Oh du fröhliche Weihnachtslocation...

Wer nach einer passenden X-Mas-Location sucht, sollte in einem ersten Schritt die genauen Kriterien dafür definieren, sagt Lisa Dät­wyler, Inhaberin von Das Heiratsatelier. «Wie viele Mitarbeitende werden voraussichtlich eingeladen, mit Begleitung oder ohne, welches Budget steht pro Gast zur Verfügung, was sind die Anforderungen an das kulinarische Niveau, die Infrastruktur, die verkehrstechnische Erreichbarkeit sowie das allgemeine Ambiente?» Ganz wichtig sei auch der rechtzeitige Start der Locationsuche. «Hier kann man nicht früh genug beginnen. Die besten sind schon früh ausgebucht.» Getreu dem Motto: «Nach der Weihnachtsfeier ist vor der Weihnachtsfeier.» Stehe das Budget noch nicht fest oder seien die ungefähren Gästezahlen noch nicht bekannt, könne man Top-Locations zumindest für einen bestimmten Zeitraum provisorisch reservieren.

Nebst dem Fallstrick «Location ausgebucht» ist im Vorfeld für Angelika Bernard, Weddingplanerin aus Rhäzüns, auch die Erreichbarkeit der Location abzuklären. Für Dätwyler verliert «die schönste Location an Reiz, wenn sie schlecht gelegen ist». Was nütze eine Location, wenn der letzte Bus um 21 Uhr fahre oder das Restaurant nach dem Fest eingeschneit sei und man sich mit dem Auto auf eine gefährliche Rückreise begeben müsse? Örtliche sowie zeitlich gute Erreichbarkeit mit den öffentlichen Verkehrsmitteln seien daher enorm wichtig. Zudem hält Bernard fest: «Wer spezielle Orte auswählt, bei denen auch spezielle Anreisen nötig sind, beispielsweise via Bergbahnen, muss mit Zusatzkosten rechnen.»

Von versteckten Kosten

Apropos Kosten: Bevor man loslegt, empfiehlt es sich, einen klaren Budgetrahmen für die Festlichkeiten festzulegen und bei der Wahl der Location und dem dazugehörigen Angebot darauf zu achten, diesen einzuhalten. «Abstriche können immer noch bei Dekoration und Entertainment gemacht werden», sagt Nina Koller-Pargätzi, Event- und dipl. Hochzeitsplanerin bei Love Fitting. Um das zu vermeiden, lohne es sich, das festgelegte Budget nicht zu überziehen. Bezüglich der Kosten sei auch wichtig darauf zu achten, was für den Preis effektiv geboten werde, sagt Dätwyler. «Gibt es eine Pauschale oder werden alle Einzelleistungen abgerechnet? Pauschalen bieten eine Transparenz über die zu erwartenden Kosten und erleichtern die Einhaltung des Budgets.» Auch Getränkepauschalen machten die Kalkulation einfach. Aber Vorsicht: Diese sollten sich wirklich lohnen. «Überteuerte Getränkepauschalen machen keinen Sinn.» Genauso wichtig sei es, die versteckten Kosten nicht zu vergessen. «Die AGB und das Kleingedruckte unbedingt sorgfältig lesen. Häufig werden viele Kosten nebenbei verrechnet und das zunächst vermeintlich attraktive Angebot wird zu einem überteuerten Desaster.»

Nebst diesen Punkten sollte die Weihnachtslocation auch zum Stil des Anlasses passen, sagt Angelika Bernard. «Findet die Weihnachtsfeier im Winter statt, eignen sich gewisse Räumlichkeiten weniger, da sie beispielsweise schlecht beheizt werden können. Oft sind dies ältere Gemäuer wie Burgen.» Das Ambiente der Location und auch, welche Möglichkeiten sie bieten, sind auch für Nina Koller-Pargätzi ein Kriterium. «Man sollte sich immer fragen: Passt die Location zu meinem Stil, zu der Grösse meines Events und zu meinem Budgetrahmen und welche Möglichkeiten bietet mir die Location, um mein Rahmenprogramm zu realisieren?»

Grosskonzern versus KMU

Geht es um die Suche nach der passenden Weihnachtslocation, sind gewisse Punkt für Grosskonzerne wichtiger als für kleine KMU. «Für grosse Konzerne ist oft die Erreichbarkeit wichtig, für kleine Unternehmen steht die Gemütlichkeit im Vordergrund», sagt Angelika Bernard. Sie würde deshalb einen Grosskonzern eher im Hangar der Weissen Arena in Laax unterbringen, der Platz für bis zu 500 Personen bietet, und ein KMU eher im Schloss Brandis in Maienfeld, das wenig Platz, dafür verschiedene Räumlichkeiten bietet. So oder so sei es gerade für Grosskonzerne schwierig, die passende Lokalität zu finden, da viele Eventlocations an ihre Kapazitätsgrenzen stiessen, hält Nina Koller-Pargätzi fest. Ist das der Fall, heisse es, kreativ zu werden und aus einer unbegrenzten Anzahl Möglichkeiten eine einzigartige Location zu schaffen. «Gerade Dekorationen bieten eine magische Wirkung. Mein Geheimtipp: Arbeitet mit Licht!» Kleine Feste können im Gegenzug gut in einer Gastronomie-Location stattfinden. Wichtig sei, dass der Event in einem abgetrennten Raum stattfinde. Koller indes empfiehlt auch für kleinere Events, Erlebnisse und Abenteuer zu gestalten. «Warum nicht das Weihnachtsessen auf einem Weihnachtsmarkt oder im ­Eishockeystadion verbringen, dabei Glühwein trinken und Fondue essen. Es gibt so viele wunderbare Möglichkeiten einzigartige ­Erlebnisse und unvergessliche Events zu schaffen.»

Ob gross oder klein, oft komme es auf die Konstellation der Gäste an, sagt Angelika Bernard. «Art, Geschlecht, Alter oder die Gruppendynamik beeinflussen die Atmosphäre. Diese Feinheiten sind zu beachten.» Kleine Gesellschaften sollten deshalb nicht in zu grosse Locations untergebracht werden, grosse Gesellschaften sollten indes eine gute Infrastruktur bei der Verpflegung haben. Auch für Nina Koller-Pargätzi bringt jeder Event seine ganz eigenen Herausforderungen mit sich. «Man muss seinen Stil finden und diesem treu bleiben. Der Event soll einen roten Faden haben, der sich von A bis Z, von der Einladung bis zur Heimreise oder gar zur Dankeskarte durchzieht. Es soll ein besonderes Erlebnis sein, mit Aha-Erlebnissen und Hühnerhaut-Momenten.» Das klinge nach grossen, teuren Inszenierungen, aber es seien die kleinen Aufmerksamkeiten, die kleinen Momente, die mindestens eine genauso grosse Wirkung hätten.

Unterstützung beiziehen

Nebst der Grösse der Location bietet auch das Essen beim Gross­konzern andere Herausforderungen als bei KMU. «Bei kleinen Festen kann das Menü vom Gast à la carte gewählt werden. Allfällige ­Unverträglichkeiten sind somit kein grosses Thema, ob beim Menü oder beim Buffet», sagt Dätwyler. Grosse Feste hingegen erforderten ein gutes Projektmanagement. «Ein Event mit mehreren hundert oder tausend Gästen ist ein komplexes Spektakel und erfordert ein ­grosses Mass an personellen Ressourcen.» Dann müsse man den Überblick über alle involvierten Dienstleister behalten, einen Zeitplan erstellen und diesen überwachen. «Die Organisation von ­grossen Festen ist eine grosse Verantwortung, damit alles reibungslos über die Bühne geht und die Gäste glücklich nach Hause gehen.» Damit es funktioniere, sei die Kommunikation vor Ort essenziell. Die Kontaktperson vor Ort sollte bereits am Anfang des Anlasses die Organisation kennenlernen, damit Details und der Ablauf bestätigt werden können, sagt Angelika Bernard. Diese Aussage bekräftigt Nina Koller-Pargätzi: «Am Tag der Feier sollte die verantwortliche Eventplanerin oder der verantwortliche Eventplaner auch an der Feier teilnehmen und vor Ort alle Fäden in der Hand halten», sagt Dätwyler. «Die Gäste dürfen sich auf keinen Fall sich selbst überlassen werden. Der Planer sorgt mit dem Team der Location für einen reibungslosen Ablauf und dafür, dass alles und jeder zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.» Dafür brauche es auch ein kontinuierliches Briefing. «Generell sind im Planungsablauf regelmässige Meetings und Status-Updates unabdingbar. Das kann durch eine regelmässige Jour fixe geschehen oder durch spontan anberaumte Meetings nach dem Erreichen bestimmter Meilensteine», sagt Lisa Dätwyler. Das sieht auch Nina Koller-Pargätzi so: «Regelmässige Briefings sind das A und O einer Eventorganisation. Sie beugen Missverständnissen vor, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten können geklärt und verteilt werden und jeder ist auch über seine Schnittstelle hinaus informiert – und das dient dem reibungsfreien Ablauf.»