Arbeitszeiterfassung
Coole Extra-Funktionen statt Stechuhr
Bei manchen Mitarbeitern sind sie wenig beliebt, doch der Gesetzgeber macht sie zur Pflicht: Zeiterfassungssysteme. Neue Lösungen registrieren nicht nur die Arbeitszeit, sondern bieten Extra-Features, von denen auch Mitarbeiter profitieren. Miss Moneypenny erklärt, was die Systeme können und wie man das richtige findet.
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«Computerwelt, denn Zeit ist Geld». Das sang die Elektropop-Band Kraftwerk schon 1981. Das Bedürfnis, die Ressource Zeit optimal zu nutzen, ist nur einer der Gründe, warum die computergestützte Zeiterfassung heute zur Grundausstattung jedes Unternehmens gehört. Sie dokumentiert die Arbeitszeit der Mitarbeiter und kann helfen, Arbeitszeit, Leistung und Lohn in ein faires Verhältnis zu bringen.
Das Thema ist heikel, viele Kollegen betrachten Zeiterfassung als lästige Kontrolle. Dabei bietet die neue Generation der Zeiterfassung einige Extra-Funktionen, die gut für die Belegschaft sind. Beispielsweise bemerken die Systeme automatisch, wenn jemand nach Dienstschluss oder am Feiertag werkelt. Mobile Zeiterfassungssysteme via Smartphone machen es möglich, auch die Arbeitsleistung nachzuweisen, die unterwegs erbracht wird.
Für das Management bringen die aktuellen Systeme ebenfalls eine Menge Vorteile. So können die registrierten Daten an Office-Programme wie Excel weitergeleitet und ausgewertet werden. Manche Systeme schicken die Daten an die Lohnbuchhaltung, wo der Wo-chenend- oder Überstundenzuschlag mitberechnet werden kann. Ganz abgesehen davon gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten. Die Gesetzesänderung vom Januar 2016 (siehe Kasten) hat den Markt in Bewegung gebracht. So sagt Gaby Stäheli, Co-CEO von Gryps, einer Beschaffungsplattform für KMU- und IT-Lösungen: «Die neue Gesetzeslage hat einen regelrechten Boom bei den Zeiterfassungssystemen ausgelöst.»
Arbeitszeiterfassung: Das ist die gesetzliche Lage
Seit dem 1.1.2016 gibt es in der Schweiz neue Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung. Der Bundesrat hat im Arbeitsgesetz (ArG, Verordnung 1) die Art. 73a und 73b ergänzt und im November verabschiedet. Grundsätzlich sind Unternehmen nach wie vor verpflichtet, über die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter Buch zu führen. Allerdings sind jetzt laut 73a Ausnahmen zulässig. So können Topmanager, die über «grosse Autonomie verfügen», ihre Arbeitszeiten «mehrheitlich selber festsetzen» und gleichzeitig ein Brutto-Jahreseinkommen von mehr als 120 000 CHF erhalten, auf die Zeiterfassung gänzlich verzichten. Allerdings müssen sie im Arbeitsvertrag schriftlich zustimmen. Für Mitarbeiter, die beispielsweise als Projekt- oder Abteilungsleiter ihre Arbeitszeit «zu einem namhaften Teil selber festsetzen können», gilt nach 73b eine vereinfachte Zeiterfassung. Es muss nur die Gesamtdauer der täglichen Arbeit dokumentiert sein. Zusätzlich sind Sonntags- und Nachtarbeit festzuhalten. Für diese kollektiv geltende Regelung ist eine schriftliche Vereinbarung zwischen der Belegschaft und der Unternehmensleitung erforderlich. Die Vereinbarung kann beispielsweise vom Betriebsrat ausgehandelt werden. Hat ein Betrieb weniger als 50 Mitarbeiter, kann die vereinfachte Zeiterfassung auch individuell vereinbart werden. Der Schweizer Bundesrat will damit die Gesetzgebung wieder an die Realität der modernen Arbeitswelt anpassen und gleichzeitig den Schutz der Arbeitnehmer auch in Zukunft erhalten.
Für die IT-Einkäufer im Unternehmen ist die Auswahl allerdings nicht leicht, denn das Angebot ist riesig. Klassische Systeme werden auf dem Server des Unternehmens installiert. Im Trend liegen derzeit die webbasierten Lösungen, die Software und Daten in der Cloud speichern. «Da diese Lösungen pro Nutzer und Jahr berechnet werden, sind keine hohen Anschaffungskosten nötig. Wir empfehlen häufig eine Cloud-Lösung, weil diese am wenigsten Aufwand bereitet», erklärt Stäheli. Daneben werden auch die mobilen Lösungen für Smartphones immer beliebter – vor allem dort, wo die Mitarbeiter oft unterwegs sind.
Badge oder Fingerabdruck?
Das tägliche Ein- und Auschecken erfolgt entweder direkt am PC oder am Terminal. Terminals sind besonders dann sinnvoll, wenn man die Zeiterfassung mit einer Zutrittskontrolle verbinden will. Der Mitarbeiter muss dann entweder eine PIN eingeben oder sich mit einer Karte (Badge) ausweisen. Auch Hightech-Terminals mit biometrischer Erkennung, beispielsweise mit Fingerabdrucksensor, sind im Kommen. «Dafür braucht der Mitarbeiter auch keinen Badge, der ja auch mal verloren gehen kann», meint Stäheli.
Vor der Anschaffung sollte man sich einige Fragen stellen: Wie viele Mitarbeiter hat der Betrieb? Benötigt man eine Schnittstelle zu Business-Software wie Lohnbuchhaltung oder Projektmanagement? Welche Extra-Features werden gewünscht? Arbeiten viele Kollegen unterwegs? Benötigt man Zeiterfassung auch für die Abwicklung von Kundenaufträgen?
Sind all diese Fragen beantwortet und ist eine Lösung mit vernünftigem Preis-Leistungs-Verhältnis gefunden, muss auch mit den Mitarbeitern eine Vereinbarung über die geplante Zeiterfassung getroffen werden. Dann stehen die Chancen gut, dass die Zeiterfassung zu einem leistungsbezogenen und gleichzeitig fairen Miteinander im Unternehmen beiträgt.
Tools für die Zeiterfassung
Wer eine Lösung für die Zeiterfassung sucht, hat die Qual der Wahl. Die Konzepte sind sehr unterschiedlich und die Zahl der Anbieter ist gross. Miss Moneypenny stellt Produkte vor, die einen Blick lohnen.
Zeit AG Presento Pro
Die Zeit AG aus Sursee gehört zu den grossen, etablierten Anbietern. Dabei geht es nicht nur um einfache Erfassung der Arbeitszeiten. Mit den Lösungen können Unternehmen den Zutritt ins Gebäude oder zu bestimmten Bereichen kontrollieren, den Personaleinsatz planen, Absenzen managen und vieles mehr. Die Systeme der Zeit AG bieten auch Schnittstellen zu Unternehmenssoftware von Sage, SAP oder Lohnbuchhaltung. So kann man die Daten der Zeiterfassung beispielsweise gleich in die Lohnbuchhaltung exportieren. zeitag.ch
Zeit AG Terminals
Neben der Software-Plattform hat die Zeit AG auch Terminals im Angebot, die mit der Software des Anbieters zusammenarbeiten. Das Modell X3, das noch in diesem Jahr in den Handel kommen soll, erfasst Präsenz-, Absenz- und Betriebsdaten und wird später auch mit Fingerprint-Sensor erhältlich sein. zeitag.ch
TimeTac
Die Arbeitszeiterfassung von TimeTac ist eine webbasierte Lösung, es muss keine Software installiert werden. Der Mitarbeiter oder Administrator kann von jedem Gerät mit Internetanschluss und Browser auf die Software zugreifen. Das System erfasst Arbeitszeiten, Pausen und Absenzen. TimeTac ist daneben auch für die Zeiterfassung von Projekten geeignet. Auch die mobile Zeiterfassung via iPhone oder Android-Smartphone ist kein Problem. Hat ein mobiler Mitarbeiter die GPS-Funktion des Handys aktiviert, kann der Administrator oder Vorgesetzte den Standort des Mitarbeiters feststellen. timetac.com
Timetool
Die Software-Plattform der Timetool AG aus Thun beherrscht viele Aufgaben. Neben der Zeiterfassung gehören dazu auch Funktionen wie Zutrittskontrolle oder Personaleinsatzplanung. Die Lösungen sind modular aufgebaut. Auch bei der technischen Umsetzung ist Timetool variabel. Die Software kann auf dem eigenen Server installiert oder als Cloud-Lösung abonniert werden. Dier erfassten Daten lassen sich an Business-Software wie Outlook oder SAP weiterleiten. Mobile Apps für die Zeiterfassung via Smartphone sind ebenfalls im Angebot. Der Preis für ein Basismodul liegt bei monatlich 5 Euro pro Mitarbeiter. timetool.ch
PGS Zeit 2000
Das Unternehmen PGS aus Luzern bietet mit der Software Zeit 2000 eine vielseitig anpassbare Lösung, die sich mit wachsender Mitarbeiterzahl skalieren lässt. Grundmodul ist die Zeiterfassung, darauf lassen sich weitere Module, etwa für die Zutrittskontrolle oder die Auftragszeiterfassung, erweitern. Die Software wird auf dem Unternehmensserver installiert. Auch für die mobile, webbasierte Zeiterfassung via Smartphone hat PGS-Produkte im Angebot. Ausserdem sind Schnittstellen zu Software aus dem Bereich Lohnbuchhaltung oder Produktionsplanung erhältlich. Die Preise beginnen bei 900 Franken. Dafür erhält man das Grundmodul Zeiterfassung für bis zu 10 Mitarbeiter. zeiterfassung.timesoft.ch
Actatek Terminals
Das Luzerner Unternehmen PGS vertreibt auch die Terminals von Actatek. Diese werden für Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sowie die -Betriebsdatenerfassung genutzt und lassen sich bei Bedarf mit der komplexen Software-Lösung von PGS verbinden. Die Geräte sind in verschiedenen Varianten erhältlich, unter anderem mit klassischer Zahlencode-Eingabe, Kartenleser oder auch mit Fingerprint-Sensor. Die integrierte Software der Terminals ist via Internet über Webbrowser ansteuerbar, die Daten werden verschlüsselt übertragen. Je nach Ausstattung liegen die Preise zwischen 400 und 1600 CHF. actatek.ch
Admia Solutions Chrono
Der Anbieter Admia Solutions aus Hohenrain liefert mit Chrono ein System, das neben der einfachen Zeiterfassung auch viele Funktionen für das Planen und Analysieren von Präsenz- und Auftragszeiten bietet. Der Absenzplaner von Admia ist als Standard-, Professional und Enterprise-Version erhältlich. Die Standardversion beschränkt sich auf Basisfunktionen der Zeiterfassung inklusive Jahresauswertung, berücksichtigt dabei aber schon die unterschiedlichen Zeitmodelle der Mitarbeiter sowie Ferientage und Absenzen. Die Professional- und Enterprise-Varianten bieten weitergehende Funktionen wie Betriebsdaten-analysen oder die Auswertung von Aufträgen und Projekten. Auch eine mobile App ist erhältlich. Diese gibt es für Smartphones oder Tablets (sogar für das weniger verbreitete Windows Phone). Die Standardversion für kleine Betriebe mit maximal 10 Mitarbeitern kostet 495 Franken, die Professional-Variante ist ab 995 Euro zu haben. admia.ch/admia-chrono.html
Admia Solutions Terminal 4000
Multifunktionales Terminal mit Touch-Bedienung, das mit der Software-Lösung Admia Chrono zusammenarbeitet. Das Terminal sammelt unter anderem Präsenzzeiten, speichert Daten zu Aufträgen und Projekten und erfasst auch Absenzen. Der Datenaustausch mit Chrono erfolgt über die Netzwerk-Verbindung. Das Terminal kostet 1990 Franken. admia.ch/terminal-office.html
Bexio
Die Software von Bexio aus Rapperswil ist cloudbasiert. Der Zugriff erfolgt über den Browser. So nutzt man jedes Gerät mit Internetanschluss für die Zeiterfassung. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der Schweiz gespeichert. Die Zeiterfassung ist Teil einer umfangreichen Software-Lösung, die auch Funktionen wie Kontaktverwaltung, Buchhaltung, Angebots- und Rechnungserstellung, Produktverwaltung und Banking umfasst. Damit eignet sich die Software für kleinere Unternehmen oder Startups, die von Anfang an alle wesentlichen Aufgaben mit einem Produkt abdecken wollen. Die Preise beginnen bei 29 Euro monatlich (exkl. Mehrwertsteuer) für die Basisversion.bexio.com
Calitime
Die Calitime AG aus Schenkon gehört seit Jahrzehnten zu den etablierten Anbietern bei der Zeiterfassung. Die Software-Lösung kümmert sich um Zutrittskontrolle, Personaleinsatzplanung, Betriebsdaten und Projektzeiterfassung. Bei der Zeiterfassung mittels Terminal beherrscht Calitime auch fortgeschrittene Funktionen und berechnet beispielsweise Schichtzulagen oder Überzeiten. Die Daten sind zur Auswertung in Office-Programme wie Excel oder Word exportierbar. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten auch ohne Terminal direkt an einem Windows-PC über das sogenannte «Soft Terminal» buchen. calitime.ch/content/zeiterfassung
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