«Ich bin sehr gerne gleichzeitig Geschäftsleitungsassistenz und Projektleiterin»

«Organisieren liegt mir im Blut – mehr als Zahlen und Banknoten. Das merkte ich schon bald nach meiner Lehre in einer Bank. Mein Zuhause fand ich stattdessen im Assistenzberuf, weil hier meine Stärken zum Einsatz kommen. Ich liebe und lebe für die Vielfalt meines Berufs. Die Nähe zur Führungsebene finde ich sehr spannend, da sie einen einzigartigen Einblick in weitläufige Gebiete eines Unternehmens bietet. Um eine gute Assistentin zu sein, muss man verstehen, wie das Unternehmen tickt, und seine Philosophie leben. Das ist es, was mich an meinem Beruf immer noch begeistert.

Ich konnte eine Zeit lang in London als Personalassistentin arbeiten, bevor ich zurück nach Zürich reiste, um dort als Assistenz der Geschäftsleitung in verschiedensten Privat- und Wirtschaftsunternehmen, darunter Deloitte und Credit Suisse, tätig zu sein. Nach meinem Umzug in die Ostschweiz stiess ich 2016 zur Universität St. Gallen.

Dort übernahm ich immer wieder neue ­Aufgaben, unterstützte das Prorektorat und lernte laufend Neues dazu. Somit tastete ich mich langsam an das Thema Projekt­management heran. 2021 startete ich als Assistenz der Geschäftsleitung bei HSG Alumni. Nach einer Weile suchte ich etwas mehr Herausforderung und fragte meinen Vorgesetzten, ob ich in einem Bereich etwas mehr Verantwortung übernehmen könnte. Er schlug mir vor, mich in der Projektleitung der Internationalen Fokuswochen zu probieren.

In den Internationalen Fokuswochen bringen wir Studierende der Universität St. Gallen, studentische Vereine, Ehemalige/Alumni und Expertinnen und Experten aus der ganzen Welt in verschiedensten Workshops und Panels zusammen. Wir schaffen einen intergenerationalen Austausch zu aktuellen Thematiken und fördern so den gegenseitigen Erfahrungsaustausch und das gegenseitige Lernen.

Zunächst war die neue Verantwortung ein Sprung ins kalte Wasser für mich. Ich habe zwar hie und da Weiterbildungen gemacht, aber nicht spezifisch mit dieser Funktion als Ziel. Aber im Grunde ergänzen sich Assistenz und Projektleitung perfekt. Die Projekte geben mir einen tieferen Einblick in die Tätigkeiten unseres Unternehmens und bieten mir die Chance, unsere Strategie direkt umzusetzen. Also sitze ich als Assistentin in den Strategietagen mit dabei und erfahre dort direkt, in welche Richtung der Vorstand gehen will, und kann dann direkt versuchen, dies über die Projekte umzusetzen.

In der Projektleitung gibt es also einiges an Potenzial, Verantwortung an Assistenzen zu delegieren, doch man muss sich trauen, zu fragen und sich als Assistentin auch mal aus dem Fenster lehnen. Der Assistenzberuf änderte sich in den letzten Jahren extrem. Die klassische Assistentin, die nur den Kalender des Chefs verwaltet, gibt es zwar noch in vereinzelten Unternehmen, doch meiner Meinung nach haben Assistenzen viel mehr zu bieten. Die Unterschiede sind klein, solange man gewillt ist, Herausforderungen anzunehmen und man bereit ist, auch Neues zu wagen. Vieles ist «learning by doing» und zum Glück kann ich mich auch auf die Unterstützung eines grossartigen Teams verlassen.

Ich bin sehr gerne gleichzeitig Geschäftsleitungsassistenz und Projektleiterin und liebe die damit verbundenen Herausforderungen und abwechslungsreichen Aufgaben. Ich sehe mich aber nicht in einer Doppelrolle, sondern eher als Allrounderin. Das Projektmanagement ist einfach ein weiterer Teil meiner vielfältigen Aufgaben. Jetzt arbeite immer wieder an verschiedensten Projekten, mal in Zusammenarbeit mit dem HSG-Alumni-Events-Team, mal eigenständig. Im Moment organisiere ich das Internationale Clubpräsidententreffen 2023. Was als Nächstes kommt, weiss ich noch nicht, aber die Ideen gehen mir nie aus.

An der Projektleitung gefallen mir vor allem der Austausch mit den verschiedensten Stakeholdern sowie die Konzipierung, die Organisierung und die Durchführung der einzelnen Projekte. Ebenso liebe ich die Herausforderung, Neues anzupacken, auszuprobieren und zu evaluieren. Manchmal ist es nicht immer einfach, allen Bedürfnissen gerecht zu werden. Umso mehr freue ich mich, wenn alles nach Plan läuft.

Als teilzeitarbeitendes Mami habe ich das Glück, flexibel arbeiten zu können. Wenn es mehr zu tun gibt, bleibe ich länger im Büro oder arbeite auch mal abends und an Wochenenden. Dafür kann ich in den ruhigeren Phasen etwas reduzierter arbeiten und auch mal nachmittags frei nehmen. Ich schätze die Freiheit, meine Zeit gemäss aktueller Arbeitsauslastung einteilen zu können. Dies gelingt nur mit einem offenen Vorgesetzten, erbrachter Leistung und viel Vertrauen.»