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Kompatibilität von Powerpoint-Präsentation optimieren

Wer eine Powerpoint-Präsentation auf seinem PC erstellt, sie dann aber auf einem anderen Rechner abspielt, bekommt unter Umständen Probleme mit der Kompatibilität. Da werden Schriften plötzlich nicht mehr richtig angezeigt, Videos starten nicht mehr oder die Folien erscheinen plötzlich im 16:9-Format, um nur einige Beispiele zu nennen. Einige einfache Massnahmen helfen, diese Probleme zu vermeiden. 

Betten Sie zunächst die verwendeten Schriften in die Datei ein. Falls der andere Rechner diese Schrift nicht in Windows integriert hat, wird sie in der Powerpoint-Präsentation trotzdem korrekt angezeigt. Die entsprechende Option finden Sie in Powerpoint unter «Datei», «Optionen», «Speichern». Dort steht sie ganz unten. Setzen Sie einen Haken vor «Nur die in der Präsentation verwendeten Zeichen».

Wenn Sie Videos oder Audiodateien in die Präsentation eingebaut haben, wählen Sie unter «Datei» die Funktion «Kompatibilität optimieren». Dann werden diese Dateien von Powerpoint so bearbeitet, dass sie möglichst auf jedem Rechner ablaufen.

Unter «Datei»  findet sich auch die Funktion «Mediengrösse und -leistung». Hier kann man Mediendateien komprimieren lassen. Nützlich, wenn die Präsentation auf einem älteren Notebook flüssig ablaufen soll.

Wenn Sie keine animierten Elemente oder Effekte in der Präsentation haben und auch keinen Wert auf raffinierte Übergänge legen, dann speichern Sie die Präsentation doch einfach als PDF. Dieses Format lässt sich eigentlich auf jedem PC wiedergeben und bietet daher die grösstmögliche Kompatibilität. Damit kann man zwar nur Seite für Seite durchblättern, aber wenn die Präsentation nur Texte, Bilder und Grafiken enthält, genügt das vollkommen. Ausserdem ist die PDF-Datei kleiner als eine Powerpoint-Datei und lässt sich so leichter via E-Mail verschicken. Die entsprechende Export-Funktion steht unter «Datei», «Exportieren». Hier haben Sie die Wahl zwischen «Standard» und «Minimale Grösse». Letzteres ist eigentlich nur nötig, wenn Sie das PDF im Web präsentieren oder die Datei sehr kompakt sein soll. Ansonsten ist «Standard» die bessere Wahl, weil hier die Bildqualität bei Fotos und Grafiken nicht beeinträchtigt wird. Falls Sie bei der Präsentation auch Videos zeigen, starten Sie diese über den Windows Media Player. Die grösstmögliche Kompatibilität bei Videos bietet übrigens das WMV-Format.

Tipp: Das zusätzliche Speichern von Powerpoint-Dateien als PDF ist eigentlich immer eine gute Option, denn so kann man sicher sein, dass auf jeden Fall eine funktionierende Präsentation zur Verfügung steht.

Bilder in Word einfügen

Die Microsoft-Textverarbeitung bietet so viele Optionen bei der graphischen Gestaltung, dass man auch eine schicke Marketing-Broschüre damit erstellen könnte. Aber selbst die schlichte Pressemitteilung kommt besser, wenn Bilder oder Grafiken eingefügt sind. 

Setzen Sie den Cursor im Text am besten zuerst an die Stelle, an der das Bild eingefügt werden soll. Nun wählen Sie auf der Menüleiste «Einfügen», «Bilder». Hier wählen Sie den Ordner, in dem die Bilder gespeichert sind, und dann das gewünschte Foto. Es erscheint dann auf der Seite in Word.

Klickt man auf das Bild, erscheint ein Rahmen zum Bearbeiten des Fotos. Führt man die Maus auf einen Ecken, erscheint ein Doppelpfeil, mit dem sich das Bild verkleinern oder vergrössern lässt. Wenn Sie auf das Bild klicken, erscheint das Kreuz, mit dem sich das Bild auf der Seite an die gewünschte Position verschieben lässt.

Weitere Optionen bietet das Feature «Bearbeiten», das nach einem Rechtsklick auf das Bild erscheint. Hier stehen einfache Bildbearbeitungsfunktionen zur Verfügung. So können Sie das Bild zuschneiden – nicht zu verwechseln mit dem Ändern der Grösse. Funktionen wie Farben und Kontraste ändern oder künstlerische Effekte anwenden, verbergen sich hinter dem Menüpunkt «Grafik formatieren».  Die Position auf der Seite und das Verhältnis des Bildes zum Text sind in «Textumbruch» untergebracht. Sie dient dazu, festzulegen, ob das Bild beispielsweise mitten im Text stehen soll und von diesem umflossen wird oder am Rand der Textes platziert wird. 

Vorsicht: Ist die Option «Mit Text in Zeile» aktiv, dann ist das Bild fixiert und nicht mehr verschiebbar. Sie sollten daher eine der anderen Optionen wählen, erst dann lässt sich das Bild frei herumschieben. Sinnvoll ist es auf der Menüleiste von Word unter «Ansicht» die Funktion «Gitternetzlinien» zu aktivieren. Die Linien helfen dabei, das Bild exakt an die richtige Stelle zu setzen.

Noch ein Tipp: Falls Sie Bilder in den Text einfügen, die nur ein paar Zentimeter in Höhe und Breite einnehmen, sollten Sie das Bild vor dem Einfügen in einer Bildbearbeitung verkleinern. Das gilt vor allem bei Dateien, die mehrere Megabyte gross sind. Sind die Bilder beim Einfügen in Word schon kleiner, dann lassen sie sich in der Textverarbeitung viel leichter handhaben. Zudem ist die Word-Datei am Ende kleiner, wenn das eingebettete Foto nicht so gross ist.

Einzelbilder aus Videos extrahieren

Manchmal will man aus Videos einzelne Bilder extrahieren, beispielsweise, um sie zu verschicken oder einen Text auf der Website damit zu schmücken. Heute liefern sogar Smartphones-Videos hochauflösende Qualität, so dass die Standbilder daraus als Fotos brauchbar sind. Aber wie macht man das?

Dazu benötigen Sie keine eigene Software, es funktioniert auch mit der App «Filme & TV». Diese ist in Windows 10 vorinstalliert.

Starten Sie das Video mit der App und klicken Sie gleich auf «Pause». Nun ziehen Sie mit der Maus den kleinen Kreis im Zeitstrahl auf diese Stelle. Oder Sie spielen das Video ab, bis die gewünschte Szene erscheint. Das muss noch nicht genau das richtige Einzelbild sein, es reicht, wenn die entsprechende Szene erscheint.

Unterhalb des Zeitstrahls sehen Sie auf der rechten Seite das Bleistift-Symbol für «Bearbeiten». Klicken Sie darauf und dann auf «Fotos aus Video speichern». Nun öffnet sich die Foto-App von Windows, wieder mit einem Zeitstrahl. Ziehen Sie mit der Maus den Kreis zu dem gewünschten Bild (Frame). Oder Sie klicken auf die dünnen Links-Rechts-Pfeile unter dem Zeitstrahl. Wenn das Arbeiten mit der Maus unkomfortabel sein sollte, können Sie auch die Pfeiltasten einsetzen. Mit den Pfeiltasten können Sie im Video Frame für Frame hin- und herfahren.

Ist der passende Moment gefunden? Auf der Menüleiste oberhalb des Bildes finden Sie rechts die Funktion «Foto speichern». 

Standardmässig speichert die Foto-App das Bild unter dem Dateinamen des Videos und hängt den Begriff «Moment» an. Einen passenden Namen eintippen, den richtigen Ordner wählen und das Bild im JPG-Format speichern.