Schlüsselkompetenzen für die Assistenz 4.0

Seit Jahren verändert sich die Arbeitsweise im Büro kontinuierlich. Die Globalisierung der Weltmärkte hat ihren Beitrag dazu geleistet. Unternehmen haben Niederlassungen in anderen Ländern, Abteilungen fusionieren zu neuen Einheiten und neue Technologien halten immer mehr Einzug in die Büros. Was sich in den letzten 20 Jahren langsam in den Bürolandschaften verändert hat, bekommt heute eine neue Dimension.

Einsatz moderner Technologie als Schlüsselkompetenz

Das Arbeiten 4.0 wird immer schneller und erfordert eine rasante Auffassungsgabe und Umsetzbarkeit. Es erreichen uns unzählige Informationen aus unterschiedlichen Kanälen, die es zu sichten, sortieren und bewerten gilt. Nicht jeder kann diesem Tempo auf Dauer standhalten. Viele Office Manager klagen darüber, dass sie momentan überrollt werden mit den Neuerungen, die täglich in ihrem Arbeitsumfeld auftauchen. Obwohl jedes Unternehmen auf seiner Agenda den Punkt «Digitalisierung» hat, scheitert es derzeit noch daran, die Mitarbeiter in die neue, digitale und vernetzte Welt zu führen.

Die Erfahrung zeigt, dass die Assistentinnen unheimlich neugierig und wissensbegierig sind, was den Umgang mit digitalen Tools, Apps und neuen Technologien betrifft. Die meisten haben verstanden, dass die Fähigkeit, neue Technologien im Berufsalltag einzusetzen, eine Schlüsselkompetenz der Zukunft ist.

Starten Sie damit Ihre Gewohnheiten zu verändern 

Kommen Assistentinnen motiviert und mit einem Rucksack voller Apps und Tools aus meinen Seminaren, werden sie zunächst einmal 2-fach ausgebremst. Zum einen hat die IT-Abteilung immer wieder ein Wörtchen mitzureden bei der Installation von neuen Apps, andererseits sind es auch die Chefs, die zwar aufgeschlossen für Neues sind, aber selbst Probleme mit der Umsetzung neuer Ideen haben. Jedes Tool oder auch jede App erfordert ein Umdenken im Handeln. Alte Gewohnheiten müssen aufgebrochen werden und das erfordert viel Selbstdisziplin für den Chef und viel Geduld für die Assistenz. Zu erkennen, dass die E-Mail im Jahr 2018 nicht mehr das richtige Medium für die interne Kommunikation im Unternehmen ist, erfordert die Auseinandersetzung damit, welche Medien denn nun die richtigen sind.

Nun, es sind nicht nur die Office Manager, die anfangen müssen, sich mit neuen Dingen auseinanderzusetzen – es sind auch die Chefs. Für Digital Natives scheint es kein Problem zu sein, mit neuen Programmen und Apps zu arbeiten. Sie begrüssen es, wenn ihre Assistenz sich mit digitalen Tools auskennt und vernetzt und digital arbeitet. Um in der neuen Arbeitswelt zu bestehen, sollten zukünftig einige Hard und Soft Skills aufgebaut werden.

Welche Kombinationen bzw. Fähigkeiten braucht man?

Fakt ist, dass man von den Office Managern erwartet, dass Sie damit umgehen können. Das aneignen von Wissen bleibt immer mehr der Eigeninitiative überlassen. Um in den nächsten Jahren noch interessant für den Arbeitsmarkt zu bleiben, braucht es Menschen, die die richtige Kombination von Fähigkeiten mitbringen. So wie die Arbeitswelt sich verändert, so hat sich auch die Kombination der Fähigkeiten im Laufe der letzten Jahrzehnte gewandelt.

Und hier komme ich schon zu der ersten Fähigkeit, auf die man sich vorbereiten kann:

1. «Never STOP learning»
   Hatte man früher eine Ausbildung abgeschlossen und im beruflichen Umfeld ab und an Seminare besucht, einen Job über Jahre – womöglich noch mit einem und demselben Chef – so reicht das heute nicht mehr aus. Permanenter Wissenserwerb wird eine Schlüsselkompetenz der Zukunft sein. Immer wieder die Palette der eigenen Fähigkeiten zu erweitern, offen zu sein für neue Dinge und bereit dafür zu sein, unaufhörlich zu lernen. Es reicht nicht mehr aus, einmal im Jahr ein Seminar zu besuchen. Der Wissensaustausch und Transfer sollten permanent erfolgen. Eine der einfachsten Herausforderungen wird es dabei sein, sich spezifische Fähigkeiten, wie den Gebrauch von Software oder neuen Tools, anzueignen. Das Trainieren unserer soften Skills wird zukünftig noch mehr an Bedeutung gewinnen.
2. Arbeiten mit unterschiedlichen Generationen
   Die meisten arbeiten bereits mit vier Generationen von Mitarbeitern im eigenen Arbeitsumfeld. Hier besteht die Herausforderung, die Unterschiede in der Wertevorstellung der einzelnen Generationen nachzuvollziehen. Die Generation X, die ich mitrepräsentiere, ist sehr gut ausgebildet, ambitioniert und ehrgeizig. Wir haben immer wieder nach Entwicklungsmöglichkeiten gesucht und das persönliche Vorankommen stand stets im Vordergrund. Mit mir arbeiten heute die Generation Y und Z mit ganz unterschiedlichen Sichtweisen auf den Arbeitsplatz, die eigene Motivation und den Einsatz von Kommunikationsmitteln. Hier ist es die Aufgabe von Managern, verschiedene Management- und Kommunikationsstile anzuwenden, um alle Mitarbeiter zu erreichen.
3. Interkulturelle Kompetenz
   Einen grossen Wettbewerbsvorteil können Unternehmen nur dann erlangen, wenn es ihnen gelingt, Vielfalt in die Unternehmen zu bringen. Wenn Vielfalt als Vorteil genutzt wird, können Unternehmen und Mitarbeiter von einer Vielzahl Ideen profitieren und im Wettbewerb mit anderen Ländern konkurrieren. Interkulturelle Kompetenz hat nichts damit zu tun, wie oft man im Flieger sitzt, sondern damit, wie man auf die Anforderungen, welches Verhalten in neuen kulturellen Umgebungen angemessen ist, reagiert
4. Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
   Arbeiten im Team – am besten unter Einsatz virtueller Tools – erfordert viel Fingerspitzengefühl. Nicht jedes Teammitglied ist gleich. Jeder hat unterschiedliche Motivationen, Ziele und Werte. Teamarbeit wird in allen Stellengesuchen an erster Stelle genannt. Zeit, sich mit dem Thema Kommunikation und der eigenen Konfliktfähigkeit auseinanderzusetzen. Das «gut» miteinander auskommen, auf Probleme einzugehen und dabei die richtigen Worte zu finden, keinen zu verletzen und Konflikte zu vermeiden, braucht gute Fähigkeiten in der Kommunikation.
5. Flexibilität und Aufgeschlossenheit für Neues
   In einer Arbeitswelt, die sich immer schneller verändert, zeigt der Trend, dass Flexibilität und Aufgeschlossenheit immer wichtiger werden. Der Mitarbeiter von heute sollte sich schnell in neuen Situationen zurechtfinden und mit unterschiedlichen Persönlichkeiten gut umgehen können.