Gepflegter Ausdruck

Korrespondenz wirkt durch die Formatierung der Schrift. Man empfindet ein Schreiben immer als seriös, als schreierisch, als unruhig oder als werberisch. Die Wirkung eines Schreibens ist spontan und immer vorhanden.  Entsprechend reagiert man, ohne den Inhalt zu kennen – der Brief landet im runden Ordner unter dem Tisch oder er wird gelesen. Im vollen Bewusstsein, dass das eigene Erscheinungsbild wirkt, sollte man die Korrespondenz entsprechend sorgfältig formatieren. Immerhin ist sie eine der häufigsten Kontaktformen im geschäftlichen Umfeld. Der ansprechende Eindruck ist also nicht dem Zufall oder einer nachlässigen Textvorlage zu überlassen.

Gliederung

Eine inhaltliche Struktur ermöglicht ein schnelles Überfliegen des Textes. Sie wird durch typografische Möglichkeiten zum Ausdruck gebracht. Der Betreff soll hervorgehoben werden, Zwischentitel oder tabellarische Darstellungen mit Linien helfen, den Text überhaupt «konsumierbar» zu gestalten. Bei einer Rechnung oder Offerte will man zuerst sehen, um was es sich handelt – da soll der Totalpreis hervorgehoben sein. Generell sieht das Dokument besser aus, wenn es nicht aus tausend einzelnen Textgrüppchen besteht, die lose im Raum hängen. Mit einer einfachen und einheitlichen Formatierung erreicht man mehr als mit gestalterischer Vielfalt. Linien helfen bei der tabellarischen Aufstellung in Offerten oder Rechnungen, Ordnung und Gliederung herzustellen. Linien sind wie optische Krücken, die das Satzbild zusammenhalten. Die Linien führen das Auge horizontal vom Text zum Betrag. Vertikale Linien sind in solchen Austellungen meist überfüssig, da man nie vertikal einer Spalte entlang hinunterliest. Die Linienstärke 1 Punkt ist immer zu stark, besser ist ½ oder ¼ Punkt.

Weniger ist mehr

Der Inhalt sollte mit einer einzigen Schrift auskommen, und zwar im Schriftschnitt Regular oder Book. Der Schriftschnitt Light ist in einer Grundschriftgrösse von 9 oder 10 Punkt vielfach zu dünn und kann von älteren oder sehschwächeren Personen nicht gut gelesen werden. Hervorhebungen sind fett zu halten, diese Schriftschnitte werden mit Bold, Heavy oder Medium bezeichnet. Oft entsteht beim Mischen von Schriften ein optisches Chaos. Also nicht zusätzliche Schriftgrössen und Schriftarten wählen, mit Grossbuchstaben hervorheben und das Ganze noch schrägstellen. Ruhiger sieht es aus, wenn die einheitlich grosse Grundschrift mit Bold zur Hervorhebung kombiniert wird. Die Auszeichnungsart «Unterstreichen» sieht nie gut aus. Weniger ist mehr gilt auch bei der Satzart: Blocksatz ist in der Officewelt nur selten richtig: bei AGB oder Kleingedrucktem. Sonst ist der linksbündige Flattersatz die richtige Formatierung. Auf Mitte zentrierte Titelzeilen führen zu unschönen Gebilden. Sie sehen in der Kombination mit dem nachfolgenden linksbündigen Text unvorteilhaft aus. Farbige oder graue Grundschrift ist gegenüber schwarzer Schrift weniger leserlich. Farbe kann als farbiger Balken der Schrift hinterlegt gut aussehen.