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Wer Hard- und Software im Griff hat, hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten. Kleine Kniffe, Tipps und Tricks, die das Leben einfacher machen.

Eine Gruppe in MS Teams eröffnen

MS Teams ist bei vielen Unternehmen weit verbreitet. Die Kollaborations-Plattform läuft auf Desktop-PCs und ist gleichzeitig als App für das iPhone und Android-Smartphones erhältlich. So können die Mitarbeiter auch von unterwegs mit dem Team kommunizieren oder Dokumente austauschen.

Bei grösseren Unternehmen bilden in der Regel einzelne Abteilungen jeweils eine eigene Gruppe in Teams. Es ist auch kein Problem, für ein bestimmtes Projekt ein eigenes Team zu bilden. Über die hierzu erforderlichen Rechte verfügen Mitarbeiter, die als «Besitzer» in Teams eingetragen sind.

So erstellen Sie ein neues Team. Klicken Sie auf die Schaltfläche «Teams», dann auf «Einem Team beitreten oder ein Team erstellen» und schliesslich «Team völlig neu erstellen». Wenn die Unterhaltungen oder Inhalte dieser Gruppe auf dessen Mitglieder beschränkt werden soll, wählen Sie «Privat». Sollten die Inhalte oder Unterhaltungen aber frei für alle Kollegen zugänglich sein, wählen Sie «Öffentlich». Nun geben Sie dem Team einen Namen und klicken auf «Erstellen».

Im nächsten Schritt benennen Sie die Mitglieder dieses Teams. Klicken Sie auf den gerade vergebenen Team-Namen, dann auf «Weitere Optionen», «Mitglied hinzufügen». Geben Sie den jeweiligen Namen oder den einer Gruppe ein. Wenn externe Mitarbeiter Teil der Gruppe sein sollen, geben Sie deren Mailadressen ein. Sind alle Mitglieder der Gruppe beisammen, klicken Sie auf »Hinzufügen». 

Wenn Sie sich die Verwaltung der Gruppe mit einem anderen Mitglied teilen wollen, gehen Sie auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten neben dem Namen des Mitglieds. Die Person erhält dann eine entsprechende E-Mail-Nachricht. 

Wenn Sie eine Person später wieder aus der Gruppe entfernen möchten, klicken Sie auf den Teamnamen und dann «Weitere Optionen», «Mitglieder verwalten». Rechts neben den Teilnehmernamen steht jeweils ein «X». Damit wird die Person aus der Mitgliederliste gelöscht.

iPhone wiederfinden

Ebenso wie für Android-Smartphones gibt es auch für das iPhone eine Funktion, mit der man das verlorene Gerät mit etwas Glück orten und wiederfinden kann. Dafür müssen aber die Ortungsdienste auf dem iPhone aktiviert sein. Das geschieht unter «Einstellungen», «Datenschutz», «Ortungsdienste».

Die Suchfunktion für das Handy trägt den passenden Namen «Wo ist?» und steht unter dem Zahnrad-Symbol für «Einstellungen». Tippen Sie oben auf Ihren Namen und dann weiter unten auf «Wo ist?». Hier können Sie übrigens auch einstellen, ob Ihre Freunde Sie orten können sollen. Dazu auf «Standort teilen» tippen.

Nun wählen Sie «Mein iPhone suchen». Es öffnet sich aufs Neue die Option «Mein iPhone suchen». Aktivieren Sie diese, indem Sie den Schalter nach rechts schieben.

Ist das iPhone tatsächlich einmal verloren gegangen ist, lässt es sich auf einer Karte orten, vorausgesetzt, es ist eingeschaltet und die oben erwähnten Ortungsdienste auf dem Gerät aktiviert. Hierfür wählen Sie «Einstellungen», «Datenschutz», «Ortungsdienste».

Das verlorene iPhone finden Sie (hoffentlich) wieder, wenn Sie nun auf die Apple Website icloud (https://www.icloud.com/find) gehen. Geben Sie die dann unter »iCloud – Mein iPhone suchen» Ihre Apple-ID und anschliessend das Passwort ein. Dieselben Daten also, die Sie auch für den Apple-Store nutzen. Dann wird der Standort des Geräts auf einer Karte angezeigt. Ist das iPhone in der unmittelbaren Nähe, können Sie es auch einen Signalton abspielen lassen. 

PDF-Datei in Word bearbeiten

Der Acrobat Reader kann PDFs zwar öffnen, aber nicht bearbeiten. Aber es gibt einen Trick, mit dem Sie ein PDF trotzdem bearbeiten können, Öffnen Sie das PDF einfach in MS Word. Bei PDF, die sehr viele Bilder enthalten, funktioniert das zwar nur eingeschränkt, aber ansonsten ist das eine brauchbare Lösung. Klicken Sie in Word auf «Datei öffnen» und dann auf das gewünschte PDF. Word erstellt dann eine Kopie der Datei und wandelt diese dann in das Textformat um. Das kann aber je nach Grösse des PDFs ein oder zwei Minuten dauern. Nun haben Sie eine «normale» Word-Datei mit Bild und Text vor sich, die sich bearbeiten lässt. Am Ende speichern Sie das Dokument dann wieder als PDF oder exportieren es ins PDF-Format. Am besten geben Sie dem PDF einen neuen Namen, sonst wird das Original-PDF überschrieben.
 

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Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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