Virtuelle Meetings

Digitale Meetingkultur auf einen Klick

Virtuelle Meetings sind seit Corona das neue Normal. Doch während wir davon ausgehen können, dass die Pandemie einmal vorüber sein wird, werden virtuelle Meetings ziemlich sicher fester Bestandteil unseres Office-Alltags bleiben. Im Überblick finden sich Tipps für gelingende Digital-Meetings.

 

Kennen Sie den Witz, der seit einiger Zeit als Meme durchs Netz geistert? Demnach sind virtuelle Meetings wie moderne Séancen, wo man Sätze hört wie: «Sarah, bist du da? Ist sonst noch jemand bei dir? Wir können dich nicht sehen – kannst du uns hören?» In virtuellen Sitzungen versuchen wir jedoch nicht, mit der verstorbenen Urgrossmutter in Kontakt zu treten, sondern mit den Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice – während uns die Technik das Leben schwer macht. «Das war vor allem in der Anfangszeit von Corona so», bestätigt Jill Oppliger, selbstständige Virtual Assistant und Inhaberin von Mermonta GmbH. «Damals war noch die Technik das Hauptproblem, denn die meisten Leute hatten keine oder nur wenig Erfahrung mit Zoom und Co. Inzwischen haben aber so gut wie alle diese Hürde genommen.» Jill weiss, wovon sie spricht: Unter anderem unterstützt sie Auftraggeber bei Online-Meetings als Co-Host, damit Sitzungen möglichst reibungslos klappen. Sie sagt, heute gehe es nicht mehr darum herauszufinden, wo die Chat-Funktion sitzt oder wie man seinen Bildschirm teilt, sondern die Herausforderung sei eher, wie man ein digitales Meeting gestaltet, sodass es produktiv und für alle eine positive Erfahrung ist – und gibt gleich ein paar Tipps.

Vor dem Meeting

Erinnerung schicken: «Bevor es losgeht, schicke ich allen Teilnehmenden eine Erinnerung mit dem Meeting-Link», erklärt Jill Oppliger. «So haben alle den Link zuoberst in ihrer Inbox und müssen nicht lange danach suchen.» Sie loggt sich jeweils auch vorher ein und testet alles durch: Ist die Präsentation bereit? Funktionieren alle Links? «Bei grösseren Workshops bin ich sicherheitshalber bis zu einer halben Stunde vorher da.» Vor einem Weekly-Update würden auch zehn Minuten reichen.

Licht von vorne: Obwohl inzwischen die meisten problemlos mit Tools wie Zoom oder Microsoft Teams zurechtkommen, wissen viele noch nicht, wie sie sich vor der Kamera positionieren sollen. «Am besten sitzt man so, dass die Lichtquelle, zum Beispiel ein Fenster, von vorne kommt. So ist das Gesicht ausgeleuchtet», sagt Oppliger. Denn für die anderen Teilnehmenden ist ein Gegenüber im Halbdunkel mühsam – die Mimik ist kaum erkennbar und die zusätzliche Anstrengung, die nonverbalen Signale des anderen zu lesen, ermüdet.

Kamera auf Augenhöhe: «Die Kamera sollte auf Augenhöhe sein. Dafür kann man den Laptop auf einen höhenverstellbaren Laptop-Ständer stellen oder auf einen Stapel Bücher.» So ist man schön mittig im Bild und es sieht so aus, als würde man den anderen Teilnehmenden gerade gegenübersitzen. Und: Wenn man das Bild der Teilnehmenden klein macht und unter die Kamera schiebt, wirkt es, als würde man die Leute direkt ansehen.

Professioneller Hintergrund: Sollte man für ein Meeting mal ins Kinderzimmer müssen, wählt man am besten einen virtuellen Hintergrund – denn die Plüschtiersammlung der Kleinen wirkt nicht sehr professionell. In einem solchen Fall sollte man darauf achten, dass sich die Kleidung vom Hintergrund farblich abhebt und dass man nicht zu wild gestikuliert, sonst verschwindet man plötzlich im Hintergrund.

Während des Meetings

Leute direkt ansprechen: Dass man sich stumm schalten sollte, um störende Nebengeräusche zu eliminieren, wissen inzwischen vermutlich alle. Und dass man das Handzeichen-Emoji benutzt, wenn man sich zu Wort melden möchte, auch. Aber was tun, wenn sich niemand einbringt? «Wenn die Leute zu passiv sind, empfehle ich, sie direkt mit Namen anzusprechen», sagt Jill Oppliger. Denn vor allem in grösseren Meetings oder wenn man nicht alle Teilnehmenden kennt, kann die Hemmschwelle, etwas zu sagen, gross sein – online noch mehr als bei klassischen Sitzungsformaten.

Leute regelmässig aktivieren: Wenn nur der Meeting-Host spricht, hängen die anderen irgendwann ab. Es empfiehlt sich daher, die Leute etwa alle fünf Minuten aktiv einzubinden – entweder, indem man sie via Mentimeter um ihre Meinung fragt oder sie auf dem Miro-Board brainstormen lässt.

Kein Multitasking: Man sagt zwar, dass besonders Frauen gut darin seien, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun – aber das ist leider ein Mythos. Tatsache ist: Multitasking macht uns müde und führt zu schlechten Ergebnissen. Bei einem Online-Meeting gilt deshalb: keine E-Mails oder Whatspp-Nachrichten nebenher. Auch ist es ratsam, alle Tabs ausser denjenigen zu schliessen, die für die digitale Konferenz unbedingt notwendig sind.

Redezeiten festlegen: «Wenn während eines Online-Meetings die Leute durcheinander reden, kann das Protokollieren schwierig werden. Da sollte man den Mut haben, die Diskussion zu unterbrechen – auch wenn die Chefin oder der Chef beteiligt sind», sagt Jill Oppliger. Besser noch ist es, die Redezeiten vorab festzulegen; solche Regeln helfen, ein Meeting zu strukturieren, und sorgen dafür, dass alle zu Wort kommen.

Was tun gegen Zoom-Fatigue?

Virtuelle Meetings ermüden uns schneller als Meetings vor Ort. Dafür hat sich ein fester Begriff eingebürgert: Zoom-Fatigue nennt man das Phänomen (fatigue englisch für Ermüdung), obwohl dieser Zustand nicht spezifisch Zoom zuzuschreiben ist, sondern mit der virtuellen Umgebung allgemein zu tun hat. Die Ursachen sind vielfältig: Unter anderem ist unser Gehirn stark gefordert, wenn es Verzögerungen in der Übertragung von Bild und Ton verarbeiten muss. Zudem sind wir es nicht gewohnt, uns selbst zuzusehen – bei einigen führt das zu vermehrter Kontrolle des eigenen Verhaltens oder zu übertriebener Mimik. Das strengt an. Die folgenden Tipps können helfen.

Nicht zu viele Meetings: «Ein Weekly-Meeting hier, ein Daily-Catch-up da und plötzlich verbringt man seine ganze Zeit in Online-Sitzungen», sagt Oppliger. Deshalb sollte man, wie bei klassischen Sitzungen auch, darauf achten, dass es nicht zu viele werden. Hier sind beide gefordert, Organisator und Teilnehmende.

Pausen bei langen Meetings: Es hilft, immer wieder kurze Pausen einzuplanen, damit die Teilnehmenden zwischendurch mental abschalten können. Vielleicht können Sie die Kolleginnen und Kollegen sogar zu ein paar Dehnübungen ermuntern – das belebt und macht fit für den nächsten Themenblock.

In der Kürze liegt die Würze: Ob online oder vor Ort – Sitzungen sollten nicht länger dauern als unbedingt nötig. Es empfiehlt sich, insbesondere Online-Formate bewusst kurz zu halten – eine Konferenz, die normalerweise einen Tag dauert, sollte man nicht eins zu eins online reproduzieren, sondern ­beispielsweise auf vier Stunden kürzen.

Tools für digitale Meetings

Inzwischen kennen alle Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet – aber auch andere Lösungen für digitale Meetings werden immer beliebter. Falls Sie nebst den bekanntesten Tools ein paar weitere ausprobieren wollen – hier sind drei Alternativen für Sie.

BlueJeans
bietet von Online-Meetings bis zu grossen Videoevents eine breite Palette an Möglichkeiten. Laut Angaben des Unternehmens können User mit nur einem Klick und in maximal sechs Sekunden eine Videokonferenz aufsetzen oder einer solchen beitreten. Das Unternehmen betont nebst der Einfachheit auch die Video- und Audioqualität. Je nach Paket können Meetings mit bis zu 200 Teilnehmenden gehostet sowie grosse Videoevents mit bis zu 50 000 Teilnehmenden durchgeführt werden.
Kosten: ab CHF 9.30 pro Monat
Teilnehmerzahl: Meeting-Standardversion 100 Teilnehmende; Events bis 50 000 Zuschauer

Jitsi Meet
ist eine Open-Source-Anwendung – das heisst, der Quellcode ist frei zugänglich und das Programm kann im Prinzip von jedem weiterentwickelt werden. Mit Jitsi lässt sich chatten, telefonieren und Videokonferenzen abhalten. Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung sowie Verschlüsselung sind ebenfalls eingebaut. Wer will, kann die Videokonferenz sogar über Youtube streamen.
Kosten: gratis
Teilnehmerzahl: keine Angaben

BigBlueButton
Diese Open-Source-Anwendung wird langsam bekannter. Die Software ist für den Online-Unterricht konzipiert und wird von Schulen rege genutzt. Auch Unternehmen können das Videokonferenz-Tool für ihre Online-Learning-Sessions einsetzen – Breakout-Rooms, Multiuser-Whiteboard sowie Umfragen sind nur einige der vielen Features.
Kosten: gratis
Teilnehmerzahl: bis 100 Personen

 

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Jelena Martinelli ist selbstständige Texterin bei martinellitext. Sie schreibt leidenschaftlich gerne Blogs und Publireportagen und auch sonst alles, was mit Online-Marketing zu tun hat.

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