Sparsam, ökologisch, effizient

Ein bisschen geärgert hat es Melissa R. (Name geändert) schon, wenn die Kollegen über sie gespöttelt haben. Sie ist Assistentin in einem Unternehmen im Kanton Bern und hatte schon immer ein Faible für alles, was Ressourcen schont. Dokumente druckte sie prinzipiell im Entwurfsmodus aus und den Stockwerkdrucker schaltete sie pünktlich um 17 Uhr aus. Kollegen, die mit ausgedruckten E-Mails zum Meeting kamen, bekamen schon mal eine Bemerkung zu hören. Heute haben die Kollegen das Spötteln eingestellt. Die neue Geschäftsführung hat allen Abteilungen einen Sparkurs verordnet und Melissa R. ist zur Heldin des Druckmanagements aufgestiegen. 

Im Office-Alltag gibt es viele Möglichkeiten, Verbrauchsmaterial wie Toner oder Tinte und Papier zu sparen. Das beginnt mit der einfachen Frage, ob man ein Dokument wirklich auf Papier braucht. Bei Meetings beispielsweise kann man auf den Ausdruck der kompletten Powerpoint-Präsentation verzichten und stattdessen nur eine kurze Zusammenfassung verteilen. 

Grafiken und Bilder entfernen

Auch beim Drucken selbst ist das Sparpoten-zial gross. Wer vor dem Ausdruck überflüssige Grafiken oder Fotos löscht, benötigt deutlich weniger Tinte oder Toner. Der Duplexmodus spart zwar keinen Toner, dafür aber viel Papier. Vor dem Ausdruck sollte man auf alle Fälle eine Druckvorschau starten. Die zeigt dann beispielsweise auch Seiten an, auf denen oben nur eine einzige Zeile steht. 

In vielen Fällen reicht auch der Entwurfsmodus. Der ist immer noch gut lesbar, spart aber ordentlich Tinte beziehungsweise Toner. Ganz verwegene Sparfüchse nutzen Software-Tools, mit denen zwei Seiten auf ein Blatt passen, oder sie verkleinern die Schrift vor dem Ausdruck. Aber hier darf man es nicht übertreiben. Denn übersichtlich und augenschonend müssen die Ausdrucke schon sein. Andernfalls ist Frust bei den Kollegen vorprogrammiert.

Laserdrucker im Tiefschlafmodus

Wenn der Laserdrucker tagsüber längere Zeit nicht benutzt wird, sollten Sie den Tiefschlafmodus aktivieren. Und abends auf alle Fälle ausschalten. Gerade Laserdrucker verbrauchen wegen der eingebauten Heizelemente viel Strom. Im Druckbetrieb benötigt ein Laserdrucker im Allgemeinen 500 Watt oder mehr. Tintenstrahler benötigen im Betrieb weniger Strom, meistens sind es unter 30 Watt. 

Einheitlicher Gerätepark

Schon bei der Anschaffung neuer Geräte sollte man das Thema Wirtschaftlichkeit im Auge haben. Sinnvoll ist es auf alle Fälle, den Druckerpark zu vereinheitlichen und mehrere Geräte des gleichen Typs zu kaufen. Dann sind die Kartuschen untereinander austauschbar. Bares Geld spart auch, wer Tintenpatronen oder Toner von Fremdherstellern nutzt. Deshalb sollte man sich vor dem Kauf des Druckers oder Multifunktionsgeräts informieren, ob es hochwertiges Verbrauchsmaterial von Fremdherstellern gibt, und erst mal eine Kartusche testen. Wer bei diesem Thema Bedenken hat, kann ja den Ablauf der Garantie abwarten und erst danach auf Fremdkartuschen umsteigen.

Fein raus sind Unternehmen, die sich für eine Printmanagement-Lösung entscheiden. Die hat alle Drucker und Multifunktionsgeräte im Blick und kontrolliert das gesamte Druckaufkommen. Alle grossen Hersteller wie Oki, Lexmark, Kyocera, Brother oder Canon haben inzwischen solche Lösungen im Angebot. 

Mit der Installation einer solchen Software-Lösung wäre Office-Assistentin Melissa R. ihre Aufgabe als Druckmanagerin wohl los. Na ja, vielleicht nicht ganz. Auf die Kollegen, die vor dem Meeting noch schnell ein wichtiges E-Mail ausdrucken wollen, wird sie auch in Zukunft ein Auge haben müssen.