Schön aufbewahren

Das papierlose Büro ist eine Verheissung: nichts mehr ausdrucken, keine liederlichen Stapel mehr in der Ablage, luftige Büroeinrichtung ohne mit Ordnern vollgestopfte Regalmeter. In der Realität aber steht immer noch dasselbe alte Hängeregister am gleichen Ort und platzt langsam aber sicher aus allen Nähten. Der Weg vom analogen zum digitalen Archiv scheint mit Hindernissen gepflastert, die wenigsten Firmen gehen ihn bisher konsequent. Doch welche Unterlagen muss man eigentlich wirklich auf Papier aufbewahren und wenn ja, wie und wie lange? Und welche könnte man digital archivieren und was für Regeln gelten dann? Miss Moneypenny bringt Licht in das Archivierungsdunkel und zeigt ausserdem, wie man sich die Sicht auf Aktenberge verschönern kann, bis aus dem Traum vom papierlosen Büro Wirklichkeit geworden ist.

Was muss archiviert werden?

In jedem Fall aufgehoben werden müssen Geschäftsberichte und Bilanzen. Ebenso alle Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sowie alles, was das Personal betrifft. Zur Korrespondenz zählen natürlich auch E-Mails und sogar SMS oder Mitteilungen über Messenger-Systeme, wenn sie wichtige Inhalte enthalten. Klare Regeln über den Umgang der Mitarbeiter mit wichtigen Inhalten und deren Kommunikationswege sind unbedingt nötig, denn was für die Buchführung oder etwaige Rechtsstreitigkeiten wichtig ist, darf nicht einfach gelöscht werden. Auch nicht, wenn es digital kommuniziert wurde.

Trotzdem ist es nicht sinnvoll, jedes Mail auszudrucken. Ein ordentlich sortiertes Postfach und ein Ordner für jeden wichtigen Vorgang im digitalen Archiv, in dem auch die dazugehörigen Mitteilungen abgelegt werden, reichen völlig aus.

Wie lange muss archiviert werden?

Die meisten Dokumente müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, auf das sie sich beziehen. Geschäftsunterlagen, die aus steuerrechtlicher Sicht relevant sind, müssen aber zum Teil noch länger aufbewahrt werden, Unterlagen, über Nutzung von nicht beweglichen Gegenständen wie Immobilien sogar bis zu 25 Jahre.

Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gilt auch für Personalakten, Akten für die Sozialversicherung und die Lohndeklaration oder für Arbeitszeugnisse. Die Frist hierfür beginnt mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters, nicht mit dessen Eintritt ins Unternehmen. Medizinische Gutachten oder Persönlichkeitstests sollten allerdings bereits zwei Jahre nach Erstellung vernichtet oder zurückgegeben werden.

Wie muss archiviert werden?

Auf Papier, unterzeichnet und im Original müssen nur die Betriebsrechnung und die Bilanz aufbewahrt werden. Bei Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Korrespondenz reicht die elektronische Form.

In jedem Fall darf es nicht möglich sein, die Dokumente abzuändern, ohne dass dies feststellbar ist. Denn nur dann gelten sie als echt und unverfälschbar und genügen den Anforderungen nach Integrität aus der Geschäftsbücherverordnung. Die Verordnung regelt auch die sogenannten Dokumentationspflicht. Es muss immer festgehalten werden, wer, wann und wie archiviert. Die Unterlagen müssen ausserdem vor Unbefugten geschützt sein und es muss immer notiert werden, wer Zugriff darauf hat.
Archivierte Dokumente müssen jederzeit eingesehen und geprüft werden können. Dafür reicht es nicht, wenn sie nur vorliegen. Die Prüfer müssen sie auch lesen und verstehen können. Ein Archiv, über das keiner mehr einen Überblick hat, weil es in Kartonschachteln im Keller steht oder die Datenträger veraltet und nicht mehr lesbar sind, genügt den gesetzlichen Vorschriften dementsprechend nicht.

Während Papier unveränderbar ist und auch langer Lagerung standhält, gilt dies bei Datenträgern längst nicht immer. Die Speicherung eines Kontenbuchs als einfaches PDF zum Beispiel ist nicht ausreichend, weil es verändert oder gelöscht werden kann, ohne dass dies nachweisbar wäre. Digitale Signaturen, elektronische Zeitstempel und spezielle Festplatten schaffen da aber Sicherheit.

Wenn das Papier aber schon so geduldig ist und partout nicht aus dem Büro verschwinden will, dann sollte es wenigstens schön anzusehen sein. Miss Moneypenny zeigt einige Produkte, die die Arbeit damit verschönern.

Tipp zum Schluss

Noch ein kleiner Tipp für diejenigen, die es farbig mögen: Suchen Sie für jeden Kunden oder Vorgang eine Farbe aus und verwenden Sie diese konsequent für alles, was mit diesem zu tun hat. Sowohl Ordner und Hängeregister als auch die Markierung von Mails oder Ordnern im Rechner in einer Farbe erleichtern die Orientierung. So haben Sie immer im Blick, was zusammengehört, selbst wenn es digital und analog daherkommt.