So machen Sie klar Schiff zum Jahresende

Um vor dem Jahreswechsel den Schreibtisch leer zu bekommen und die Schränke ordentlich zu hinterlassen, empfehle ich Ihnen meine Rückwärts-Strategie. Dazu verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, was es bis zum Jahresende noch zu erledigen gilt. Nehmen Sie sich ein Gebiet nach dem anderen vor und sortieren Sie Ihre Papiere in drei Stapel: (Selbstverständlich können Sie das Ganze auch digital denken!)

•         # 1 Alles, was zwingend vorher erledigt werden muss. Von Ihnen selbst.
•         # 2 Alles, was noch gemacht werden sollte. Nicht zwangsläufig von Ihnen.
•         # 3 Alles, was in Wahrheit bis zum Januar (= ein paar Tage) liegen bleiben kann.

Räumen Sie das Feld nun von hinten auf: Alles, was liegen bleiben kann, führen Sie Ihrem Ordnungssystem entsprechend zu: Themenmappen, Wiedervorlage, Zu-Erledigen-Fach. Decken Sie letzteres mit einem Trennblatt ab, sodass auch Ihre Kollegen Bescheid wissen: «Ab hier nach meiner Rückkehr.» Damit ist Stapel # 3 bedient worden.

Machen Sie sich nun an Stapel # 2 und beschriften Sie alle Vorgänge, damit auch Ihre Kollegen genau wissen, was hier zu tun ist und bis wann. Parken Sie diesen Stapel zunächst an der Seite. 
Jetzt nehmen Sie sich einen Zettel und schreiben alles auf, was in keinem Stapel zu finden ist, Sie aber noch vor Ihrer Abwesenheit berücksichtigen müssen. Entleeren Sie Ihren Kopf von Dingen wie: Blumen giessen, Wochenblumenstrauss abbestellen, Telefon umstellen, Abwesenheitsnotiz einschalten, Weiterleitungsregeln einstellen oder Zugriffsrechte für Vertretung einrichten, Gesprächspartner X oder Kollegin Y informieren, Übergabe-E-Mail verschicken … bis hin zu Schränke abschliessen und Schlüssel bei Z deponieren. Idealerweise haben Sie dafür eine Checkliste.

Klare Zeichen ans Unterbewusstsein

Um die Vorfreude auf die freie Zeit zu verstärken, bereiten Sie doch heute schon den Text für die Abwesenheitsmeldung vor. Auch die Übergabe-E-Mail für Ihre Kollegin kann schon angefangen werden. Dann wenden Sie sich Ihrem Stapel # 1 zu: Hier heisst es jetzt: fröhliches Runterarbeiten. Als Nächstes wäre dann die Ablage an der Reihe: sowohl off- als auch online. Räumen Sie sie auf! Damit geben Sie Ihrem Unterbewusstsein nicht nur ein klares Zeichen von «Es geht zu Ende», sondern trichtern ihm gleichzeitig ein, dass Sie alles im Griff haben. Wichtig! Darüber hinaus finden sich für den etwaigen Vertretungsfall auch Ihre Kollegen zurecht und Sie selbst können im Januar direkt mit den Dingen für 2022 starten.

Je nachdem wie viel Zeit Ihnen jetzt noch bleibt, können Sie entweder noch ein paar Dinge aus dem geparkten Stapel # 2 selbst erledigen oder anfangen, die Dinge an Kollegen zu verteilen. Jetzt ist der Team-Geist gefragt und die Vertretungssituation sollte final besprochen werden. Der Stapel # 2 wird somit entweder komplett an die Vertretung überreicht oder – sofern die Vertretung an Ihrem Arbeitsplatz stattfindet und die Person mit Ihrer Organisation vertraut ist – Ihrem Ordnungssystem zugeführt. Nachdem nun die Aufgaben verteilt und die Stapel sortiert sind, können Sie als Nächstes einen Blick auf Ihre Schränke und Rollcontainer werfen. Wann wurden diese eigentlich zum letzten Mal aufgeräumt oder gesäubert? Jetzt ist ein guter Moment dafür! Erfahrungsgemäss sind Sie zum Abschluss eines Jahres entscheidungsfreudiger und können sich besser von Überflüssigem trennen. Nutzen Sie diesen Elan und machen Sie auch hier klar Schiff.

Am letzten Tag: Annahmeschluss

Der letzte Tag: Auch diesen sollten Sie rückwärts beginnen. Schalten Sie Ihren Abwesenheitsassistenten ein, um Spätzündern Einhalt zu gebieten. Heute ist pauschal «Annahmeschluss». Heute gehen Sie Ihre Checkliste durch und schliessen die letzten Dinge ab. Die Blumen können schon gegossen, die letzten Akten wegsortiert, der E-Mail-Posteingang weiter aufgeräumt und der Kalender umgestellt werden. Wenn dann noch Zeit über bleibt, können Sie Aufkommendes noch bedienen. Sie könnten aber auch über einen früheren Feierabend nachdenken, um entspannt in die Abwesenheitsphase zu gleiten.

Mit dieser Rückwärts-Strategie behalten Sie nicht nur alles im Blick, sondern bekommen vielmehr ein Gefühl dafür, wie viel Zeit für die noch ausstehenden Aufgaben aufgewendet werden kann, damit die Punktlandung auch funktioniert. Das dürfte Ihnen den Druck nehmen und das Gefühl, etwas übersehen zu haben. So können Sie selig ins Weihnachtsfest, respektive ins neue Jahr gehen.

In diesem Sinne, fröhliches Schaffen!

Dieser Text wurde zuerst im Blog von Marit Zenk veröffentlicht.