Projekte selbständig und eloquent umsetzen

«Die Vielseitigkeit, die Projekte mit sich bringen, und die Herausforderungen, die stets aufs Neue auf einen warten, reizten mich am meisten an Projektmanagementaufgaben», sagt Alena Wick, Mitarbeiterin Management Office Verwaltungsrat und Assistentin des Verwaltungsratspräsidenten bei Raiffeisen Schweiz. Neues zu planen und zu initiieren, war auch der Antrieb von Jana Jungnickel, Assistentin beim Bevölkerungsschutz Stadt Uster, weshalb sie sich als Assistenz vermehrt mit dieser Thematik auseinandersetzt: «Veränderungen oder die Weiterentwicklung eines Unternehmens bilden meist die Basis für Projekte. Ich verändere gern veraltete Strukturen sowie eingefahrene Abläufe und passe diese den neuen Gegebenheiten an. Mit der Zeit gehen, das ist meine Devise.»

Doch wer Projektmanagementaufgaben im eigenen Unternehmen übernehmen möchte, der braucht ein solides Fundament. Eine erste Basis dafür legten sowohl Jana Jung­nickel wie auch Alena Wick durch ihren Abschluss des CAS in Digital Office ­Management an der Kalaidos Fachhochschule Schweiz. Inspiriert von ihren Dozentinnen und Dozenten, wollten sich beide danach noch intensiver mit der Thematik befassen.

«Ich möchte ein Projekt richtig machen und keine gröberen Fehler aufgrund von Unwissen oder Nachlässigkeiten darin feststellen», sagt Jung­nickel. Für sie sei es deshalb essenziell, zu wissen, wie Projektmanagement von Grund auf funktioniere. «Also: Wen hole ich ins Boot und was kann ich selbst vorher ausprobieren?» Deshalb habe sie sich nach einer Aus- oder Weiterbildung umgesehen.

Zertifizierung im Projektmanagement

Aufmerksam auf die Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten mit Zertifizierungen im Projektmanagement (IPMA Level D und PMI Project Management) machte die beiden Assistenzen Irène Brun, ihre CAS-Dozentin. «Irène hat mir damals die Augen geöffnet und gezeigt, dass Assistenz mehr sein kann als nur Kalender führen und Protokolle schreiben», sagt Alena Wick, die unmittelbar nach ihrem CAS-Abschluss sowohl den CAS Kompetenzorientiertes Projektmanagement an der ZHAW wie auch die Zertifizierung IPMA Level D anhängte.

Warum gerade diese? «Die Zertifizierung ist international anerkannt und es ist immer von Vorteil, wenn man sein Können mit einem Papier nachweisen kann.» In den meisten Fällen wird die Zertifizierung IPMA Level D im Selbststudium durchgeführt. Ein grosser Vorteil für Wick war deshalb, dass sie die Zertifizierung innerhalb ihres CAS an der ZHAW absolvieren konnte. «Wir bereiteten uns im Lehrgang gemeinsam darauf vor und absolvierten auch eine Probeprüfung, die anschliessend besprochen wurde. So wusste ich, was auf mich zukommt und auf welche Fragestellungen ich achten muss.» Diese Tipps und die Probeprüfung seien enorm hilfreich gewesen. Natürlich bedeute eine Vorbereitung innerhalb eines Lehrgangs auch mehr Zeitaufwand. «Man hat eine Schulpräsenz und zusätzliche Unterlagen nebst dem Buch – aber das lohnt sich.»

Auch Jana Jungnickel bevorzugt das Lernen in der Gemeinschaft. Deshalb war sie erfreut zu hören, dass sich ihre ehemalige Dozentin Irène Brun überzeugen liess, einen Online-Prüfungsvorbereitungskurs für die Zertifizierung IPMA Level D zu kreieren. «Das ist super, denn im Selbststudium ist es mir einfach zu einsam.»

Zudem treffe man in solchen Kursen auch auf andere Schülerinnen und Schüler und könne sich mit ihnen austauschen. «Das wiederum hilft, dass alle voneinander lernen können.» Auch fehle ihr im Selbststudium etwas die Struktur. «Manchmal denke ich einfach zu kompliziert und um die Ecke, obwohl es ganz einfach wäre.» Klar gebe es im Selbststudium wesentliche Vorteile – wie den Wegfall des Wegs, mehr Flexibilität und das individuelle Tempo beim Lernen – und es sei zudem preislich attraktiver, da die Kosten für Lehrkräfte und Schulungsräume entfielen. Die Nachteile überwiegen am Ende jedoch für Jungnickel.

Learnings aus der Zertifizierung

Mitgenommen aus der Weiterbildung hat Alena Wick einen Rucksack mit vielen neuen Instrumenten, die sie im Projektmanagement anwenden kann – «beispielsweise die Risikoanalyse oder die Projektstrukturplanung». Am meisten bringe ihr heute aber das Wissen über die ganze Vielfalt, die im Projekt­management existiert – von Methoden- bis Sozialkompetenzen –, das sie je nach Gebrauch und Projekt hilfreich und sinnvoll anwenden kann.

Während Wick die Prüfung für die Zertifizierung IPMA Level D in diesem Mai bereits erfolgreich absolvierte, steht Jana Jungnickel diese noch bevor. Themen, die sie vor allem interessieren, sind die Entwicklung von Produkten oder Unternehmen sowie alles, was dazu gehört – vom Aufbau bis zur Durchführung. Grossartig finde Jungnickel es zudem, dass der IPMA-Standard viel Gewicht auf die Soft Skills sowie auf eine ganzheitliche und umfassende Qualifikation der Berufsgruppe lege. «Ausserdem haben die IPMA-Zertifikate europaweit einen hohen Stellenwert und werden immer beliebter.»

Doch nicht nur aus Eigeninteresse sind Weiterbildungen im Projektmanagement für Assistenzen sinnvoll, sind die beiden überzeugt. «Als Assistentin konnte ich von dieser Weiterbildung sehr profitieren. Die Fähigkeiten, die ich in dieser Weiterbildung im Projektmanagement erlernte, sind zudem in vielen unterschiedlichen Branchen sehr gefragt und werden heute höher gewichtet denn je», sagt Jungnickel. Vor allem die Teamarbeit und die Kommunikation in einem Projekt seien sehr wichtig. Alle Beteiligten müssten abgeholt und auf den neusten Stand gebracht werden, ohne sich zu wiederholen oder etwas zu vergessen.

«Diese Soft Skills wie beispielsweise die Art der Kommunikation oder das Finden von Problem- und Konfliktlösungen wurden mir in der Weiterbildung beigebracht und ich kann sie nun verinnerlichen und jeden Tag anwenden.» Dazu komme noch, dass sich ihr Selbstmanagement durch die strukturierte He­ran­gehensweise an neue Dinge wesentlich verbessert habe. «Aus allen diesen Erkenntnissen kann ich eine solche Weiterbildung nur empfehlen.»

Auch Alena Wick rät Assistenzen, sich ­weiterzubilden – gerade mit Blick in die Zukunft. «Unser Berufsbild hat sich bereits stark verändert und wird dies auch weiterhin tun. Umso wichtiger ist es, dass wir uns ­weiterbilden. Projektmanagement liegt uns im Blut. Wir sind uns die Drehscheibenfunktion gewohnt und sind sehr gut darin, den Überblick zu behalten.» Genau diese Stärken würden ihres Erachtens auch im Projekt­management benötigt. «Zudem macht es enorm Spass, die Verantwortung eines ­Projekts übernehmen zu dürfen und mit einem interdisziplinären Team zusammenzuarbeiten.»