Listen – Vorteile und Unterschiede 

Beginnen wir mit der Alternative und stellen uns vor, ganz ohne Liste einkaufen zu gehen. Wir müssten alles im Kopf haben – und garantiert würden wir zuhause feststellen, dass wir irgendetwas vergessen haben. Denn unser Gehirn ist zwar ein meisterhaftes Denkorgan, aber alle Informationen gleichzeitig zu speichern, überfordert es trotzdem. Der grösste Vorteil von Listen ist deshalb gleich geklärt: Was auf einer Liste steht, muss man nicht im Kopf haben. Sie sind also eine mentale Erleichterung. Ausserdem sind sie ein roter Faden, dem man folgen kann, ohne sich darüber viele Gedanken zu machen, was als nächstes zu tun ist. Und sie helfen uns, den Überblick zu behalten, uns zu organisieren und zu fokussieren. Sie verkleinern das Risiko von Fehlern und helfen uns auch in Situationen, in denen es stressig wird – denn mit ihnen können wir sozusagen auf Autopilot umschalten. 

Haben Sie noch alle Vorteile im Kopf? Falls nicht, könnte das daran liegen, dass sie nicht als Liste dahergekommen sind. Denn ein Vorteil von Listen ist, dass wir uns die Punkte darin besser merken können als dieselben Informationen in einem Fliesstext. Hier also nochmal alle Vorteile in Listenform: 

Listen…

…machen den Kopf frei 
…sind ein roter Faden 
…ersparen uns das Nachdenken über den nächsten Schritt
…verschaffen uns Überblick 
…helfen uns bei der Organisation von Aufgaben 
…sorgen dafür, dass wir fokussiert arbeiten 
…verkleinern das Fehler-Risiko
…helfen in stressigen Situationen 
…merken wir uns leichter, wenn wir das möchten. 

Aber Liste ist nicht gleich Liste. Es gibt die ganz kleinen, einen Einkaufszettel zum Beispiel, auf dem man schnell notiert, was gleich besorgt werden muss. Oder die ganz grossen, wie eine Bucket-Liste, auf der die Erlebnisse stehen, die man im Laufe seines Lebens haben möchte. Es gibt die immer wieder verwendbaren, zum Beispiel Checklisten für häufig und immer wieder gleich durchzuführende Aktionen oder To-Do-Listen, die man nur einmal anlegt und benutzt, bis alle Punkte abgehakt sind. Die letzten zwei sind im beruflichen Alltag die wichtigsten. 

Die To-Do-Liste: 

Was kommt drauf? 
Auf eine To-Do-Liste kommen alle Aufgaben oder Tätigkeiten, die Sie erledigen müssen. Und zwar nicht nur die großen Aufgaben, sondern auch alle dazugehörigen Untertätigkeiten.

Wie wird sie sinnvoll sortiert? 
Die Aufgaben auf einer To-Do-Liste sollte man sortieren. Dafür gibt es unterschiedliche Techniken, die sich auch kombinieren lassen:

- Was sich schnell erledigen lässt, sollte immer vorne stehen, denn das ist dann zügig abgehakt. 
- Was besonders wichtig ist, sollte ebenfalls nach vorne. 
- Tätigkeiten, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, sollten auch hintereinander stehen. 
- Tätigkeiten, die einer grösseren Aufgabe zugeordnet werden können, sollten beieinander stehen 

Was bringt sie? 
Eine strukturierte To-Do-Liste bewirkt, dass wir besser organisiert sind und, nachdem wir sie einmal angelegt haben, weniger nachdenken müssen. Sie ist der rote Faden durch den Tag und erspart uns viel Zeit, die wir ansonsten mit Nachdenken über den nächsten Schritt verbracht hätten. 

Die Checkliste

Was kommt drauf? 

Checklisten kommen zum Einsatz, wenn eine Aufgabe oder ein Projekt wiederkehrend ist und aus vielen kleineren Tätigkeiten und Schritten besteht, die jedes Mal in derselben Reihenfolge erfolgen sollten und von denen keiner vergessen werden darf. Mit Checklisten werden Arbeitsabläufe festgelegt und zugleich dokumentiert. 

Wie wird sie sinnvoll sortiert?

Checklisten sind meist chronologisch sortiert, da eine Tätigkeit auf die andere folgen sollte. 

Was bringt sie? 

Mit einer guten Checkliste wird kein Zwischenschritt vergessen und Fehler werden minimiert. Sie sorgen ausserdem dafür, dass auch unterschiedliche Mitarbeiter die Aufgaben auf dieselbe Weise durchführen. Das macht es neuen Mitarbeitern oder Vertretungskräften einfacher, denn sie wissen sofort, was sie in welcher Reihenfolge zu tun haben. Und auch alte Hasen profitieren davon, spätestens wenn es um Aufgaben geht, die regelmässig, aber in größeren Abständen anfallen.

Wie erstellt man eine gute Checkliste? 
Tipps für das Erstellen einer guten Checkliste bekommen Sie im nächsten Miss Moneypenny Magazin – und in den folgenden Newslettern gibt es dann Checklisten-Vorlagen für Tätigkeiten, die in der Assistenz besonders häufig anfallen.