Helfer mit kleinen Charakterfehlern

Briefe schreibt kaum noch jemand, Zeitungsleser steigen auf online um, Tablets sind auf dem besten Weg, Bücher zu ersetzen. Nur sie scheint die digitale Revolution zu überleben: die Visitenkarte. Sie bleibt Aushängeschild für Person und Unternehmen. Aus feinem Karton, geprägt und geschmackvoll veredelt macht sie auch tatsächlich etwas her. Nur wenn der Chef während der Geschäftsreise oder Konferenz Unmengen davon einsammelt, sind sie vor allem eines: unpraktisch. Denn um zu kommunizieren, brauchen wir die Daten digital.

Auch auf dem Schreibtisch von Tamara Krieger stapeln sich alle paar Monate die Visitenkarten. Dann wirft sie ihren kleinen silber-schwarzen Scanner an und zieht die Kärtchen nacheinander durch. Der Dymo CardScan, den die Executive Assistant bei der Swiss Re benutzt, benötigt nur wenige Sekunden, um die Daten zu lesen. Eine spezielle CardScan-Software erkennt den Text und ordnet die Angaben zu. Krieger digitalisiert so Namen, Mailadressen, Telefonnummern, Anschriften, die vorher auf Papier gebannt waren, und exportiert diese in ihren Kontaktmanager. «Das funktioniert super», sagt Krieger. «Es erleichtert die manuelle Eingabe der ganzen Informationen. Was früher viel Zeit in Anspruch genommen hat, geht mit dem Scanner ruckzuck.»  

Jede Übertragung prüfen

Das klingt überzeugend. Ein Blick in die Kundenbewertungen bei Amazon hingegen stiftet Verwirrung: Die Bewertungen reichen von euphorischer Begeisterung bis bodenloser Enttäuschung. Uneinig sind sich die Käufer vor allem darin, wie gut das Gerät den Text erkennt. Während die einen die geringe Fehlerquote preisen, beklagen andere, dass sie händisch haufenweise Fehler ausbügeln müssen. Daher gleich vorab: Wer sich einen Visitenkartenscanner zugelegt, kommt nicht daran vorbei, jede einzelne Übertragung zu prüfen und Fehler manuell zu korrigieren. «Man muss checken, ob der Scanner alles richtig gelesen hat», bestätigt auch Krieger.

Bei Karten mit Muster, ausgefallener Schrift oder grafischen Elementen geht es selten gut. Das gilt für alle Geräte und Apps. Die Herausforderung für die Scanner ist, die vielen Felder richtig zuzuordnen: etwa den Personennamen von der Firma zu unterscheiden oder die Festnetz- von der Handynummer. Und jede Karte ist anders aufgebaut. Die Anbieter verwenden zur Texterkennung die Technologie Optical Character Recognition (OCR). «Die Qualität der Erkennung ähnelt sich», sagt Andrea Kopp, Fachfrau für Papeterie beim Zürcher Händler Büromeier. Sie empfiehlt daher, das Gerät nach anderen Kriterien auszuwählen.

Zum Beispiel nach der Geschwindigkeit. Zu den schnellsten gehört der Dymo CardScan, den Tamara Krieger verwendet. Je nach Modell verspricht er eine Scanzeit zwischen drei und fünf Sekunden. In derselben Liga spielt IRISCard, das laut Firmenangaben 800 Businesskarten in einer Stunde schafft. Wenige Sekunden Zeitersparnis pro Stück können ein Argument für diejenigen sein, die tatsächlich stapelweise Visitenkarten abarbeiten.

Apps machen Konkurrenz

Wer international tätig ist, sollte ausserdem darauf achten, dass das Gerät viele Sprachen und Schriften lesen kann, rät Fachfrau Kopp.Zudem ist wichtig, dass der Scanner reibungslos in möglichst viele Kontaktmanagement-Systeme und auch Excel exportieren kann. Während etwa IRISCard sowohl beim Modell «Corporate» als auch «Anywhere» die ganze Palette an Kontaktmanagern anbietet, kommt Dymo CardScan Personal, die mobile Variante, mit einer abgespeckten Auswahl daher. Wenn der Scanner die alltägliche Arbeit spürbar erleichtern soll, ist also Kompatibilität wichtig – auch beim Betriebssystem.  

Die Leistungen der tragbaren Modelle wie Dymo CardScan Personal, meist selbst kaum grösser als ein Kärtchen, sind generell eingeschränkter. Für Vielreisende haben sie aber durchaus Vorteile. Wer etwa nach einer Messe die neu gewonnen Kontakte gleich im Hotelzimmer digitalisiert, kann keinen verlieren und kommt nicht mit einer Tasche voller Papierschnipsel nach Hause.    

Ebenfalls für unterwegs eignet sich der Kensington PocketScan. Er liest auch beidseitig bedruckte Karten ein. Das können nicht alle. Andrea Kopp von Büromeier empfiehlt den mobilen VZ600 des deutschen Herstellers Sigel, der mit der Software von IRISCard arbeitet. Das Gerät erkennt laut Hersteller Schriften aus 50 Ländern. Büromeier hat den Sigel-Scanner dennoch aus dem Programm genommen. «Die Nachfrage war zu gering», sagt Kopp.  

Ein Grund für die sinkende Nachfrage könnten neue Apps sein, die ebenfalls Visitenkarten lesen und die Kontaktdaten im Adressbuch des Smartphones ablegen. Dazu fotografiert man die Kärtchen mit der Smartphone-Kamera ab. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Nutzer kann jederzeit neue Kontakte digitalisieren, er hat die Fotos der eingescannten Karten stets auf dem Handy dabei und eine App kostet deutlich weniger als Hardware. Ein grosser Nachteil ist allerdings, dass beim Abfotografieren erste Reibungsverluste entstehen. Ist es zu dunkel oder zu hell, reflektiert der Blitz auf dem Karton, stimmt der Abstand zwischen Linse und Karte nicht, zittert die Hand minimal – schon haben wir Buchstabensalat.

Was nichts kostet, hilft wenig

Das zeigt der Selbsttest mit den beiden Apps ABBYY BCR Lite und CamCard Free, zwei Gratis-Varianten kostenpflichtiger Anwendungen. Ein und dieselbe Visitenkarte fünf Mal abfotografiert liefert in beiden Apps jeweils fünf verschiedene Ergebnisse. Stimmte die Telefonnummer nach dem ersten Schuss, liess sich die seltsame Buchstaben- und Ziffernabfolge nach dem zweiten Schuss gar nicht mehr als solche erkennen. Manfred Bremmer, Apps-Spezialist beim deutschen Magazin «Computerwoche», bestätigt den Befund: «Die Brauchbarkeit ist mittelmässig, meistens muss man nachbessern, mehrere Sprachen auf einer Karte sind problematisch, genauso wie originelle Layouts.»

Dennoch: Für gelegentliche, schnelle Scans sind Apps praktisch. Zwar muss man fast -immer korrigieren, aber die Entwickler machen einem das so einfach wie möglich. Die Be-dien-barkeit erhält insgesamt gute Noten. Ausserdem funktioniert das Synchronisieren mit dem Telefonbuch einwandfrei. Die kostenlosen Varianten sind jedoch nur eingeschränkt hilfreich. Meist ist die Zahl der erlaubten Scans pro Woche lächerlich gering. Oder, wie bei ABBYY BCR Lite, es werden nur Name und Telefonnummer gespeichert. Die kostenpflichtige Variante, der ABBYY Business Card Reader für Android und iPhone, die Visiten-karten in 20 verschiedenen Sprachen lesen kann, schneidet in Tests regelmässig am bes-ten ab. Das gilt sowohl für die Erkennung als auch den Leistungsumfang. ABBYY zählt zu den Vorreitern in der Entwicklung von Optical Character Recognition und behält den Vorsprung offenbar bei. 

Auch die Nutzer der Apps sind sich uneinig: Hilfreich oder nervig? Das hängt letztlich von den Erwartungen ab. Wer endlich den Haufen Visitenkarten, der sich seit Jahren auftürmt, ins Altpapier verfrachten möchte oder verhindern will, dass wieder einer entsteht, der findet im Visitenkartenscanner einen kleinen Helfer – bemüht, aber mit Charakterfehlern.