Ohne Papier – und ohne Stress

Das Arbeitsleben kann manchmal ganz schön nerven. Da gibt es leider nicht nur spannende Jobs und coole Projekte, sondern auch öde Aufgaben wie die Geschäftsbriefe, die Pflege von Kundendatenbanken oder das Verfassen von Angeboten und Rechnungen. Der tägliche Kleinkram eben. Wie gut, dass es Bürosoftware gibt, die viele dieser Standardaufgaben erleichtert und stellenweise sogar automatisiert. Das beste Beispiel hierfür sind Programme, die Rechnungen erstellen und verwalten. Die bieten eine Menge nützlicher Funktionen und viel Komfort. Sie generieren Rechnungen und verschicken diese mit wenigen Mausklicks auch gleich an den Kunden. Die Kontodaten des Empfängers holt sich die Software direkt aus der Kundendatenbank. Bei Rechnungen über Dienstleistungen oder Produkte holt sich die Software automatisch den jeweiligen Posten aus der Produktdatenbank.

 

Verschickt werden die Rechnungen in der Regel als PDF. Manche Lösungen verfügen über eine Schnittstelle zur E-Rechnung, die schon von vielen Banken unterstützt wird. Ausdrucken und per Post verschicken kann man die Rechnungen auch, falls das mal nötig sein sollte. Zudem gibt die Software einen Überblick über alle Zahlungen. Wer hat schon bezahlt? Welche Rechnung ist noch offen? Welche ist überfällig? Und es braucht nicht mehr als einen Mausklick, dann gleich die passende Zahlungserinnerung oder Mahnung an den säumigen Zahler zu verschicken. Auch an die Optik wurde gedacht. Die meisten Programme bieten die Möglichkeiten, ein Firmenlogo einzubinden und Schrifttypen zu wählen. So bleibt der professionelle Auftritt auch in der schnöden Rechnung erhalten.

 

Eine ganze Menge Komfortfunktionen also, die das Erstellen von Rechnungen beschleunigen, und nebenbei das fehleranfällige Ab­tippen von Kontonummern und Kundendaten überflüssig machen. Über diesen Komfort traurig sind höchstens die Liebhaber der IBAN, die voller Genuss 21-stellige Zahlenkolonnen abtippen. Aber diese Spezies dürfte eher selten sein.

Viele Lösungen beschränken sich nicht darauf, Rechnungen zu schreiben und Mahnungen zu verschicken. Sie arbeiten vielmehr nahtlos mit der vorhandenen Lohnbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung zusammen. So werden Gutschriften und Belastungen automatisch mit Debitoren und Kreditoren im Buchhaltungsprogramm ausgeglichen.

 

Stark im Trend liegt auch die sogenannte E-Rech­nung. Bei diesem Verfahren wird die Rechnung über eine standardisierte Schnittstelle der Bank verschickt. Anschliessend landet die Rechnung im Buchhaltungssystem des Empfängers. Viele Finanzinstitute unterstützen die E-Rechnung, darunter Credit Suisse, Post­finance und die Zürcher Kantonalbank. Behörden und Konzerne nutzen die E-Rechnung, aber auch für kleinere Unternehmen ist das System interessant. Anbieter wie Six haben spezielle E-Rechnungs-Lösungen für kleinere und mittlere Unternehmen. Bevor Sie die E-Rechnung nutzen, sollten Sie allerdings prüfen, ob die vorhandene Buchhaltungs-Software über eine Schnittstelle zur E-Rechnung verfügt.

 

Auf was muss man sonst noch achten, wenn man eine Rechnungs-Software kauft? Marc Ziegler, Manager bei Sage Schweiz, einem Spezialisten für Businessprogramme, sagt: «Kleine Unternehmen wählen am besten eine modular aufgebaute Lösung, mit der sie bei Bedarf wachsen können.» Wer viel unterwegs ist und jederzeit auf die Daten zurückgreifen will, ist mit einer Cloud-Lösung gut bedient. Da liegen Software und Daten auf einem Webserver und sind so jederzeit von überall her zugänglich. Jeremias Meier, Mitgründer und Geschäftsführer des Software-Anbieters Bexio, hält es bei Klein­unternehmen sogar für ein «Erfolgsrezept, schnell, einfach und von überall her Rechnungen schreiben zu können». Aktuell gibt es eine ganze Reihe Hersteller, die ihre Software auf Cloud-Basis anbieten. Meis­tens sind diese Lösungen modular aufgebaut. Man beginnt beispielsweise mit einem Rechnungsmodul und ergänzt dann bei Bedarf die Auftragsverwaltung oder die Lohnbuchhaltung.

 

Egal ob Cloud-Service oder klassisches Desk­top-Programm: Vor dem Kauf sollte man die vorhandene Software sichten und checken, ob das Programm mit einer eventuell vorhandenen Lohnbuchhaltung kompatibel ist. Vorsicht ist übrigens geboten, wenn Sie die Software in einem Onlineshop erwerben. Manche Shops bieten nämlich auch Produkte von deutschen Herstellern wie Lexware oder Buhl an. Die sind aber nur für den deutschen Markt konzipiert und deshalb nicht für den Zahlungsverkehr in der Schweiz geeignet.

 

Fazit: Die richtig gewählte Rechnungs-Software erleichtert den Büroalltag spürbar, vor allem in Kombination mit Buchhaltungsfunktionen. Idealerweise entscheidet man sich für eine Lösung, die flexibel alle Bedürfnisse abdeckt, wenn das Unternehmen wächst und der Umsatz steigt. Der steigt natürlich nur, wenn alle Geschäftspartner pünktlich ans Zahlen denken. Mit der Rechnungs-Software sollte das kein Problem sein. Und wenn doch, schickt die Software auch mal eine Mahnung raus – ganz automatisch.