Wie gute Protokolle den Erfolg sichern

Protokolle dienen als zentrale Informationsquelle und Beweismittel, indem sie Entscheidungen und Ergebnisse dokumentieren. Sie sind zugleich ein wichtiges Führungs- und Arbeitsinstrument sowie eine verbindliche Urkunde, die die Dokumentation von Sitzungen und Besprechungen sicherstellt.

Fehlt ein Protokoll oder wird die Verantwortung dafür nicht eindeutig geklärt, entstehen schnell Missverständnisse und unterschiedliche Interpretationen. Ein professionell erstelltes Protokoll schafft hier Abhilfe, indem es Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und wichtige Inhalte nachvollziehbar festhält. Gerade in einer Zeit zunehmender Meetings und flacher Hierarchien ist eine strukturierte und präzise Dokumentation unerlässlich.

Der rote Faden eines professionellen Protokolls

Mit der richtigen Kombination aus Fachkompetenz und sprachlicher Gewandtheit entstehen Protokolle, die nicht nur formal korrekt, sondern auch klar und verständlich sind – eine wertvolle Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse. 

Nebst sprachlicher Präzision spielt auch die schnell erfassbare Struktur eine entscheidende Rolle. Ein professionelles Protokoll folgt einem klaren Aufbau und besteht aus drei zentralen Elementen:

1. Im Protokoll-Kopf werden alle grundlegenden Informationen festgehalten, wie Titel, Datum, Dauer, Sitzungsort, Vorsitz, Anwesende und Entschuldigte sowie als «Inhaltsverzeichnis» die Traktandenliste. Diese Angaben schaffen Klarheit und ermöglichen eine schnelle Orientierung.
2. Der Protokoll-Hauptteil bildet das Herzstück. Ein professionelles Protokoll folgt einer klaren Struktur in einer sachlichen, neutralen Sprache. Die Verhandlungen werden ohne persönliche Formulierungen wie «ich» oder «wir» wiedergegeben. Entscheidend ist dabei, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen, um eine klare und nachvollziehbare Dokumentation sicherzustellen. So wird das Dokument zu einem verlässlichen Arbeitsinstrument.
3. Im Protokoll-Schluss finden sich abschliessende Angaben wie Ort und Datum der Erstellung sowie die Namen der Verantwortlichen, Protokollführung und ev. Sitzungsleitung. Damit wird sichergestellt, dass das Protokoll ordnungsgemäss abgeschlossen und an die relevanten Personen weitergeleitet wird.

Zuhören, Sehen, Denken und Auswählen

Protokollieren erfordert eine hohe Konzentration und die Fähigkeit, wichtige Informationen von unwichtigen zu unterscheiden:

• Zuhören: Konzentrieren Sie sich auf das Gesagte und lassen Sie sich nicht von Laut- stärke oder Rhetorik ablenken. Auch kleine Wortmeldungen können wichtig sein.
• Sehen: Nonverbale Kommunikation spielt eine grosse Rolle. Mimik und Gestik ergänzen das Gesprochene.
• Denken: Trennen Sie Wesentliches von Unwichtigem, ohne alles wörtlich mitschreiben zu wollen.
• Auswählen: Notieren Sie erst, wenn ein Gedankengang abgeschlossen ist oder der Fokus der Diskussion wechselt.

Künstliche Intelligenz in der Protokollführung

Bereits heute setzen einige Protokollführende KI-gestützte Tools wie KI-Notes oder Otter für die Protokollerstellung ein. In der Schweiz stösst diese Technologie aufgrund der Dialekt- und Sprachvielfalt an ihre Grenzen. Meetings, welche auf Schweizerdeutsch geführt werden, müssten zunächst in Schriftsprache transkribiert und anschliessend in eine adäquate Protokollsprache umformuliert werden. Dieser zusätzliche Schritt macht den Prozess oft umständlich und fehleranfällig.

Eine Protokollführerin oder ein Protokollführer kann Diskussionen inhaltlich bewerten und Zusammenhänge erfassen, welche eine KI nicht erkennt. Protokollverantwortliche unterscheiden zwischen wesentlichen und nicht wesentlichen Informationen, während KI-Tools häufig den ganzen Inhalt ohne Gewichtung oder Kontext wörtlich protokollieren. Ebenso wenig erkennen KI-Tools Witze, Ironie oder Sarkasmus und können Mimik und Gestik der Sitzungsteilnehmenden nicht wahrnehmen. Bei Unklarheiten oder ausufernden Diskussionen kann eine Person direkt nachfragen und somit sicherstellen, dass Inhalte korrekt erfasst werden.

Ein weiteres Problem der KI-gestützten Protokollierung besteht darin, dass die genaue Zuordnung von Aussagen zu den jeweiligen Personen oft ungenau ist. Besonders in Besprechungen mit mehreren Teilnehmenden kann dies schnell zu Missverständnissen führen. Künstliche Intelligenz kann die Arbeit einer Protokollführerin oder eines Protokollführers wertvoll unterstützen, jedoch nicht vollständig ersetzen.

Richtig Promten

Damit ein virtueller Assistent möglichst präzise Ergebnisse liefert, sind gut formulierte Prompts, also Eingabeaufforderungen und Anweisungen, essenziell. Drei Kernfragen helfen dabei, die bestmögliche Antwort zu erhalten:

• Annahme: In welcher Funktion agiere ich? z. B.: Protokollführerin in einem Strategie- Meeting
• Aufgabe: Was genau benötige ich? Wer ist der Empfänger und in welchem Ton soll die Antwort formuliert sein?
• Ausgabeformat: Soll die Antwort als Fliesstext, Tabelle oder als Stichworte mit Aufzählungszeichen erscheinen?

Je klarer der Prompt, desto hilfreicher die KI – denn wie so oft gilt auch hier: Die Qualität des Ergebnisses hängt von der Qualität der Eingabe ab. 

Achtung, Datenschutz!

Auch nicht zu vernachlässigen ist der Datenschutz. So hilfreich KI-Assistenten wie ChatGPT, Copilot oder Claude auch sind: Beim Einsatz im beruflichen Umfeld gilt es, stets die Richtlinien des Arbeitgebers zu beachten. Vertrauliche Informationen sollten unbedingt anonymisiert werden, um Datenschutz und Vertraulichkeit zu gewährleisten.