Mehrarbeit? Bitte mit Vorankündigung!

Die Anforderungen an die Mitarbeitenden von Betrieben steigen zuweilen plötzlich und unerwartet – so zum Beispiel, wenn unverhofft neue Aufträge hereinkommen und zeitnah abgearbeitet werden müssen oder viele Mitarbeitende zeitgleich krank oder in den Ferien sind. In diesen Situationen kommt in der Regel auf die Mitarbeitenden Mehrarbeit zu. Das heisst, sie müssen entweder in ihrer regulären Arbeitszeit mehr leisten oder Überstunden machen oder eventuell sogar mit Sonderschichten rechnen. 

Dann stellt sich für ihre Arbeitgeber oft die Frage: Wie kann ich die Mehrarbeit so gestalten, dass meine Mitarbeitenden diese nicht als Zumutung empfinden und sie leistungsfähig und -bereit bleiben, obwohl die Mehrarbeit für sie eine Mehrbelastung ist?

Arbeit soll planbar sein

Eine im Fachjournal «Personnel Psychology» veröffentlichte Studie mit dem Titel «I didn't see that coming!...» kommt zum Schluss: Wie die Mitarbeitenden auf die Mehrarbeit reagieren, hängt stark davon ab, wie vorhersehbar diese für sie ist. In besagter Studie wurden die Auswirkungen von erwarteten und unerwarteten Mehrbelastungen bei der Arbeit unter anderem auf das Wohlbefinden von Angestellten miteinander verglichen. Die Ergebnisse zeigen: Eine hohe Diskrepanz zwischen der erwarteten und der tatsächlichen Belastung löst bei den Mitarbeitenden Stress und Sorgen aus – zum Beispiel, weil sie sich dann fragen:

• Schaffe ich das in der mir zur Verfügung stehenden Zeit? Hilft mir im Bedarfsfall jemand?
• Muss ich aufgrund der Mehrarbeit meine Tages-, Wochen- oder gar Lebensplanung über den Haufen werfen?
• Ist dies eine Ausnahmesituation oder künftig die Regel?

Oder anders formuliert: Eine unerwartete Mehrarbeit beeinträchtigt das Bedürfnis der Mitarbeitenden nach Selbstbestimmung und deren Wunsch, alles im Griff zu haben, erheblich – und zwar negativ. Sie geht zudem ausser mit einer physischen meist auch mit einer emotionalen Mehrbelastung einher. Und diese führt, sofern die Situation anhält, nicht selten dazu, dass die Mitarbeitenden sich mit der Zeit immer erschöpfter fühlen und teilweise sogar «ausbrennen».

Mitarbeitende frühzeitig informieren

Die im Journal «Personnel Psychology» veröffentlichte Studie bestätigt, was viele Arbeitgeber aus der Praxis wissen: Die Mitarbeitenden sind in der Regel bereit, im Bedarfsfall Mehrarbeit zu leisten – zumindest solange sie sich mit ihrer Arbeit und ihrem Arbeitgeber identifizieren. Wichtig ist aber, dass ihr Leben und ihre Arbeit für sie weitgehend planbar bleibt und die Mehrarbeit nicht so überraschend wie ein Blitz aus heiterem Himmel auf sie zukommt. Also zum Beispiel fünf Minuten vor Feierabend, denn dann haben sie für den restlichen Tag meist schon andere Pläne – und sei es nur die Einkäufe zu erledigen und für ihre Liebsten zu kochen. Dasselbe gilt auch für das Wochenende. 

Deshalb sind Arbeitszeitpläne, die soweit möglich eingehalten werden, auch ein Signal an die Mitarbeitenden, dass sie auch als Mensch wahrgenommen und wertgeschätzt werden. Und dies ist wiederum eine Voraussetzung dafür, dass sie sich (auf Dauer) mit ihrem Arbeitgeber identifizieren und auch bereit sind, dessen Bedürfnisse bei ihrer Lebensgestaltung zu berücksichtigen. 

Deshalb sollten Firmen, wenn eine potenzielle Mehrbelastung ihrer Mitarbeitenden – aus welchen Gründen auch immer – vorhersehbar ist, diese stets vorwarnen. Sie sollten diese zudem fragen, inwieweit und unter welchen Voraussetzungen die Mehrarbeit mit ihren sonstigen Aufgaben und Interessen vereinbar ist. Denn nur wenn die Zusammenarbeit auf einem wechselseitigen Geben und Nehmen basiert, sind die Mitarbeitenden – zumindest auf Dauer – auch bereit, für ihren Arbeitgeber und ihr Team ihr «Bestes» zu geben; selbst, wenn dies partiell ihren persönlichen Interessen zuwiderläuft.

Geleistete Mehrarbeit nicht als selbstverständlich erachten

Und noch ein Tipp: Es ist nicht selbstverständlich, dass Mitarbeitende Mehrarbeit bzw. Überstunden leisten, selbst wenn dies manche Arbeitgeber anders sehen. Also sollten Unternehmen sich bei ihren Mitarbeitenden auch für die von ihnen geleistete Mehrarbeit bedanken – selbst, wenn sie hierfür bezahlt werden oder einen Freizeitausgleich erhalten, denn: Auch Flexibilität ist in der modernen Arbeitswelt ein wertvolles Gut.