Hilfe, ich habe zwei Chefs

Der Fall

Jasmin Milovanovic ist regelmässig überfordert. Ihre beiden Chefs sprechen sich schlecht untereinander ab und wissen gar nicht genau, wie viel sie für den jeweils anderen arbeiten muss. Arbeitet sie für den einen Chef, hat sie oft das Gefühl, dem anderen nicht gerecht zu werden. Beim Versuch, immer für alle da zu sein, reibt sie sich auf.

Das rät der Coach:  

In Zeiten von Einsparungen kommt es nicht selten vor, dass sich mehrere Vorgesetzte eine Assistentin teilen. Anspruch auf eine eigene Assistentin haben oft nur noch die Mitglieder der Geschäftsleitung und das oberste Kader. Das Hauptproblem besteht dann darin, dass der eine Chef keinen Überblick darüber hat, wie viele Aufgaben der andere Chef der Assistentin überträgt. Meist sieht jeder nur seine Seite. Dadurch passiert es, dass alles gleichzeitig auf dem Schreibtisch der Assistentin landet. Es ist die Aufgabe der Assistentin, beiden Seiten darzulegen, an welchen Projekten sie arbeitet und wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen. Wer darauf wartet, dass die Chefs sich von alleine absprechen, wartet vermutlich lang. 

Eine Möglichkeit ist es, Zeiten im Kalender zu blockieren. Dann wird sofort sichtbar, wo noch Kapazitäten sind, und die Assistentin kann sich darauf beziehen. Voraussetzung dafür ist natürlich: Sie muss genau wissen, welche Aufgabe wie lange dauert. Wer das schwer abschätzen kann, misst die Zeit und ist dann beim nächsten Mal im Bilde. Eine weitere Möglichkeit ist es, mit den Vorgesetzten abzusprechen, dass Aufgaben nicht mehr auf den Tag genau terminiert werden, sondern mit einem Zeitrahmen von beispielsweise drei Tagen. Der Vorteil: Die Assistentin hat dann etwas zeitliche Manövriermasse und kann bei unvorhergesehenen Ereignissen – und die kommen immer – ihre Agenda zumindest ein wenig anpassen und Terminkonflikte vermeiden. Bei nicht-variablen Terminen muss sonst jeder Terminkonflikt mit den Chefs abgestimmt werden. Schwierig, wenn die oft unterwegs sind. Ist die Terminierung flexibler, kommen Konflikte von vornherein seltener vor. 

Solche Spielregeln etabliert man am besten gleich von Anfang an – nicht erst, wenn der Zug schon abgefahren ist. Bei dieser Gelegenheit lassen sich auch die Projekte fest­legen, die grundsätzlich Vorrang vor allen anderen haben. Klare Spielregeln braucht es auch, wenn ein Chef gern früh im Büro ist, der andere aber lieber lange bleibt. Denn das bedeutet keinesfalls, dass die Assis­tentin einen Zwölf-Stunden-Tag hat. Hier helfen fixe Kernzeiten, in denen sie beiden assistieren kann – natürlich sind Ausnahmen möglich, schliesslich sind Assistentinnen flexibel. 

Hat das Management schliesslich alle nötigen Informationen zu den Ressourcen der Assistentin, sollte es auch in der Lage sein, sich darüber abzustimmen. Die Planung von Ressourcen – und dazu gehört auch die Arbeitszeit der Assistentin – ist schliesslich Kernaufgabe des Managements. Und was ist zu tun, wenn die Chefs nicht so gut miteinander können? In solchen Fällen sollte die Assistentin unbedingt unparteiisch bleiben und sich selbst aus der Schusslinie nehmen. Besteht das Problem auf Dauer, hilft alle Neutralität nicht. Dann wird es Zeit wei­terzuziehen. Gute Assistentinnen braucht es überall.