Ich zeig’s dir!

Alexandra Schmid (Name geändert) erinnert sich gerne zurück an den Montagvormittag, als sie ihrem Vorgesetzten einen Vorschlag für seine geplante Präsentation schickte. Er wollte im Unternehmen das neue Konzept für die interne Mitarbeiterfortbildung vorstellen. Dafür sollte Alexandra Schmid eine «schnittige» Präsentation mit cooler Optik entwickeln. Kaum eine halbe Stunde, nachdem sie ihren Entwurf geschickt hatte, stand er vor ihrem Schreibtisch und sagte: «Grossartig, besser als ich mir das vorgestellt habe.» Beim Vortrag am nächsten Tag glänzte der Chef mit kurzen Videoclips und Animationen. Eine wohltuende Abwechslung zu den langweiligen Aufzählungen mit den berüchtigten Bullet Points, die sonst jeden Powerpoint-Vortrag verunzieren. Die Lorbeeren für den stylischen Auftritt behielt ihr Vorgesetzter natürlich für sich. Chefs sind halt so.

 

Schmid  arbeitet in einem grossen Unternehmen aus der Hightechbranche in Zürich. Für die Präsentation hatte sie eben nicht Powerpoint genommen, sondern die Software eines Start-ups namens Prezi. Das gleichnamige Programm ist derzeit der wohl bekannteste Konkurrent zur Microsoft-Software. Die Unterschiede zu Powerpoint werden schon nach wenigen Minuten deutlich. Während bei Powerpoint Folie für Folie mit Inhalten gefüllt wird, gibt es bei Prezi nur eine Folie, auf der man beliebige Objekte frei verteilt. Ausserdem wirken die Design-Vorlagen moderner und weniger altbacken als bei Powerpoint. Das liegt natürlich auch daran, dass Prezi eine andere Zielgruppe im Auge hat. Hier geht es nicht um das detaillierte Fachreferat, das mit Tabellen und Diagrammen gespickt ist, und auch nicht um die Darstellung der kompletten Betriebsergebnisse im vergangenen Fiskaljahr. Prezi ist eher etwas für den schnellen Pitch beim Kunden, dem man in zehn Minuten ein neues Produkt vorstellt. Oder auch die kurze Präsentation beim Abteilungsmeeting, in der man das Konzept für den nächsten Messeauftritt vorstellt. 

 

 

So gesehen ist Prezi ein typisches Produkt der kreativen, lifestyligen Welt der Start-ups. Deren Mitarbeiter sitzen kaum mehr am klassischen Desktop-PC, sie nutzen stattdessen lieber ihr Tablet, Smartphone oder Notebook. Dementsprechend ist Prezi auch ein webbasiertes Programm, bei dem sowohl die Software als auch die Präsentationen in der Cloud gespeichert werden. So können die Kollegen auch unterwegs mit Prezi arbeiten. Bei Bedarf lassen sich Präsentation und Software natürlich auch herunterladen. 

 

Prezi ist, anders als der Name und der zeitgeis­tige Auftritt vermuten lassen, kein Start-up aus den USA, sondern kommt aus Ungarn. Das 2009 gegründete Unternehmen hat Firmensitze in Budapest und San Francisco und nach eigenen Angaben heute schon mehr als 75 Millionen Kunden. Prezi ist der bekannteste, aber nicht der einzige Powerpoint-Konkurrent. Dienste wie das cartoon­artige Powtoon oder das bilderwütige Haiku Deck schlagen in die gleiche Kerbe: bunte Bilder, lässige Animationen und stylische Videos statt altmodischer Aufzählungen und Tabellen. Das zumindest ist der Anspruch des Anti-Powerpoint-Lagers.

 

Dass der neue Stil seine Vorteile hat, hat Alexandra Schmid sofort bemerkt. Im Gegensatz zu Powerpoint, bei dem die Folien hintereinander angeordnet sind, gibt es bei Prezi im Prinzip nur eine Folie. Die heisst dann aber nicht Folie, sondern «Leinwand». Auf dieser werden alle Elemente abgelegt, die man im Laufe des Vortrags zeigen will. Diese Elemente, egal ob Text, Grafik, Tabelle, Foto oder Video, landen jeweils in einem Rahmen, einem Kreis oder einer rechteckigen Klammer. Das Besondere besteht nun darin, dass man während des Vortrags nicht von Folie zu Folie klickt, sondern auf einzelne Objekte. Diese werden dann herangezoomt. Beim Klick auf das nächste Element wird dieses herangezoomt, während das andere wieder klein wird. Der Hersteller spricht deshalb auch von der «zoomenden Leinwand». 

 

 

Beim Aufbau der Präsentation legt man zwar einen Ablauf mit der Reihenfolge der einzelnen Themen fest. Während des Vortrags kann man aber spontan davon abweichen. Dazu klickt der Nutzer auf das gewünschte Objekt, zoomt es heran und schickt es dann wieder in den Hintergrund. Beim klassischen Folien-Prinzip von Powerpoint muss man sich mühsam durch die einzelnen Folien klicken, sofern man sich nicht die Nummern jeder Folie notiert hat und diese dann durch Eingabe der Nummer aufruft.

 

Ein dicker Pluspunkt von Prezi ist das zeitgemässe Design. Man merkt einfach, dass die Software im Zeitalter der sozialen Netzwerke und Smartphones entwickelt wurde. Bei Powerpoint ist immer noch ein Hauch vom Büromief der Neunzigerjahre zu spüren, trotz aller redlichen Bemühungen Microsofts, das Design zu aktualisieren. Der frische Ansatz ist auch bei der Bedienung spürbar. Die klassischen Büroprogramme haben im Laufe der Jahre immer neue Funktionen hinzubekommen, was sie schwerfällig und teilweise überladen wirken lässt. Dagegen wurde Prezi erst vor wenigen Jahren entwickelt, es wirkt deshalb schlicht, schnörkellos und übersichtlich. Natürlich hat Prezi das Präsentationshandwerk nicht komplett neu erfunden. Ähnlich wie in Powerpoint gibt es fertige Hintergründe und Designvorlagen. Unternehmen können ihr eigenes Logo einsetzen.

 

 

Ist das Basisdesign einmal festgelegt, geht es an den Aufbau der Präsentation. Die einzelnen Elemente werden per Mausklick beliebig auf der Leinwand platziert. Ist ein Element an der falschen Stelle, wird es durch einen Mausklick direkt an eine andere Stelle versetzt. Für die Elemente erscheinen zunächst Platzhalter in Form von Kreisen, eckigen Klammern oder Quadraten, die man anschliessend mit Texten, Grafiken, Fotos, Symbolen oder Videos füllt.

 

Sehr einfach funktioniert auch das Einfügen von Text. Auf den gewünschten Punkt auf der Leinwand klicken und das Textfeld ist geöffnet. Vergrössert man den Text, wächst das Textfeld automatisch mit. Einfache Bedienung ist auch beim Einsetzen von Bildern angesagt. Sind diese zu gross, kann man sie automatisch skalieren lassen. Eine kleine Bildbearbeitung ist auch dabei. Hier lassen sich Bilder zuschneiden und Farbeffekte anwenden oder man kann einen Rahmen setzen. Der Aufbau der Präsentation läuft insgesamt spürbar flüssiger als bei Powerpoint. Man braucht gefühlt immer einen Mausklick weniger, um ans Ziel zu kommen.

 

Optisch gelungen ist Prezi auch deshalb, weil die Elemente nicht einfach aufpoppen, sondern wie in einer Kamerafahrt grösser oder kleiner werden. Während des Vortrags gestattet Prezi den Einsatz einer Fernbedienung (Presenter). Zudem kann man auch das iPhone oder iPad als Fernbedienung verwenden.

Bei all der Begeisterung über Design und Bedienung sollte man nicht vergessen, dass Powerpoint nach wie vor seine Stärken hat. Die Microsoft-Software bietet deutlich mehr Optionen und Feintuning. Gerade im Bereich der Animationen, etwa bei den Folienübergängen, aber auch bei der Animation von Bildern, Texten oder Videos, kann man sehr viel und sehr genau einstellen. Und wer immer noch die verpön­ten Bullet Points nutzt, ist selber schuld.

 

Prezi beschränkt sich im Wesentlichen auf die nötigen Funktionen. Das erleichtert die Bedienung, ist aber gerade bei grossen, umfangreichen Vorträgen auch eine Einschränkung. Prezi ist also die ideale Software für die schnelle, effektvolle Präsentation zwischendurch. Der Klassiker von Microsoft dagegen ist gut, wenn es darum geht, längere Vorträge mit bis ins Detail ausgetüftelten Folien zu begleiten. Dass dieses Unterfangen mit mehr Arbeit verbunden ist, ist auch klar. 

 

 

Egal, ob man sich für den Funktionsriesen Powerpoint oder das schlanke Prezi entscheidet, eine ansprechende optische Gestaltung wird immer wichtiger. Das hat gute Gründe. Ein übersichtliches Layout und moderne Optik helfen dem Publikum, die Inhalte besser zu verstehen. Und bei der Wissensvermittlung spielen heutzutage visuelle Medien wie Videos, Symbolbilder oder Animationen eine immer wichtigere Rolle.

 

Hinzu kommt, dass eine attraktive Darstellung dem Zuschauer unbewusst den Eindruck vermittelt, dass der Vortragende auf der Höhe der Zeit und deshalb auch beim jeweiligen Thema kompetent ist. So entsteht am Ende der Eindruck eines handwerklich professionellen und gleichzeitig unterhaltsamen Vortrags.