Office & Life Hacks

Life Hacks gegen Mail-Stress

Sie sind zwar längst totgesagt, aber nicht totzukriegen: Mails sind nach wie vor das berufliche Kommunikationsmittel Nummer 1. Laut einer Studie bekommt jede von uns zwischen 18 und 37 Mails am Tag – gefühlt sind es aber noch viel mehr. Denn Mails unterbrechen uns in unserem Tun, meist überfliegen wir sie sofort und reagieren prompt. Dadurch lösen sie Stress aus – doch dem kann man begegnen. 

Ein perfekter Plan ist immer einfach


Machen Sie sich einen Stundenplan mit festen Zeiten für die Mail-Bearbeitung. Schließen Sie in den mail-freien Zeiten das Mail-Programm und schalten Sie auch die Benachrichtigungen über eingegangene Mails aus. So werden Sie nicht mehr unterbrochen, wenn Sie etwas anderes tun wollen und arbeiten Ihre Mails effektiver ab, wenn sie dran sind. 

Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne 

Lassen Sie sich nicht gleich zu Beginn eines Arbeitstags ablenken. Erledigen Sie einfach mal eine Aufgabe von Ihrer Liste, bevor Sie Ihre Mails öffnen! Sie werden überrascht sein, wie gut das tut. 

Ein Ende ohne Schrecken 

Legen Sie eine der Zeitfenster für die Mail-Bearbeitung an das Ende des Arbeitstages. Dann können Sie ihn mit einem einem leeren Posteingang abschließen. 

Sesam öffne dich - am besten nur ein Mal! 

Sie sollten eine Mail am besten nur einmal, maximal aber zweimal öffnen. 

1. Zum Überfliegen. Danach sollten Sie eine dieser vier Aktionen ausführen: Löschen, Weiterleiten, Beantworten oder Ablegen zur späteren Bearbeitung.
2. Nur Mails, die zur späteren Bearbeitung abgelegt wurden, müssen ein zweites Mal geöffnet werden. Und dann auch nur, um sie richtig zu beantworten.  

Wer sucht, der findet! 


In den meisten Fällen sind menschliche Gehirne künstlicher Intelligenz überlegen. Nicht aber, wenn es um das Durchforsten von Texten geht: Nutzen Sie die Suchfunktion Ihres Mailprogramms statt eines komplizierten Ordnersystems. Das spart Zeit beim Sortieren und beim Wiederfinden! 

Ist das Kunst oder kann das weg? 

Hier ein Newsletter, da eine Mailingliste: Seien Sie ehrlich zu sich selbst und überlegen Sie, welche Ihrer abonnierten Newsletter Sie wirklich lesen. Und dann seien Sie konsequent und bestellen alle anderen sofort ab. Diesen hier natürlich nicht, denn den lesen Sie ja offensichtlich gerade:) 

Die Basis der Ordnung ist der Papierkorb

Die meisten Mailprogramme sortieren viele Spam-Mails automatisch aus. Aber es lohnt sich, sie dabei zu unterstützen: Wenn eine Spam-Mail es durch die Sicherheitshürden geschafft hat, markieren Sie diese zuerst als Spam und löschen Sie sie erst danach. Dadurch wird der Filter immer besser. 
 

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