Essay

Nachhaltiges Eventmanagement

Keine Frage, Veranstaltungen bringen Menschen zusammen und dienen der sozialen Interaktion. Was der Kommunikation nützt, hat allerdings auch Auswirkungen auf die Umwelt. Eine Einführung in eine nachhaltige Besprechungs- und Veranstaltungsorganisation.

 

Die Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung wurde von den Vereinten Nationen am 25. September 2015 verabschiedet. Es bedeutet, mit den Ressourcen schonend umzugehen, damit die Chancen folgender Generationen nicht gefährdet werden. Auch die Schweiz bekennt sich zur Agenda 2030 und ruft Unternehmen auf, ihren Beitrag hierzu zu leisten. Die konkreten Ziele der Agenda 2030 beinhalten 17 SDGs (Sustainable Development Goals) und weitere 169 Einzelziele (Targets). Sie umfasst unter anderem:

Umweltverantwortung: Wie zum Beispiel emissionsarmer Verkehr und Mobilität, Abfallreduzierung, Wiederverwendung und Recycling, Wasser, Energie, Effizienz, Ausschluss gefährlicher Stoffe und Materialien, Erreichung von Klimazielen usw.

Wirtschaftliche Verantwortung: Wie Einsparungen durch Effizienzsteigerung, Vermeidung von Korruption, vernünftiges und transparentes öffentliches Beschaffungswesen, Qualität der Waren, Förderung von Innovation, Schaffung von Arbeitsplätzen, aber auch Rentabilität, nachhaltiges Wachstum usw.

Soziale Verantwortung: Wie ein fairer Umgang mit beteiligten Menschen und ein gesunder und sicherer Arbeitsplatz für alle Beteiligten unter Wahrung der Menschenrechte, Einhaltung internationaler Arbeitsrechtsstandards, Einbeziehung von Minderheiten, Achtung der Vielfalt, Beachtung der Chancengleichheit, Sensibilität für kulturelle oder religiöse Gruppen, die das Engagement fördern.

Doch was hat das mit uns in der Assistenz zu tun?

Was können wir leisten?

In den meisten Unternehmen steht Nachhaltigkeit inzwischen im Mittelpunkt. Ein Bereich, in dem dieses Thema bislang kaum wahrgenommen wird, ist die Eventorganisation. Auf vielen Veranstaltungen wird über Nachhaltigkeit gesprochen, ob diese auch nachhaltig organisiert sind, ist fraglich. Das könnte vor allem daran liegen, dass viele Menschen noch zu wenig Kenntnis von nachhaltiger Veranstaltungsorganisation haben und auch im Unternehmen selbst das nachhaltige Bewusstsein hierfür fehlt.

Eine Geschäftsbesprechung mit Tagungsraum, Catering, Unterkunft, Anreise mit Tagungsunterlagen zu organisieren, scheint einfach. Halten sie aber auch den Anforderungen an ein nachhaltiges Eventmanagement stand?

Als Antwort auf diese Frage hörte ich oft, dass die Tagungsunterlagen nicht mehr ausgedruckt werden oder dass Telefonkonferenzen stattfinden. Reicht das aus, um nachhaltig zu tagen? Selbstverständlich nicht. Nachhaltiges Eventmanagement ist viel umfangreicher, es bringt ökologische, soziale und wirtschaftliche Verantwortung in Einklang. Dies kann unter anderem mithilfe der ISO-Norm 20121:2012 gelingen.

Praktisches umsetzen

Jede Veranstaltung wird geplant, organisiert und durchgeführt, indem wir in verschiedenen Bereichen, sogenannten Handlungsfeldern, aktiv werden. Nehmen wir an, dass wir ein Führungskräftetreffen organisieren. Folgende operativen Handlungsfelder bilden den aktiven Bereich unserer Veranstaltungsorganisation: Teilnehmer­management, Veranstaltungsort, Unterkunft, Reiseorganisation, Catering. Unterstützend tragen Management, Administration, Kommunikation und Marketing zum Gelingen der Veranstaltung bei.

Wenn wir nun unsere Veranstaltung nachhaltig gestalten wollen, müssen wir uns in jedem Handlungsfeld fragen, was wir tun können. Dies könnte zum Beispiel darin bestehen, indem wir

den Veranstaltungsort so auswählen, dass Reiskosten durch eine kurze Reise verkürzt und die Kosten sowie der CO2-Ausstoss soweit wie möglich verringert werden.

die Anreise zwecks Reduktion der verkehrsbedingten Umweltbelastung, soweit unter technischen und sicherheitsrelevanten
Aspekten möglich, mit dem öffentlichen Verkehr empfehlen.

die Unterkunft in der Nähe des Veranstaltungsorts wählen.

die Unterkunft und den Veranstaltungsort nach ökologisch  nachhaltigen Kriterien auswählen.

Catering bestellen, das weitestgehend fleischreduziert ist, aus der Region kommt und aus einer saisonalen Auswahl besteht.

auf Mehrweggeschirr setzen und auf Plastik verzichten.

Inklusion und Barrierefreiheit für Teilnehmende überprüfen.

Mülltrennung und Müllreduzierung fördern.

darauf achten, dass die Give-aways (für das Marketing) fair produziert sind und aus der Region stammen.

den Kohlendioxidverbrauch in der Verwaltung reduzieren.

Kommunikation nutzen, um diese Massnahmen zu fördern und Mitwirkende und Teilnehmende zu nachhaltigem Handeln aufzurufen.

Leitfragen helfen, die umweltbezogenen, gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Wirkungen entlang der Wertschöpfungskette zu ­beachten. Üblicherweise entstehen Emissionen bei Präsenzveranstaltung wie folgt:

› An- und Abreise: ca. 70%

› Unterkunft: ca. 15%

› Nahrung: ca. 10%

› Energiebedarf plus Infrastruktur und Gelände: ca. 5%

Die CO2-Emissionen der Veranstaltung werden über einen Klimarechner erfasst.

Die CO2-Kompensation erfolgt über einen bestimmten Anbieter und dabei werden besondere Projekte gefördert.

Bringt das etwas?

Definitiv ja, und man muss sich auch nicht in Selbstkasteiung üben. Manchmal reicht es schon, kleinere Verbesserungen vorzunehmen, Müll zu vermeiden oder die Teilnehmenden zu motivieren, bei Aktionen zur Nachhaltigkeit mitzumachen. Schritt für Schritt entsteht dann ein positiver Impact. Mithilfe eines nachhaltigen Eventmanagements lassen sich folgende positive Effekte erzielen:

Messbare Ergebnisse beim Verbrauch von Ressourcen

Direkte Kosteneinsparungen

Aktiver Beitrag zu nachhaltigem Handeln mit Vorbildcharakter

Besseres Image des Unternehmens bei den Teilnehmenden einer Veranstaltung und in der Öffentlichkeit und damit eine höhere gesellschaftliche Akzeptanz

Erhöhtes Engagement der Mitarbeitenden und Teilnehmenden, die diese Bemühungen mittragen

Gesteigerte Bereitschaft zu innovativem Handeln

Jeder Mensch trägt mit seinem Engagement zur Agenda 2030 bei. Mit Erfolg tagen und dabei Ressourcen sparen könnte ein Ziel bei der Planung des nächsten Events sein. Machen Sie mit?

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Elisabeth Brommer-Kern gehört die SJPD Development GmbH (SJPD: Sustainable – Joyful  –­ Professional Development). Brommer-Kern ist Coach und Trainerin für Kommunikation, Business-Meetings und Arbeitsorganisation.

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