Clevere Helfer im Job

In der modernen Bürowelt mit all den schicken Tablet-PCs und Smartphones sind sie etwas in Vergessenheit geraten: Diktiergeräte. Dabei sind die Geräte enorm praktisch. Mit ihnen kann man Sprachnotizen aufnehmen, Meetings aufzeichnen – und natürlich diktieren.

Längst sind die Geräte im Digitalzeitalter angekommen. Die Klangqualität ist heute deutlich besser, die Aufnahmedauer viel länger und die Diktiergeräte lassen sich an den PC anstöpseln. So kann man die Diktate abtippen (transkribieren) oder durch Spracherkennungs-programme in Text umwandeln lassen. Zudem sehen die meisten digitalen Recorder richtig cool aus. Vom altbackenen Touch der band-betriebenen Stenorette ist nichts mehr zu spüren. Das Beste daran: Man kann Texte vorbereiten, ohne am PC sitzen zu müssen.

Pause bei Schweigen

Wer einen mobilen Recorder anschaffen will, hat die Auswahl aus vier Geräteklassen. Am preiswertesten sind die Voice Recorder für Sprachmemos. Sie sind klein, leicht und einfach zu bedienen. Die Klangqualität ist eher bescheiden, reicht für Sprachmemos aber aus. Besseren Sound und mehr Funktionen bieten die klassischen Diktiergeräte. Mit ihnen kann man die Diktate beispielsweise im Gerät editieren, also einzelne Passagen löschen oder neu einsprechen. Die interessanten Momente markiert man während der Aufnahme per Tastendruck und findet sie später beim Abhören sofort wieder. Auch die Aufnahmecharakteristik des Mikrofons ist einstellbar. Wenn man zum Beispiel über eine Messe läuft, stellt man das Mikrofon auf «eng», dann nimmt es nur die eigene Stimme auf, Hintergrundgeräusche werden ausgeblendet. Das funktioniert verblüffend gut.

Bei einer Sitzung dagegen stellt man das Mikrofon auf «weit». Es zeichnet dann alle Sprecher rund um den Tisch auf. Wichtig ist auch die USB-Buchse. Damit schliesst man das Diktiergerät an PC oder Notebook an und überträgt die Audiodaten. Dort kann man sie bearbeiten, also beispielsweise durch Spracherkennung in Text umwandeln lassen. Daneben verfügen gute Diktiergeräte über Anschlüsse für Mikrofon und Kopfhörer. Vor allem der Anschluss eines externen Mikros ist eine feine Sache. Das Mikro wird an die Jacke geklemmt, das Diktiergerät bleibt in der Tasche. So können Sie etwa die Regale im Lager inspizieren, Kommentare dazu abgeben und haben immer noch beide Hände frei.

Besonders sinnig ist die Funktion Voice-Aktivierung. Die Aufnahme macht eine Pause, wenn man gerade nichts sagt, und startet beim Sprechen wieder. So kann man beim Diktat Denkpausen einlegen, ohne dass deshalb minutenlang nur Stille und gelegentlich ein mysteriöses Rascheln auf dem Band wäre, weil man sich gerade ein Hustenbonbon aus der Tasche gefischt hat.

Wer Wert auf besonders guten Klang legt, sollte sich die hochwertigen Audiorecorder ansehen. Damit lassen sich etwa Podcasts für den Webauftritt der Firma oder Interviews und sogar Liveaufnahmen von der Rock-Band bei der Firmenfeier produzieren. Mikrofonanschluss und viele Einstellmöglichkeiten gehören hier zur Standardausstattung. Für Diktate sind die Geräte auch einsetzbar, allerdings sind sie deutlich schwerer und unhandlicher als die kompakten Diktiergeräte. Zudem benötigt die Technik eine gewisse Einarbeitungszeit.

Hände frei dank Fussschalter

Wenn Sie Diktate in Text umwandeln und geordnet abspeichern wollen, empfiehlt sich unter Umständen die Anschaffung eines Komplett-Sets. Das besteht aus dem Diktiergerät, einer speziellen Software, Kopfhörer und Fussschalter. Mit der Software lassen sich die Aufnahmen nicht nur abspeichern und verwalten, sie dient auch als Audio-Player. Mit dem Fussschalter werden Funktionen wie Start, Stopp oder Pause ausgelöst. Die Hände bleiben dabei auf der Tastatur. Auf diese Weise lässt sich das Diktat relativ zügig transkribieren. Noch bequemer sind Sets, die das Aufnahmegerät mit einer Sprach-erkennungssoftware wie Dragon Naturally Speaking kombinieren. Die Aufnahme wird auf den PC übertragen und die Spracherkennung wird gestartet. Dann kann man zusehen, wie der Text, wie von Geisterhand geschrieben, Zeile für Zeile auf dem Bildschirm entsteht.

Eigentlich braucht man nicht mal ein Diktiergerät. Sie haben schon eines, Ihr Smartphone nämlich. Bei aktuellen Modellen ist eine Aufnahmefunktion normalerweise schon ab Werk dabei. Die Diktier-Apps gibt es für alle mobilen Betriebssysteme, egal ob iPhones, Android-Handys, Handys mit Windows Phone oder Blackberry. Andernfalls kann man sich eine solche App von Apple iTunes oder Google Play herunterladen. Zumindest zum Ausprobieren ist das Diktat via Smartphone eine Alternative. Wer regelmässig diktiert, benötigt aber auf Dauer doch ein vernünftiges Aufnahmegerät.

Eine kleine Hürde gibt es aber doch. Ebenso wie die Diktiergeräte gehört auch das spontane Sprechen druckreifer Texte zu den Kulturtechniken der Bürowelt, die ein bisschen in Vergessenheit geraten sind. Manche benötigen hier wieder ein bisschen Übung. Doch, wer sich einmal daran gewöhnt hat, wird den coolen kleinen Hightech-Helfer nicht mehr missen wollen.