgabenverwaltungen. Die Teammitglieder kommunizieren über ein Chat-Modul. Wiederkehrende Tasks bei komplexen Projekten lassen sich automatisieren. Je nach Zahl der Mitarbeitenden, Einsatzzweck und Branche ist die Software in unterschiedlichen Varianten erhältlich.
https://www.zoho.com/de/

Bitrix24

Bereits die kostenlose Version der Software bietet genügend Features, um kleinere Projekte zu realisieren. So lassen sich Aufgaben erstellen und an Mitarbeitende zuweisen. Eine Übersicht zeigt die Aufgaben mit ihren Fälligkeitsterminen an. Dabei wird auch der voraussichtliche Zeitaufwand für einzelne Aufgaben eingetragen. Insgesamt stehen in der kostenlosen Version 5 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Für kleine Projekte sollte dies ausreichen. Die kostenpflichtigen Versionen reichen von einer Basis-Variante bis zu Professional- und Enterprise-Software. Bei den Letztgenannten ist das Projektmanagement dann nur noch eines von mehreren Modulen einer umfassenden Unternehmenssoftware, in der auch Webhosting oder CRM inbegriffen sind.
https://www.bitrix24.de/

Asana

Bis zu 15 Teammitglieder dürfen die kostenlose Basic-Version der Software nutzen. Die Zahl der Projekte und Einzelaufgaben ist dabei nicht begrenzt. Die Mitarbeitenden nutzen Features wie verschiedene Board-Ansichten, eine Listenansicht für Projekte, Kalenderfunktion und Aktivitätsprotokolle. Eine Besonderheit von Asana ist die Möglichkeit, Apps zu integrieren, darunter auch bekannte Programme wie Microsoft Teams, Outlook, Gmail und Kalender von Google oder auch die Adobe Creative Cloud. Insgesamt sind laut Anbieter mehr als 100 Apps integrierbar. Die kostenpflichtigen Premium- und Business-Versionen von Asana bieten ausgefeilte und individuell anpassbare Features für Unternehmen, die regelmässig grössere Projekte starten.
https://asana.com/de

OpenProject

Eine Lösung aus dem Open-Source-Bereich, aber ebenso leistungsfähig wie grosse kommerzielle Software-Plattformen. So gehören Features wie Planung der Meilensteine, individuelles Reporting für jedes Teammitglied und Gantt-Diagramme zur Grundausstattung. Auch die Erstellung von Wikis ist möglich. Für Management-Methoden wie Kanban oder Scrum sind die jeweils passenden Boards verfügbar. Je nach Einsatzzweck und Komplexität lässt sich die Software-Plattform flexibel anpassen und konfigurieren. OpenProject kann in der Cloud betrieben oder auf den unternehmenseigenen Servern installiert werden. Die Community-Edition ist kostenlos.
https://www.openproject.org/de/

Trello

Rein optisch gesehen ist diese Web-Anwendung keine komplexe Businesssoftware, sondern ein Tool mit freundlich-bunter Oberfläche, das es Teams erleichtert, ihre Aufgaben und Projekte gemeinsam zu organisieren und zu erledigen. Boards, Zeitleisten und Kalender verschaffen den Projektverantwortlichen die nötige Übersicht. Die Teammitglieder sehen ihre jeweilige Aufgabe und alle dazugehörigen Infos auf einer Karte. Die verschiedenen Phasen einer Aufgabe werden in Listen dargestellt. Wiederkehrende Tasks lassen sich automatisieren. Zudem gibt es fertige Vorlagen für typische Anwendungsszenarien.
https://trello.com/

ClickUp

Eine leistungsfähige Projektsoftware mit allen nötigen Funktionen, die laut Anbieter die Integration von Hunderten von Einzeltools erlaubt. Somit ist die Plattform für nahezu jedes beliebige Szenario anpassbar. Allein 15 verschiedene Ansichten sind abrufbar und Routineaufgaben automatisierbar. Dokumente lassen sich im Team gemeinsam bearbeiten. Der Projektleitende platziert ausgewählte Indikatoren für den Fortschritt des Projekts auf einem Dashboard.
https://clickup.com/

Meistertask

Das Software-Tool ist auf den ersten Blick recht einfach strukturiert, beherrscht aber alle grundlegenden Funktionen und ist flexibel anpassbar. Die Bedienoberfläche wirkt dementsprechend einfach und übersichtlich. Zum Managen der Workflows setzt Meistertask auf Kanban-Boards. Zudem lassen sich unbegrenzt viele Projekte verwalten und die Zahl der Nutzer ist auch nicht begrenzt. Nur bei der kostenlosen Basic-Version darf man nur drei Projekte gleichzeitig verwalten, die Zahl der erlaubten Teammitglieder ist wiederum unbegrenzt.
https://www.meistertask.com/de

Text: Mehmet Toprak

Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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