Im Vorbeigehen informiert

Für die Assistenzrolle wichtig zu wissen: Dem informellen Informationsfluss kommt eine herausragende Stellung zu, weil dafür eben keine Besprechungen einberufen und keine Termine abgestimmt werden müssen. Die Gesprächspartner begegnen sich ungeplant und zufällig. Andere mithörende Anwesende nehmen Informationen auf, tragen diese weiter oder klinken sich aktiv in Dialoge ein. Wie Radiowellen dringen Flurinformationen durch offenstehende Türen an Arbeitsplätze und zu den dort befindlichen «Empfängern». 

Der Flurfunk lebt!

Der Büroflur ist nicht nur Verkehrszone, sondern eine wichtige Zone der Alltagskommunikation, in der keineswegs nur Belangloses oder Nebensächliches abgebildet wird. Der die einzelnen Arbeitsplätze verbindende Raum dient als Informationszentrale und Showdown-Bühne gleichermassen. 

«Nichts beflügelt die Wissenschaft so, wie der Schwatz mit Kollegen auf dem Flur.»
Arno Penzias, Physik-Nobelpreisträger 

Ob besagter Schwatz zu seiner Entdeckung der Hintergrundstrahlung, genauer gesagt der kosmischen Mikrowellenhintergrundstrahlung, beigetragen hat, lässt sich zwar nicht belegen, fest steht aber, dass die Flurkommunikation eine Art kommunikative Hintergrundstrahlung und damit enorm wichtig für einen gelungenen Büroalltag ist. Nimmt man ihn nicht nur in seiner wörtlichen oder besser gesagt örtlichen Bedeutung, kann der Flur natürlich überall sein: im Büro, wo sich Informationen arbeitsplatzübergreifend ausbreiten, also Kollegen aktiv oder passiv in die Kommunikation einbezogen sind, in der Betriebskantine ebenso wie auf dem Parkplatz oder am Drucker. 

Inoffizielle Besprechungen

Kommunikation prägt den beruflichen Alltag. Klar ist es wichtig, sich als Assistentin gut auf Gespräche mit dem Chef vorzubereiten. Und für diesen ist es Teil seiner Professionalität, anspruchsvolle Mitarbeitergespräche zu führen. Betrachtet man allerdings einmal den Alltag im Büro, stellt sich schnell heraus: Über 80 % der beruflichen Kommunikation besteht aus unspektakulären Themen. Zwischen Tür und Angel wird diskutiert, wer welche der heute noch anstehenden Aufgaben übernimmt. An der Kaffeemaschine oder auf dem Weg zur Mittagspause wird kurz über den aktuellen Stand des neuen Projektes gesprochen. Tatsächlich verbringen Mitarbeiter zunehmend Zeit ausserhalb ihres Arbeitsplatzes in inoffiziellen Besprechungsbereichen. 

Der graue Alltag ist bunter als man denkt

Schon Ludwig van Beethoven «erschöpfte das Tagtägliche» und der Notat-Verfasser Stefan Schütz schreibt «Der Alltag macht schon mürbe, bevor man Teig ist.» Zugegeben, manchmal erscheint der Alltag grau, aber nur, wenn wir ihn mehr oder weniger gedankenlos hinnehmen. Liegt unser Fokus auf den «grossen Würfen» und konzentrieren wir uns nur auf das Managen der echten Schwierigkeiten, bleiben viele kleine Unstimmigkeiten auf der Strecke. Aber gerade um diese leisen Zwischentöne wahrzunehmen, ist die Assistenz da und wichtig. Hinzu kommt, dass durch die Aufnahme der unmittelbaren menschlichen Stimmungen die Breite der Emotionen grösser ist als beim kalkulierten Dialog. Genau deshalb wird im Büro-Alltag durch Kommunikation Vertrauen gewonnen, werden Beziehungen aufgebaut.

Vier Speed-Dating-Regeln für den Büroflur

Der Erfolg kommt schleichend im Alltag. Ebenso wie auch Probleme langsam und leise um sich greifen. Wenn es die Assistenz schafft, zentrale, oft ganz kleine Erfolgselemente in der Kommunikation und im Aufbau von Beziehungen in den Büro-Alltag zu integrieren, wird er strukturell, rituell oder eben ganz normal und selbstverständlich. Erfolgreiche Kommunikation als Selbstverständlichkeit – eine Ode an die 90 Prozent Normalleben. Wie auch beim Speed-Dating wird schnell deutlich, dass jede Beziehung Kommunikation ist und jede Kommunikation Beziehung. Deshalb hier vier Speed-Dating-Regeln als Basis jeder wertvollen und kreativen Alltagskommunikation – auf und abseits des Büroflurs: 

1. Lächle und sei freundlich
   Ohne innere, positive Haltung sind wir weder im Date noch im Alltag wirklich erfolgreich. Deshalb ist es wichtig, das Positive zu suchen. «Ich bin gerne bis 16.00 Uhr persönlich für Sie da» ist inhaltlich gleich, aber eben doch ganz anders als «ich bin dann ab 16.00 Uhr weg». 
2. Präsent sein
   Alltägliches läuft Gefahr, «einfach so nebenbei» erledigt zu werden. Das Gespräch ‚kurz‘ mit dem Chef, der Kollegin, der Mitarbeiterin wird inhaltsfokussiert geführt. Dabei gestaltet unsere Präsenz die Intensität und damit den Erfolg unserer Kommunikation. 
3. Interessiere dich für den anderen
   Zuhören ist eine Königsdisziplin in der Kommunikation – gerade und erst recht im Büro-Alltag! Doch meistens erzählen wir schon bei der ersten Gesprächspause unsere eigene Geschichte. Fakt ist: Interessieren wir uns wirklich für unser Gegenüber, werden wir reicher! 
4. Beginne mit einem netten Wort
   Gehen wir davon aus, dass jeder gerne etwas Positives hört, schaffen wir doch diesen Mikrokosmos der konstruktiven Aura und beginnen im Alltag mit einem positiven Wort: «Eine schöne Tasche hast du da!» oder «Danke, dass Sie mir den Platz überlassen haben.»

Trifft man Kollegen zufällig auf dem Flur, in der Kaffeeküche oder auf dem Weg zum Mittagessen, ergeben sich fast immer Gespräche. Manchmal ist es der typische Büroklatsch, ein anderes Mal geht es um wichtige Themen. Assistentinnen und Assistenten, die diese zwanglose Alltagskommunikation beherrschen, sind in jedem Fall im Vorteil.