Der Umgang mit Bewerbungsunterlagen

Was darf eine Personalabteilung mit den Bewerbungsunterlagen machen?

Eine Personalabteilung darf die Bewerbungsdaten ausschliesslich für die zu besetzende Stelle, d.h. den Bewerbungsprozess, verwenden.

Das Datenschutzgesetz (DSG) stellt Regeln und Grundsätze auf, wie und in welchem Umfang Daten bearbeitet werden dürfen. Für das Arbeitsrecht ist zudem Art. 328b OR relevant. Dieser hält explizit fest,
dass der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten darf, soweit
 sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Die Datenbearbeitung im Arbeitsverhältnis wird also auf Fälle mit Arbeitsplatzbezug beschränkt, so dass eine Datenbearbeitung ohne oder mit unzureichendem Arbeitsplatzbezug unzulässig ist.

Als Personendaten gelten alle Angaben, die sich auf bestimmte Personen beziehen. Sowohl Alter, Geschlecht wie auch Werturteile gehören dazu.
 Daneben gibt es Datenkategorien mit besonderem Schutz. Dazu gehören religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten, Gesundheit, Rasse, Intimsphäre, Massnahmen sozialer Hilfe, administrative oder strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen. Auch Persönlichkeitsprofile (wie das Arbeitszeugnis) fallen unter diese Kategorie. Solche Daten dürfen nur unter erschwerten Bedingungen erhoben werden, das heisst, es braucht einen bestimmten Grund, warum man nach solchen Informationen fragt. 

Welche Daten dürfen im Bewerbungsverfahren erhoben werden?

Grundsätzlich nur diejenigen Daten, die mit der künftigen Arbeitsstelle zusammenhängen. Ob eine Frage zulässig ist oder nicht, hängt von der konkret zu besetzenden Stelle ab. Bei Stellen ohne besondere Verantwortung oder Kompetenzen dürfen grundsätzlich nur Informationen über die Eignung des Bewerbers erhoben werden.
 Geht es um eine Stelle mit einer gewissen Verantwortung, dürfen weitergehende Informationen erhoben werden.

Das Einholen eines Betreibungsregisterauszugs etwa ist nur dann gerechtfertigt, wenn der Arbeitnehmer eine Vertrauensposition einnimmt oder Kundengelder, Kassen oder Tresors verwaltet.

Nach Vorstrafen darf nur gefragt werden, wenn diese noch registriert sind und die Straftat (z.B. Veruntreuung) die Eignung des Bewerbers (etwa Kassier) beeinträchtigen würden. Die systematische Überprüfung der Strafregisterauszüge aller Angestellten ist nicht zulässig. Ein Sonderfall liegt vor, wenn der Bewerber mit wertvollen Gütern oder hohen Geldsummen in Kontakt kommt oder eine Vertrauensposition besetzen wird. Da es sich beim Strafregisterauszug um besonders schützenswerte Personendaten handelt, müssen die Daten angemessen vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden und müssen vernichtet werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.

Welche persönlichen Daten dürfen erhoben werden?

Daten über persönliche Verhältnisse dürfen nur mit grosser Zurückhaltung erhoben werden. Über den Gesundheitszustand dürfen beispielsweise nur die Daten erhoben werden, bzw. sind nur Fragen zulässig, soweit sie die Eignung des Bewerbers für das Arbeitsverhältnis betreffen oder sonstige Sachverhalte, die für die Erfüllung des Arbeitsvertrages von Bedeutung sind.

Zulässig sind somit Fragen über die Gesundheit mit Auswirkung auf die Arbeitsfähigkeit. Ausgeheilte Operationen und frühere Operationen etc. ohne Einfluss auf die Arbeitsfähigkeit gehen den Arbeitgeber nichts an.

Aufgrund des Diskriminierungsverbots des Gleichstellungsgesetzes darf grundsätzlich nicht nach einer Schwangerschaft der Stellenbewerberin gefragt werden. Ausnahmen gelten, wenn eine Schwangerschaft mit der zu besetzenden Stelle nicht vereinbar
 ist (z.B. bei einem Model) oder wenn die Gesundheit der Mutter oder des Kindes gefährdet würde.

Sofern dem Stellenbewerber eine Frage gestellt wird, die nicht zulässig ist, wird von einem Grossteil der Lehre das «Recht auf eine Notlüge» zugestanden. Dieses Recht ist jedoch nicht unbestritten.

Eignungstest wie psychologische oder graphologische Gutachten oder Assesments dürfen nur durch Fachpersonen und nur nach entsprechender Information über Zweck und Methode mit Einwilligung des Bewerbers  durchgeführt werden und müssen sich auf die Arbeitsplatzeignung beschränken. Der Bewerber hat ein Recht darauf, die Resultate einzusehen.

Dürfen Bewerbungsdaten weitergegeben werden?

Daten aus Bewerbungsunterlagen dürfen nicht weitergegeben werden. Die Weitergabe ist sowohl an Personen ausserhalb eines Betriebes als auch für Personen innerhalb des Betriebs, die nicht in das Anstellungsprozedere involviert sind, untersagt.

Wie und wo müssen die Daten aufbewahrt werden?

Während eines laufenden Bewerbungsprozesses müssen die Bewerbungsunterlagen so aufbewahrt werden, dass nur Personen Zugriff haben, die mit der Besetzung der Stelle zu tun haben.

Nach der Anstellung der Person müssen die Daten in einem Personaldossier festgehalten werden. Auch hier muss sichergestellt werden, dass nur berechtigte und zuständige Mitarbeiter (Personalabteilung sowie Vorgesetzte) Zugriff darauf haben. Wenn Daten an Externe weitergegeben werden (z.B. externe Buchhaltung) oder an eine zentrale Stelle delegiert werden, bedarf es dafür grundsätzlich eine vertragliche Grundlage.

Der Arbeitnehmende hat zudem ein jederzeitiges Auskunftsrecht über den Inhalt des Personaldossiers und darf dieses auch einsehen. Ausnahmen sind höchstens möglich, wenn der Schutz von Daten anderer Personen durch die Einsicht verletzt werden könnte.

Was macht man mit den Unterlagen von Bewerbern, denen eine Absage erteilt wurde?

Der Arbeitgeber hat die Bewerbungsunterlagen nicht ausgewählter Bewerber zurückzusenden, denn sie sind noch immer Eigentum des Bewerbers. Will der Bewerber die Unterlagen nicht zurücknehmen, hat der Arbeitgeber die Daten zu vernichten.

Eine Weiterleitung der Daten oder die Aufbewahrung für eine mögliche Stelle in der Zukunft ist nur mit Zustimmung des Bewerbers zulässig.