Ideal für Teamworker

Wer in einer Fachzeitschrift auf Wörter wie «Screen-Sharing» oder «Collaboration Tools» stösst, blättert am liebsten schnell weiter. Auch Begriffe wie «Desktop-Sharing» oder «Unified Communications» machen es nicht unbedingt besser. Das alles klingt nach hochtrabendem Technik-Gebrabbel und vor allem: sehr, sehr kompliziert. Halt, bitte jetzt nicht weiterblättern.

Die Begriffe stehen alle für eine Grundidee. Im Kern geht es darum, dass Menschen, die an unterschiedlichen Orten sind, trotzdem das gleiche Bild auf dem Display sehen. Sie sehen beispielsweise eine Powerpoint-Präsentation oder ein Word-Dokument. Während sie es sehen, sind sie per Chat oder Telefonkonferenz miteinander verbunden. So können die Teilnehmer über das Dokument diskutieren und es in Echtzeit bearbeiten. Wenn dann noch ein Videokonferenz-Modul aktiv ist, können sie sich auch sehen. Eine andere Möglichkeit wäre, dass der Mitarbeiter eines Projekts den anderen einen Entwurf für ein neues Produkt zeigt. Die zugeschalteten Kollegen sehen das Produkt auf dem Display, geben ihre Meinung dazu ab und kritzeln eigene Anmerkungen in den Entwurf.

Das ist ganz so, als wäre man zur gleichen Zeit im gleichen Raum und würde sich über einen Plan beugen, der ausgebreitet auf dem Tisch liegt. Nur mit dem Unterschied, dass einer vielleicht im Hotel in Frankfurt, der andere im Home-Office in Zürich sitzt und der dritte gerade im Taxi durch London gondelt. Kaffee und Gebäck für die Gäste sind ebenfalls überflüssig.

Vorteile der Online-Meetings

Die Grundidee ist also gar nicht so übel. Die Vorteile der Online-Meetings sind nicht zu verachten. Man spart sich so manche Flugreise, von den anfallenden Reisekosten ganz zu schweigen. Ausserdem hilft die Online-Situation, konzentriert und ergebnisorientiert zu arbeiten. Ausufernde Meetings mit langen Diskussionen sind eher unwahrscheinlich, wenn man nur virtuell zusammensitzt.

Inzwischen tummeln sich eine ganze Reihe von Anbietern für Online-Meetings auf dem Markt. Auf der einen Seite sind das etablierte Unternehmen wie Cisco, deren Lösungen zumeist durch grossen Funktionsumfang glänzen. In den letzten Jahren mischen aber auch eine Reihe von Startups mit. Sie legen grossen Wert auf eine frische Optik und einfache Bedienung. Angesichts der komplizierten Technik unter der Haube und der vielen Funktionen ist gerade die einfache Bedienung ein Pluspunkt.

In der Regel muss bei den Lösungen nichts auf dem PC installiert werden, die Software läuft auf den Servern des Anbieters, der Zugriff darauf erfolgt über den Internet-Browser. Die bearbeiteten Dokumente landen nach dem Online-Meeting in einem Cloud-Speicher und sind deshalb jederzeit und von jedem Ort aus wieder abrufbar. Man könnte also den Textentwurf, die Grafik oder die Präsentation sogar mit dem Smartphone oder Tablet-PC abrufen. Die meisten Hersteller solcher Screen-Sharing-Lösungen bieten auch Apps für Apples iPhone und iPad oder Mobilgeräte mit Android.

Nachteile der Online-Meetings

Natürlich können Online-Tools die echten Meetings nur teilweise ersetzen. Das gilt besonders für Videokonferenzen. Wenn beispielsweise der Projektleiter aus der Entwicklungsabteilung mal wieder alle guten Ideen des Teams für sich selbst reklamiert, dann können Sie beim «normalen« Meeting mit dem Kollegen gegenüber einen vielsagenden Blick austauschen. Das geht in der Videokonferenz leider nicht. Da sieht man Gesichter, aber man kann sich nicht in die Augen sehen.

Zudem können die Online-Sessions unangenehm werden, wenn die Bilder ruckeln oder die Tonqualität schlecht ist. Und irgendwann fängt auch das Headset an zu drücken.

Doch insgesamt bietet Screen-Sharing eine Menge Vorteile für effiziente Zusammenarbeit. Zum Schluss noch ein Beispiel, das noch gar nicht erwähnt wurde. Mit Screen-Sharing kann man auch Fernwartungsaufgaben übernehmen, also den anderen PC mit Maus und Tastatur steuern. Die Office-Managerin könnte also für ihren Vorgesetzten, der gerade in einem Hotel in Taipeh sitzt, eine bestimmtes Dokument auf seiner Festplatte suchen, die der wieder mal wer weiss wo abgelegt hat.

Eine nützliche Sache also, auch wenn es manchmal klingt wie hochtrabendes Technik-Gebrabbel.