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Prokrastination: Die versteckte Gefahr

Viele sprechen nicht gern darüber, trotzdem ist es ein Problem: Aufschieberitis senkt die Leistung der Mitarbeitenden, ist schlecht für die Stimmung im Team und beeinträchtigt am Ende den wirtschaftlichen Erfolg. Auch für Menschen, die aufgrund der Coronakrise im Homeoffice arbeiten, ist die Situation schwierig. Zwei Experten erklären, was gegen Aufschieberitis getan werden kann.

Prokrastination – schon das Wort klingt unheilvoll. Das deutsche Wort «Aufschieberitis» wirkt da schon viel harmloser. Man denkt da gerne an Studenten, die ihre Semesterarbeit erst auf den allerletzten Drücker fertigbekommen, weil sie vorher zu oft Partys gefeiert haben. So zumindest das Klischee vom Studentenleben. Doch Prokrastination gibt es nicht nur an der Uni, es gibt sie auch in der Arbeitswelt. Und harmlos ist sie auch nicht. Niemand kennt das Phänomen besser als Oliver Kaftan und Jacqueline Hurt. Kaftan arbeitet am Psychologischen Institut der Universität Zürich am Lehrstuhl für «Entwicklungspsychologie: Erwachsenenalter». Hurt ist Fachpsychologin für Psychotherapie mit eigener Praxis in Zürich. Beide haben sich auf das Thema Prokrastination spezialisiert. Laut Hurt sind etwa 20 Prozent der Bevölkerung von der Aufschieberitis betroffen, dementsprechend taucht das Problem auch in der Arbeitswelt auf. Der dadurch entstehende Schaden ist schwer zu beziffern, aber natürlich trotzdem vorhanden. «Menschen, die prokrastinieren und so gestresst sind, bringen auch weniger Leistung. Das wirkt sich negativ auf das Unternehmen und die Volkswirtschaft als Ganzes aus», sagt Kaftan.
Was genau versteht man unter Prokrastination? Wissenschaftler wie Kaftan definieren sie als das «Aufschieben von intendierten, notwendigen oder wichtigen Tätigkeiten trotz des Wissens um potenziell negative Konsequenzen».

Aufschieberitis ist schwer zu erkennen

Ein Problem dabei: Die Aufschieberitis blüht oft im Verborgenen. Keiner will es den Kollegen auf die Nase binden, dass er gerade eine halbe Stunde im Internet gesurft, statt gearbeitet hat. Dementsprechend merken Vorgesetzte und Kollegen es gar nicht, wenn ein Kollege prokrastiniert. Es fällt meistens erst dann auf, wenn jemand seine Aufgaben auffallend oft in letzter Minute erledigt oder die Arbeitsleistung kontinuierlich schlecht ist.

«Aufschieberitis fällt erst auf, wenn Aufgaben oft in letzter Minute erledigt werden.»

Es ist also gar nicht immer der vielbeschworene Leistungsdruck daran schuld, dass die Kollegen ihr Aufgabenpensum nicht schaffen, manchmal ist es einfach die Tatsache, dass jemand seine Aufgaben zu lange aufschiebt und heimlich herumtrödelt.

Die Folgen der Prokrastination

Die Konsequenzen sind nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeitenden selbst gravierend. Wer seine Aufgaben ständig aufschiebt, seine Projekte nur in letzter Minute oder gar nicht abschliesst, ist stark gestresst, wirkt frustriert, hat ein niedriges Selbstwertgefühl und leidet unter Scham und Schuldgefühl den Kollegen gegenüber. Das reicht bis hin Schlafstörungen und Phasen der Verzweiflung. Manche entwickeln sogar ein «Selbstbildnis als Versager oder halten sich für grundsätzlich unfähig», meint Jacqueline Hurt.
Betroffen sind vor allem Menschen, denen es schwerfällt, unangenehme Aufgaben anzupacken. Sie haben verlernt, negative Gefühle auszuhalten, die mit einer unangenehmen Aufgabe oder einem monotonen Job verbunden sind. Also weichen sie aus, indem sie erst mal etwas Angenehmes tun. Dann sehen Sie sich nach Urlaubszielen um oder checken Nachrichten von Freunden auf Social Media. 
«Ich beobachte sehr häufig, dass es Menschen heutzutage sehr schwerfällt, sich von Ablenkungen –allem voran dem Smartphone – abzuschirmen», erklärt Kaftan. News-Portale im Web, Online-Auktionen und Social Media, all das ist am Büro-PC nur ein Mausklick entfernt. Darin liegt eine gewisse Ironie. Gerade der Megatrend Digitalisierung mit seinen Internet-Anwendungen, Smartphones und Notebooks, der die Effizienz verbessern und die Wirtschaft auf Trab bringen soll, bremst diese massiv aus, weil er so viele Ablenkungen bereithält.

Gegenmassnahmen

Es gibt durchaus Möglichkeiten, das Problem anzugehen. In vielen Fällen mag es sinnvoll sein, dass Vorgesetzte ihren Mitarbeitenden nicht nur Ziele geben, sondern auch ein Auge darauf haben, ob all die kleinen Schritte dazwischen und die Meilensteine erreicht werden. Wichtig ist auch ein Vertrauensverhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden, damit Probleme offen diskutiert werden können. Denn vielleicht ist der Kollege ja wirklich kein Trödler und Zauderer, sondern das Arbeitspensum einfach zu hoch.

Prokrastination im Corona-Homeoffice

Nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice ist Prokrastination ein Thema. Wer in Zeiten der Corona-Epidemie aufs Arbeiten zu Hause angewiesen ist, dabei aber offen für jede Ablenkung ist, sollte ein paar Dinge beachten. Jacqueline Hurt hat einen Tipp für Menschen, die sich schwertun, überhaupt den Einstieg zu finden: «Nehmen Sie sich vor, zehn Minuten an der Aufgabe zu arbeiten. Die meisten können dann dranbleiben, weil sie merken: So schlimm ist das gar nicht. Die andern haben dann wenigstens zehn Minuten daran gearbeitet und können es nach einer Pause von Neuem versuchen.» 
Oliver Kaftan empfiehlt den Homeoffice-Arbeitenden den Tag klar zu strukturieren: «Definieren Sie die Arbeitszeit sowie wann Sie andere Personen im Haushalt stören dürfen und wann nicht. Planen Sie Pausen ein, beseitigen Sie Ablenkungsquellen, definieren Sie ein Tagesziel und belohnen Sie sich, wenn Sie das Ziel erreichen.» 
Fazit: Prokrastination ist ein erhebliches Problem in der digitalisierten Arbeitswelt. Ein Problem allerdings, das sich mit -verschiedenen Massnahmen deutlich mildern lässt. 
Zum Schluss die vielleicht wichtigste Massnahme von allen: Der Job oder die Aufgabe sollte Spass machen und zu den persönlichen Talenten passen. Wer im Job nie Freude empfindet, sollte sich andere Aufgaben suchen oder den Beruf wechseln. Denn wer Spass im Job hat, verspürt nicht das Bedürfnis, sich abzulenken oder herumzutrödeln, und ist am Ende auch leistungsfähiger.

Was bei Aufschieberitis hilft

Expertentipps von Fachpsychologin Jacqueline Hurt:

  • Prokrastinierer sind nicht faul, sondern meistens überfordert und hilflos.

  • Sprechen Sie das Problem offen an, ohne den Kollegen zu entwerten oder zu beschämen.

  • Klare Aufträge erteilen; nachfragen, ob Unklarheiten oder Unsicherheiten bestehen.

  • Fristen setzen, Konsequenzen im Falle des Nicht-Einhaltens aufzeigen.

  • Bei grösseren Projekten Hilfe beim Strukturieren geben, die Aufgabe in Teilschritte zerlegen.

  • Zwischenziele setzen; bei starken Aufschiebern sind engmaschige Termine nötig, in denen der Fortschritt und die Schwierigkeiten besprochen werden.

  • Lob und Anerkennung für erreichte Zwischenziele geben; das hilft dem Aufschieber beim Dranbleiben.

  • Bei Unzufriedenheit mit einem Kollegen: Die Unzufriedenheit klar benennen und aufzeigen, welche Konsequenzen die Aufschieberei für andere Mitarbeiter oder das Unternehmen hat. Eine direkte Ansage bringt mehr als ein genervtes Augen-zum-Himmel-Verdrehen.

  • Wenn zu viel Internetsurfen ein Problem ist, bieten sich Websiteblocker an. Sinnvollerweise ergänzen Unternehmen ihre Software um einen Websiteblocker, den Angestellte dann auf freiwilliger Basis installieren können

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Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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