Die perfekte Meeting-Vorbereitung

Schritt 1: Ziel des Meetings


Legen Sie zuerst den Zweck oder das Ziel des Meetings fest oder bestehen Sie darauf, dass Ihr Chef das tut. Formulieren Sie es in einem Satz, den Sie auch den Teilnehmenden zukommen lassen könnten. Ist das nicht möglich, ist das Meeting wahrscheinlich nicht sinnvoll und sollte nicht stattfinden. 



Schritt 2: Beantwortung der fünf W-Fragen


• Wer soll teilnehmen? 

• Wer führt Protokoll? 

• Wo findet das Meeting statt? 

• Wann findet das Meeting statt? 

• Was wird für das Meeting an Equipment benötigt?



Schritt 3: Hardware organisieren 


• Raum buchen 

• Equipment buchen 



Schritt 4: Meeting-Agenda erstellen


1. Zeitlichen Rahmen des Meetings festlegen
2. 
Themen für das Meeting finden (Teilnehmende einbinden!)

3. Anzahl der Themen reduzieren (max. 6 Themen, keine Themen, die nicht alle betreffen) 

4. Zeitlichen Rahmen pro Thema festlegen 

5. Themen nach Relevanz priorisieren
6. 
Für jedes Thema einen Verantwortlichen finden 



Schritt 5: Zum Meeting einladen


Die Meeting-Einladung muss an alle Teilnehmenden verschickt werden und sollte folgende Inhalte haben: 


Details zum Meeting (Art des Meetings, Ort, Zeit, Dauer)


• Ziele des Meetings
• 
Hinweise auf Vorbereitung (wenn nötig) 

• Wichtige Dokumente (Agenda, Handout zur Vorbereitung, etc.) 

• Anforderung von Teilnahmebestätigung



Schritt 6: Kurz vor dem Meeting 

Bei Online Meetings: 
Schauen, ob die Technik läuft und ein paar Minuten vor dem Start einloggen und Teilnehmende begrüssen. 
 
Bei Offline Meetings: 
Rechtzeitig schauen, ob der Raum vorbereitet ist und alles da ist, was an Equipment benötigt wird. Ebenfalls ein paar Minuten vorher da sein und die Teilnehmenden begrüssen. 
 
 
Mit dieser Checkliste haben Sie ein Meeting zumindest perfekt vorbereitet. Ob es ein Erfolg wird, hängt natürlich auch noch von den Teilnehmenden und der Durchführung ab.