«Ich bin da, wenn es mich braucht»

Am Dienstag, 3. September 2024, gewann sie am Assistants’ Day den Executive Assistant Excellence Award 2024. Am Tag danach stand sie in Gummistiefeln in einer gefluteten Dependance der CONVOTIS Schweiz AG in Nottwil und half beim Wasser abpumpen und säubern. «Ich bin da, wenn es mich braucht. Da bin ich mir für nichts zu schade», sagt Joëlle Häcki, Executive Assistant und Head of HR Schweiz bei der CONVOTIS Schweiz AG.

Häcki ist eine Macherin, die vor Herausforderungen nicht zurückschreckt – und das ruhig, überlegt und konsequent. Das wird geschätzt, nicht nur von ihren Vorgesetzten, sondern auch von ihrem Team, das sie für den diesjährigen Award nominiert hat. Denn Joëlle Häcki steht eigentlich nicht so gerne im Rampenlicht und hätte nie damit gerechnet, dass es so weit kommen wird und sie den Award tatsächlich mit nach Hause nimmt. «Ich war ganz perplex, aber habe mich natürlich sehr über den Gewinn gefreut, weil es eine wunderschöne Wertschätzung für meine Arbeit als Assistenz ist.» 

Start einer Assistenzkarriere

Assistenz, eine Berufung, die bei Häcki schon in der Kindheit auf ihrer Berufswunschliste stand. «Ich wollte entweder Ballerina oder Sekretärin werden», erzählt die heute 27-Jährige – am Ende siegte Letzteres. Häcki startet 2013 eine kaufmännische Lehre bei der V-Zug AG in Zug, wo sie nach der Lehre als Sachbearbeiterin im Kundenstamm weiterarbeiten kann. 2018 erhält sie intern die Chance, in die Assistenz einzusteigen und persönliche Assistentin des Leiters Verkauf Schweiz zu werden. Häcki nutzt diese Gelegenheit und stellt sich dieser neuen Herausforderung. Ein Sprung ins kalte Wasser. «Plötzlich trug ich viel Verantwortung, da sich mein Vorgesetzter Michael Graf bei vielen Belangen auf mich verlassen hat und ich eine grosse Entscheidungsfreiheit genoss.»

Diese Verantwortung galt es nicht zu enttäuschen. Die junge Assistenz wächst an ihren Aufgaben Tag für Tag. So führt sie unter anderem das Agendamanagement und die Korrespondenzen ihres Vorgesetzten, organisiert Events für die Mitarbeitenden und absolviert in dieser Zeit nebst dem Eidgenössischen Fachausweis Direktionsassistentin auch noch das CAS Digital Office Management. «Es waren intensive Jahre bei ‹V-ZUG›, aber die Wertschätzung vor Ort war enorm und ich lernte dort unglaublich viel.» Und nicht nur das: Beim Haushaltsgeräte-Hersteller hat Joëlle Häcki auch ihr privates Glück gefunden, das sie Ende dieses Jahres ­amtlich besiegeln wird. «Mein Partner, Projektleiter Produktions­anlagen, und ich heiraten Ende des Jahres.»

Wechsel nach Rotkreuz

Nach über neun Jahren bei der V-Zug AG möchte Joëlle Häcki Neuland erkunden und sieht sich im Stellenmarkt um. Durch ihre Schwester, die als Head of Marketing bei der CONVOTIS Schweiz AG arbeitet, wird sie auf eine Assistenzstelle aufmerksam. Sie bewirbt sich, erhält die Stelle und startet im März 2023 als persönliche Assistentin des CEO und Group Chief Digital Officer José Lopez. Nachdem sie durch die enge Zusammenarbeit mit Michael Graf praktisch alles über ihn wusste, mussten Lopez und sie sich erst einmal neu finden. «Klären, was mache ich? Was macht er?» Zumal der CEO und Group Chief Digital Officer nie eine persönliche Assistenz hatte, bis Häcki auf den Plan tritt – «er machte vieles noch selbst.»

Doch die Integration von Lopez’ Unternehmen JMC Software AG in die deutsche CONVOTIS GmbH sowie die Fusion mit weiteren IT-Dienstleistern in der Schweiz und dem damit angestrebten Wachstumskurs führen dazu, dass er nicht mehr alles allein machen konnte. Inzwischen haben Häcki und Lopez sich gefunden und die engagierte Assistenz stellt für ihn einen effizienten und reibungslosen Tagesablauf sicher. Zu Häckis Aufgaben gehören die umfassende Terminkoordination, die Buchung und Organisation von Geschäftsreisen, das Übernehmen von Projekten sowie die Vertretung von José Lopez in wichtigen Meetings und die Organisation von Unternehmensevents. «Ich schätze die Zusammenarbeit mit José sehr und auch, dass meine Arbeit in diesem Unternehmen so wertgeschätzt wird.»

Neue zusätzliche Rolle

Das IT-Dienstleistungsunternehmen CONVOTIS Schweiz AG wächst stetig und durch die zahlreichen Fusionen mit weiteren Unternehmen in der Schweiz kommen immer wieder neue Teams und Unternehmen dazu. Das führt dazu, dass das Unternehmen neu auch einen Head of HR benötigt. José Lopez sieht in Joëlle Häcki das nötige Potenzial für diese Stelle und übergibt ihr die Verantwortung. Auch hier wiederum ein Sprung ins kalte Wasser für die junge Assistenz. «Ich hatte zwar während meiner Aus­bildung mit HR-Themen zu tun, aber musste mir den Rest selbst via Learning by Doing aneignen.»

Ein Glück für Häcki ist, dass sie auf die Unterstützung des obersten Group HR Emil Pall der CONVOTIS GmbH in Deutschland bei Fragestellungen oder Herausforderungen zählen kann. «Da erhalte ich hundertprozentige Unterstützung.» Inzwischen ist sie im HR angekommen und arbeitet 60 Prozent ihres Pensums als Head of HR und 40 Prozent als persönliche Assistenz von José Lopez.

Als Head of HR trägt Häcki die Verantwortung für ein Team von sechs Mitarbeitenden und führt dieses kompetent. Zudem initiierte sie, um alle Teams der zahlreichen Fusionen zu integrieren, das Projekt «One Team & One Culture» in der Schweiz. «Angesichts dieser Fusionen war es wichtig, sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden sich als Teil eines zusammenhängenden Teams fühlen und gemeinsame Werte und Ziele teilen.» Das Projekt ziele deshalb darauf ab, Barrieren zwischen den verschiedenen Teams abzubauen und eine Atmosphäre der Zusammenarbeit, Offenheit und gegenseitigen Unterstützung zu schaffen.

Ein Projekt definitiv mit Zukunft, denn die CONVOTIS Schweiz AG hat ihr Wachstum noch nicht beendet. «Bis Ende Jahr werden wir von 35 Personen, als ich hier anfing, auf rund 160 angewachsen sein.» Für Häcki bedeutete das momentan, dass sie sich vor allem mit Rekrutierungsgesprächen beschäftigt und ihren Vorgesetzten, der viel unterwegs ist, mit viel Engagement unterstützt. «Zurzeit ist es bei uns noch ein wenig turbulent. Vieles, das ich gerne strukturiert und geordnet hätte, funktioniert noch nicht so, wie ich es mir wünsche, aber das kommt noch», zeigt sich Häcki optimistisch. Was sie durch diese aktuelle Ausgangslage gelernt habe? «Gelassener zu sein, Ruhe zu bewahren und diesen spannenden Weg, den wir momentan als Unternehmen gehen, einfach so gut wie möglich zu unterstützen.»

Privates und Zukunft

Und das rund um die Uhr. Joëlle Häcki ist jemand, der grundsätzlich immer erreichbar ist – «wobei das von meinem Vorgesetzten nicht überstrapaziert wird», meint sie lachend. Aber das mache auch nichts, wenn der Job das ist, was man am liebsten mache und er einem so viel zurückgebe. «Assistenz sein ist einfach wunderbar!» Aber ja, sie könne schon abschalten, wenn sie den Arbeitsplatz hinter sich lasse. Am besten gelinge ihr das beim dreimal wöchentlichen Outdoortraining, aber auch beim Backen und Zeit Verbringen mit ihrem Partner, Familie und Freundinnen und Freunden. «Da ist das Geschäft auch mal ganz weit weg.»