Dame ohne Vorzimmer

Als sie noch in kleinen Büros untergebracht waren, arbeitete Direktionsassistentin Nadja Vaucher in Sichtweite mit ihrer Chefin Nathalie Bourquenoud, Leiterin Human Development der Mobiliar. Und wenn diese nicht da war, legte sie ihr Unterlagen und Dokumente aufs Pult.

Doch seit die Mobiliar ihr Pilotprojekt für neue Arbeitswelten gestartet hat, ist vieles anders geworden. Vauchers Chefin wollte kein Einzelbüro mehr. Auch sie selber verzichtete auf den persönlichen Arbeitsplatz und teilt sich seit August ein Grossraumbüro mit der IT-Abteilung und Kollegen aus dem HR. Im Dezember wird sie in einen Open Space umziehen, den der Bürospezialist Witzig The Office Company derzeit mit Konzentrations-, Kreativ- und Begegnungszonen ausstattet.

Laptop und Headset stets dabei

Das Provisorium ist gleichzeitig Übungsfläche, denn vieles funktioniert jetzt schon wie in der künftigen Arbeitsumgebung. Weil sie geografisch von ihrer Chefin und einigen HR-Mitarbeitenden getrennt ist, nutzt die Direktionsassistentin digitale Echtzeitkommunikation wie zum Beispiel Videokonferenzen viel häufiger: «Seit ich hier arbeite, habe ich Neues gelernt, denn ich muss mich stärker mit moderner Technik auseinandersetzen», sagt sie. Da weder sie noch ihre Vorgesetzte einen fixen Arbeitsplatz mehr haben, zu flexiblen Zeiten und auch mal zuhause oder unterwegs arbeiten, hat sie ihren Laptop und das Headset stets dabei. So bleibt sie in Kontakt mit ihrer Chefin und ihren Kollegen, auch wenn sie sich nicht täglich sehen.

Ansprechbar, unkompliziert und flexibel

Nathalie Bourquenoud ist oft unterwegs. Da Vaucher aber ihre Agenda verwaltet, weiss sie stets, wo sich ihre Chefin aufhält. Damit es mit der «Fernbeziehung» klappt, braucht es laut Vaucher nicht nur angemessene Kommunikationstechnologie und eine gute Koordination. Auch die Einstellung zählt: «Meine Chefin ist sehr ansprechbar, unkompliziert und flexibel», meint die Direktionsassistentin. «Wenn etwas dringend ist, kann ich sie jederzeit per SMS erreichen.» Seit sie mehr auf sich alleine gestellt ist, ist sie gewissermassen zu ihrem eigenen Chef geworden: «Ich habe mehr Mut, selbst zu entscheiden », stellt sie fest. Genau dies soll eine offene und agile Arbeitsumgebung fördern – alle Mitarbeitenden werden in die Pflicht genommen. «Es gelten die Grundsätze von Vertrauen, Eigenverantwortlichkeit und Beweglichkeit», meint Vaucher zur Art, wie sie geführt wird.

Spontane Begegnungen können die Entscheidungswege verkürzen

Vaucher glaubt, dass sich auch ihre künftige Arbeitsumgebung auf die Art auswirken wird, wie Entscheidungen getroffen werden. Sobald Witzig The Office Company die neuen Arbeitswelten fertiggestellt hat, wird sie mit ihrer Chefin und 160 Kollegen aus der HR-Abteilung, der Unternehmenskommunikation und -entwicklung, dem Bereich Public Affairs und mit dem CEO im gleichen Raum arbeiten. So wird sie diese häufiger spontan antreffen oder – anstelle von Telefon- bzw. E-Mail-Kommunikation - schnell bei ihnen vorbeigehen: «Die Entscheidungswege könnten dadurch kürzer werden», vermutet sie, und ist gespannt darauf, wie sich der Alltag in den neuen Arbeitswelten tatsächlich anfühlen wird. Daran, wie es im Zweierbüro war, kann sie sich jedenfalls bereits heute kaum noch erinnern.