«Definitiv kein Kaffeekränzchen»

Die Idee kam mit einem Besuch aus dem Norden. 2015 hatte das Assistenznetzwerk einer skandinavischen Zentralbank bei der SNB angefragt, ob sie zu einem fachlichen Austausch vorbeikommen könnten. Sie konnten – und inspirierten die Assistentinnen der SNB dazu, ihr eigenes Netzwerk zu gründen: SAN (SNB Assistentinnen Netzwerk).

Drei Jahre ist das nun her und seither ist einiges passiert. Um ihr Netzwerk ins Leben zu rufen, stellten die SNB-Assistentinnen einen Antrag beim Management. «Wir wollten unser Netzwerk formal aufgleisen und gleich von Anfang klarmachen, dass es uns darum geht, das Know-how in den Sekretariaten zu bündeln, um sie moderner, zielorientierter und effizienter zu machen und die Führungsebene wirkungsvoll zu entlasten», erklärt Barbara Birnstiel, die Gründungsmitglied von SAN ist.

Das Netzwerk organisiert Workshops und Ausbildungstage auf freiwilliger Basis für alle Assistentinnen im Unternehmen. «Zuerst hatten wir zwei nachmittägliche Workshops, aber nach einem Jahr haben wir gemerkt, dass gerade Frauen in Teilzeit oder in Funktionen mit hoher Arbeitslast es nicht immer schaffen, sich einen ganzen Nachmittag Zeit zu nehmen», erklärt Workshop-Verantwortliche Alexandra Schnell. Aus diesem Grund gibt es seit diesem Jahr einen langen Workshop und zwei Mini-Workshops. Die Themen sind breit gefächert: Umgang mit Stress, Perfektionismus, Business-Knigge, Selbstmarketing und Feedback standen bisher auf der Agenda. Der Erfahrungsaustausch darf dabei auch nicht zu kurz kommen.

Starterpaket für neue Assistentinnen

Stossen neue Assistentinnen zum Unternehmen, werden sie von SAN begrüsst. «Wir schicken ihnen unser Starterpaket mit allen wichtigen Links von A bis Z und intern gebräuchlichen Abkürzungen. In einem eigens eingerichteten SharePoint-Atelier finden neue Assistentinnen Benchmark-Listen von Seminarhotels, einen Blog, in dem Informationen ausgetauscht und Fragen gestellt werden können, einen Newsticker, in dem beispielsweise neue Ausbildungen aufgelistet sind, und ein Helptelefon fürs Reisetool. Nach jedem Workshop stellen wir ausserdem die Präsentation samt Protokoll online», erklärt Milena Kyburz, die für die Kommunikation verantwortlich ist.

Zweimal im Jahr wird ausserdem ein Newsletter mit Fachthemen publiziert. Das Netzwerk hat mittlerweile mehrere bankübergreifende Projekte angerissen und umgesetzt. «Wir haben ein Projektmanagement aufgebaut und ein einheitliches Besucheranmeldesystem sowie ein Sitzungszimmermanagement geschaffen. Zudem arbeiten wir daran, dass Assistentinnen bei Bedarf mit einer Corporate Credit Card ausgestattet werden, um Reisebuchungen effizienter zu machen», berichtet Birnstiel. Damit sich solche Erfolge herumsprechen, sei es wichtig, diese breit zu streuen: «Je mehr wir kommunizieren, was wir machen und welche Ergebnisse wir erzielt haben, desto klarer wird, dass von unserem Netzwerk nicht nur die Assistenz profitiert, sondern das Gesamtunternehmen», so Birnstiel. «Denn wir sind definitiv kein Kaffeekränzchen», setzt Schnell nach.