Technisch alles im Griff

Viermal im Jahr arbeitet Ramona Polenz, persönliche Assistentin des Geschäfts­führers bei Bechtle Schweiz AG, mit Eventtechnik-Mitarbeitenden zusammen. Etwa wenn Mitarbeiterinformationen gestreamt werden oder Polenz das externe Sommerfest organisiert. «Die meiste Anbieter finde ich übers Internet oder über Mitarbeitende, die sich mit Technik bereits auskennen.» Wichtig bei der Zusammenarbeit mit Eventtechnikerinnen und -technikern sei, Erwartungen und Anforderungen an den Anlass im Vorfeld zu klären. «Wer erwartet was von wem? Wer bringt was mit? Und wer kann was?» Eine exzellente Eventtechnik ist für die Assistentin, «wenn im Hintergrund alles einwandfrei funktioniert und es für mich als Organisatorin zu 100 Prozent stimmt».

Mit dem perfekten Partner frühzeitig übers Budget sprechen

Nicht alle können auf der Suche nach der perfekten Eventtechnik auf interne Ratgeber zurückgreifen. Ihnen empfiehlt Francesco Stendardo, Director of Project Management bei der Habegger AG, sich zunächst zu ­fragen, welche Qualitätsansprüche man habe: «Grundsätzlich decken fast alle Anbieter die gesamte Palette an technischen Dienstleistungen ab.» Allerdings gebe es qualitative Unterschiede: beispielsweise bei den Gerätschaften, die von namhaften Herstellern bis hin zu Billigprodukten reichen. Das «Richtige» existiere somit nicht. «Zumal es einen Unterschied macht, ob man lediglich eine Ambiente-Beleuchtung für einen Apéro bucht oder die komplette Technik für die Jahresansprache des CEO», sagt Stendardo. Auch unterscheide sich das «richtig» oder «falsch» durch die Beratung und Betreuung während des Projekts. Die besseren Anbieter seien jedoch in der Lage, Kunden auch bei einfachsten Anfragen zu beraten und somit die passende (richtige) Lösung für ihr Bedürfnis zu erbringen.

«Geht es um Eventtechnik, braucht man einen Partner, auf den man sich verlassen kann», sagt Anton Bürgisser, Senior Key Account Manager bei der Winkler Livecom AG. Deshalb rät er zu Firmen, die über entsprechendes Know-how für die Art des Anlasses verfügen. «Wichtig ist, die Idee des Events zu transportieren.» Bevor eine Technikfirma ein Eventkonzept unterbreiten könne, müsse sie verstehen, was mit diesem erreicht werden soll, was wichtig ist und was die Teilnehmenden erleben sollen. «Zielführend ist auch, wenn man von Beginn an über ein Budget redet. Denn es bringt nichts, wenn ein Konzept für 500 000 Franken erstellt wird, aber nur 50 000 zur Verfügung stehen.»

Kosten und Preis-Leistungs-Verhältnis Eventtechnik hat ihren Preis. Wie viel sie im Schnitt kostet, lässt sich aber nicht einfach über den Daumen gepeilt beantworten, betonen Stendardo und Bürgisser. So werde der Preis auch von der Qualität der Materialien sowie den damit verbundenen Dienstleistungen getrieben. In letzter Zeit aber immer wieder von der Verfügbarkeit. Einen Spartipp haben sie dennoch: «In der Regel erhält man das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn man direkt mit einer Eventtechnik-Firma arbeitet oder mit einer Agentur, die eine ­Technikabteilung besitzt«, sagt Stendardo. Bürgisser indes ist der Ansicht, dass es für viele Anlässe keine zusätzliche Agentur braucht, da die Technikfirma das Konzept mit den Kundinnen und Kunden zusammen erstellt. «Eine Agentur braucht es beispielsweise, wenn die Kundschaft keine eigenen oder zu wenig Kapazitäten für den Anlass hat.» Ob Eigen- oder Fremdinszenierung: Wichtig sei, die Anforderungen an den Anlass zu kennen: Müssen eine Location, Referenten oder Künstler gesucht werden? Braucht es Registrierungstools? Auch hier liege viel Einsparpotenzial in einer schlanken Organisation.

Intern oder extern

Beim externen Sommerfest arbeitet die ­persönliche Assistenz des Bechtle-Schweiz-Geschäftsführers Ramona Polenz mit der Eventtechnik vor Ort oder deren Partner zusammen. «Sie sind meist besser auf die Location abgestimmt und besitzen das nötige Material.» Für Francesco Stendardo, Director of Project Management bei Habegger, gibt es auch bei der Frage, ob ein Unternehmen seine eigene Eventtechnik organisieren oder jene vor Ort nutzen soll, kein «richtig» oder «falsch». «Immer mehr Locations verfügen über eine hervorragende fest ­installierte Eventtechnik. Oft ist die Anwendung aber auf bestimmte Standardsituationen eingerichtet. Sobald man einen Raum anders als vorgesehen nutzen will oder spezifische Anwendungen braucht, landet man schnell bei einer günstigeren temporären Lösung», hält er fest. Das Wichtigste sei deshalb, vor Ort einen vertrauten Partner zu haben. Dem stimmt Anton Bürgisser, Senior Key Account Manager, Winkler Livecom AG, zu: Die Eventtechnik vor Ort wird immer besser. Seriöse Technikpartner nutzen das vorhandene Technikmaterial, wenn es die Erfordernisse erfüllt. Entscheidend sei dessen Zustand. «Es hilft Ihnen nichts, wenn die Qualität nicht passt. Dann wird Ihr Event nicht erfolgreich sein», sagt Bürgisser.

Grösser, schöner, besser – und teurer. Eventtechnik kann dementsprechend auch kosten. Polenz verhindert, dass Dinge an sie herangetragen werden, die sie gar nicht benötigt, indem sie sich die Offerten mit Kollegen anschaut, die sich in Technikfragen auskennen. «Der richtige Technikpartner würde nie zu viel verkaufen», sagt Bürgisser. Deshalb müssten die Vorstellungen der Kundschaft richtig umgesetzt werden und der Preis müsse ins Budget passen. «Seriöse Technikanbieter wie wir denken langfristig: Wir wollen immer wieder für die gleichen Kunden arbeiten. Kurzfristige Gewinnoptimierung ist nicht Teil unseres Geschäfts.» Das sieht Francesco Stendardo, Director of Project Management bei Habegger, ähnlich: In einer «Vorstufe» könne man zudem mehrere Angebote einholen und diese vergleichen.

Finanzielle Grenzen

Der Eventtechnik sind aktuell kaum Grenzen gesetzt, ausser vielleicht finanzielle, sind sich Bürgisser und Stendardo einig. Es sei sehr oft eine Frage des Aufwands, sprich, der Zeit für die Planung und des Geldes für die Umsetzung, die den Möglichkeiten der Technik Grenzen setzen. Das stellte auch Polenz fest: «Erst kürzlich führte ich ein Meeting über die technische Ausstattung in unserem neuen Eventraum. Es ist erstaunlich, was heute alles möglich ist und wie komplex die Technik geworden ist.»