Ich bin seine App für alles

Sara Küng, Executive Assistant, 
PwC Schweiz

Mein Chef ist regelmässig und oft im Ausland unterwegs. Manchmal bedeutet diese Zeit für mich Mehraufwand, da ich die E-Mails genauer anschauen muss, damit ja nichts untergeht. Gelegentlich ist es aufgrund der Zeitverschiebung tagsüber aber auch ein bisschen ruhiger als sonst. Unregelmässige Arbeitszeiten habe ich wegen seiner Reisen nie.

Vor der Reise organisiere ich alles Nötige für ihn. Ich kümmere mich um die Flugtickets, Visa, Hotels und Transfers. Auch Termine vereinbare ich für ihn. Wenn er unterwegs ist, bleiben wir mit allem in Kontakt, was die Technik zu bieten hat: Telefon, E-Mail, SMS und WhatsApp. Es ist wichtig, dass die Kommunikation stimmt. So ist ein regelmässiger Austausch gewährleistet und ich weiss, wo er sich gerade aufhält. Es kommt vor, dass er mich unterwegs braucht. Oft setze ich Folgetermine auf, manchmal ruft er mich aber auch an, um mich auf dem Laufenden zu halten oder mir Folgeaufträge zu erteilen. Wenn es sehr hektisch ist, ist es leider nicht möglich, viel am Telefon zu besprechen. Mein Chef weiss aber, dass ich ihn im Ausland nur anrufe, wenn es wirklich dringend ist. Somit erhalte ich immer einen Rückruf, wenn er besetzt war. Eine Assistentin sollte nicht wegen jeder Kleinigkeit anrufen. Zudem ist es hilfreich, die wichtigsten Pendenzen zur Hand zu haben und sie zu priorisieren. Travel Risk Management ist für uns kein grosses Thema, weil mein Chef oft in Ländern unterwegs ist, die kein grosses Risiko darstellen und die meisten Länder, die er besucht, kennt er bereits gut.

Nadine Kunegel, Executive Assistant,
 Panalpina

Wenn mein Chef im Ausland ist, was ca. zwei- bis dreimal pro Monat vorkommt, kann ich Stapel abarbeiten, Dokumente ablegen und Themen angehen, bei denen es nicht gut ist, wenn man ständig unterbrochen wird. Manchmal kommt es vor, dass ich Umbuchungen machen muss für ihn, oder dass er ad hoc Files anfordert, die ich ihm dann zusammenstelle. Ich begleite ihn nie auf Geschäftsreisen, aber er meldet sich regelmässig telefonisch und ich führe ein Bulletin. Das ist ein Worddokument, in das ich alle Dinge eintrage, die anfallen, und die er sich dringend anschauen muss. Ich finde es ein gutes Tool, wenn er weg ist, habe ich es den ganzen Tag offen und trage direkt ein, was anfällt. Am Ende des Tages kann ich ihm so alles zusammen in einem Mail schicken.

Vor seiner Reise bin ich für Flugtickets und Visa verantwortlich und koordiniere mit dem jeweiligen Büro vor Ort alle Arrangements. Ich arbeite mit einem Travel File für meinen Chef, in das alle wichtigen Daten eingetragen werden, damit er alle auf einen Blick ersichtlich hat. Dazu kommen natürlich noch die Informationen zu den Terminen, Kundenfiles und so weiter.

Für das Travel Risk Management ist bei uns das HR verantwortlich. Bis jetzt gab es Gott sei Dank noch nie brenzlige Situationen und Krankheiten brachen immer vor oder nach einer Reise aus. Da mein Chef Vielflieger ist und oft in die gleichen Länder reist, ist er gut informiert und nutzt keine speziellen Tools, um sich zu informieren.

Corinne von Arx, Executive Assistant,
Japan Tobacco International

Manchmal kommt es vor, dass ich meinen Chef auf Geschäftsreisen begleite. Das ist aber eher selten. Normalerweise bleibe ich im Büro und halte die Stellung. Welche Aufgaben dann anfallen, ist sehr unterschiedlich und lässt sich nicht vorhersehen. Es kann sein, dass es mehr als hektisch wird und ich zu nichts anderem komme, als Zurufe zu erledigen und auch nach Büroschluss noch arbeite. Es kommt aber auch vor, dass ich endlich den Turm der Ablage abarbeiten kann.

Der Fokus meiner Arbeit ist, dass mein Chef ungestört seinen Meetings nachgehen kann, auch im Ausland. Er kann arbeiten im Wissen, dass ich ihn über dringende Sachen informiere. Wir bleiben per Telefon und Mail in Kontakt. Ebenfalls wichtig ist es, die Verkehrslage an seinem Aufenthaltsort im Auge zu behalten, um vorgreifend handeln zu können, wenn sich Probleme abzeichnen. Ich beachte Staumeldungen oder buche Flüge um und so weiter.

Damit die Geschäfte reibungslos laufen, sollte eine Assistentin unbedingt Zugang zum Post-eingang des Chefs haben. Alles andere, was dem Chef wichtig ist, damit er möglichst entlastet reisen kann, findet jede gute Assistentin schnell heraus.
Ich erledige wirklich alle Reisevorbereitungen, und das geht weit über die Besorgung von Visa und Flugtickets hinaus. Wir hatten auch schon Notfälle. Dann gilt es, Ruhe zu bewahren, sich am Telefon nicht abwimmeln zu lassen und an Lösungen statt Probleme zu denken. Reiseapps nutzt mein Chef nicht. Seine App für alles trägt meinen Namen.