Die Spesen im Griff – so geht’s

Eine Studie des Softwareanbieters SAP Concur und des Mark­t­forschungsinstituts Opinium Research hat herausgefunden: Rund 12 Prozent der Angestellten von Schweizer Firmen sind der Ansicht, dass es bis zu einem Betrag von 100 Franken in Ordnung sei, eine falsche Spesenabrechnung einzureichen. Geschummelt wird laut der Studie vor allem bei den Kilometerkosten – 38 Prozent der Befragten runden auf, zu den eigenen Gunsten natürlich. Während sich 33 Prozent die Ausgaben auch für private Restaurantbesuche von ihren Firmen zurückerstatten lassen, fordern 32 Prozent die Zeche für Bier, Wein und andere alkoholische Drinks ein, selbst wenn diese im Spesenreglement von der Vergütung ausgeschlossen sind.

Für die Unternehmen läppert sich dadurch einiges an unnötigen Ausgaben zusammen. Die Studienautoren rechneten aus, dass eine durchschnittliche Firma mit 250 Mitarbeitenden etwa 14 000 Franken jährlich durch Spesenbetrug verliert. Aber meistens sind es nicht nur tricksende Mitarbeitende, welche die Firmen Geld kosten. Teilweise fehlen in den Unternehmen klare Spesenregelungen oder die Angestellten sind unzulänglich informiert. Entsprechend werden fehlerhafte Abrechnungen eingereicht – es folgen Rückfragen, Abklärungen und unnötige Diskussionen, die zu einem Mehraufwand führen, der wiederum Zeit und Geld kostet.

Marianne Rudolph ist Assistentin des CEO/CIO bei der Certas AG. Das Spesenmanagement gehört in ihrer Firma zwar nicht zu ihren Aufgaben, aber in ihren früheren Anstellungen habe es oft Unsicherheiten im Zusammenhang mit den Spesen gegeben, sagt sie. «Etwa hinsichtlich der Regelung bei Firmenessen, insbesondere wenn auch eigene Mitarbeitende teilnehmen: Müssen alle am Essen Teilnehmenden in der Spesenabrechnung aufgeführt werden? Sollen die eigenen Mitarbeitenden selbst bezahlen und das Essen über die eigenen Spesen abrechnen?» Auch Pauschalspesen haben immer wieder Anlass zu Diskussionen gegeben, erklärt Marianne Rudolph. «Welche Spesen dürfen trotz Pauschalspesenregelung zusätzlich abgerechnet werden? Dürfen Kleinspesen pro Monat oder pro Abrechnung zusammengezählt werden, damit der Minimalbetrag, der je nach Regelung 50 Franken beträgt, überschritten wird?»

Es sind genau solche Fragen, die zu einem Pingpong zwischen ­Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Abteilungen führen können und, für die Mitarbeitenden besonders ärgerlich, die Auszahlung verzögern. Daher sollten Firmen darauf achten, Transparenz und Verbindlichkeit in das Thema zu bringen. Das lässt sich mit einem klar ­formulierten und allen zugänglichen Spesenreglement bewerkstelligen.

Was gehört in ein Spesenreglement?

Ein sauber aufgesetztes Spesenreglement hilft Firmen, Klarheit zu schaffen und die Kosten im Griff zu behalten – Firmen ohne Spesenreglement überschreiten laut SAP Concur eher mal ihr Spesenbudget. Empfohlen wird eine Gliederung nach Themen, beispielsweise Reisen per Flugzeug, ÖV und Auto, auswärtige Mahlzeiten, Hotelbuchungen und so weiter, sowie eine einfache Sprache ohne steuerliches und juristisches Fachchinesisch. Denn damit sind Missverständnisse vorprogrammiert. Zudem sollten bei der Erarbeitung des Reglements die Mitarbeitenden involviert und ihre Bedürfnisse und Fragen abgeholt werden. Steht das Reglement, ist es wichtig, über die Inhalte zu informieren, zum Beispiel via Intranet, Newsletter, als Bestandteil des Arbeitsvertrags oder mittels Schulungen. Ein gutes Spesenreglement lebt ausserdem davon, dass es regelmässig überarbeitet und ergänzt wird. Denn (Arbeits-)Umstände können sich ändern – zum Beispiel sollen die Mitarbeitenden neu jedes Jahr für eine «Workation» in die Berge fahren dürfen. Dann sollte im Spesenreglement geklärt sein, ob und wie viel die Firma für das Hotel zahlt und ob auch Ehepartner oder Kinder auf Kosten des Unternehmens übernachten dürfen.

Idealerweise kommt im Spesenreglement die Philosophie der Firma klar zum Ausdruck, zum Beispiel: «Wir reisen so wenig wie möglich und nutzen stattdessen Videocalls.» Auch der Spesenprozess selbst sollte für alle transparent dargestellt sein: Bis wann und in welcher Form sollen die Mitarbeitenden die Spesen einreichen? Wer genehmigt diese bis zu welchem Betrag? Innert welcher Frist werden sie ausbezahlt? Was passiert bei Missachtung des Reglements? Auch die Frage, ob alle Teilnehmenden an einem Firmenessen namentlich aufgeführt werden sollen, gehört in ein gutes Spesenreglement. Je detaillierter das Dokument ist, desto kleiner sind die Missverständnisse und desto reibungsloser ist der Ablauf. 

Auch die Pauschalspesenregelung gehört in ein solches Dokument. Zur Erinnerung: Mit Pauschalspesen werden meistens den leitenden Angestellten oder Mitarbeitenden im Aussendienst Kleinspesen zurückgezahlt. Dabei handelt es sich üblicherweise um Einzelauslagen von bis zu 50 Franken pro Ereignis, die dann nicht mehr als effektive Spesen abgerechnet werden dürfen.

Selbst wenn das Erstellen eines detaillierten Spesenreglements auf den ersten Blick aufwendig erscheint – den Aufwand und den Ärger, den man ohne ein solches Dokument hat, erspart man sich doppelt und dreifach.

Digital statt Zetteliwirtschaft

Mit einem Reglement allein ist es aber in der Regel nicht getan – idealerweise ergänzt man dieses mit einer digitalen Lösung für das Spesenmanagement. Der Vorteil gegenüber dem Hantieren mit physischen Quittungen liegt auf der Hand: Mitarbeitende müssen am Ende des Monats nicht mehr ihre Belege mühsam zusammensuchen, während automatisierte Prozesse sämtlichen involvierten Personen und Abteilungen viel Zeit sparen. Zudem helfen solche Tools, Fehler, aber auch allfällige Schummeleien zu minimieren.

Bei der Certas AG etwa werden die Spesen via das Mitarbeiterportal MyAbacus erfasst. Das Portal sei sehr praktisch, weil sie von überall her Zugriff darauf habe und es nebst dem Spesenmanagement noch andere Self-Service-Funktionen biete, sagt Marianne Rudolph. «Ich finde die elektronische Verarbeitung der Spesen, bei der sich die Belege hochladen lassen, sehr zeitgemäss», erklärt die CEO/CIO-Assistentin. «Ebenso schätze ich es, dass ich den Stand der ­Spesenverarbeitung fortlaufend selbst prüfen kann – etwa, wann sie genehmigt wurden.»