CEO-Mindset für Assistenzkräfte

«Ich möchte nur noch Mini-Unternehmerinnen und -unternehmer in meinem Team.» Dieser Satz einer ehemaligen Chefin hat meine Sichtweise geändert. Dahinter steckt ein klares Prinzip: Assistenzen und Teammitglieder, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen im Sinne des Unternehmens treffen, sind mehr als eine Unterstützung, sie sind Partnerinnen und Partner auf Augenhöhe. 

In der Zusammenarbeit mit Führungskräften zeigt sich immer wieder: Wenn Assistenzen Zusammenhänge verstehen, Ziele einordnen und proaktiv handeln, entsteht ein anderes Miteinander. Weniger Zuarbeit, mehr Mitgestaltung. Genau das steckt hinter dem Begriff CEO-Mindset. 

Dieses ist keine Frage der Position, sondern der inneren Haltung. Es beschreibt eine Denkweise, bei der unternehmerisches Verständnis, Eigenverantwortung und Weitblick zusammenspielen. Die eigene Rolle wird dabei bewusst als wichtiger Teil des Unternehmens verstanden – nicht als blosse ausführende Kraft. 

Dabei geht es nicht darum, die Entscheidungen der Führungskraft zu ersetzen. Vielmehr darum, Entscheidungen besser einordnen, vorbereiten und mittragen zu können. Wer weiss, welche Ziele verfolgt werden, handelt automatisch anders und überlegt lösungsorientiert sowie mit Blick auf das Ganze. 

Diese Prinzipien machen den Unterschied 

Ein CEO-Mindset zeigt sich nicht in der Jobbeschreibung, sondern im Arbeitsalltag. Fünf Prinzipien sind dabei besonders hilfreich:  

1. Strategisch denken. Es reicht nicht, To-dos abzuarbeiten. Wer strategisch denkt, erkennt, welche Aufgaben wichtig sind und welche nur dringend wirken. Prioritäten richten sich nach Zielen, nicht nach Lautstärke.  
2. Verantwortung übernehmen. Ownership bedeutet, nicht ständig nachzufragen, sondern selbst Entscheidungen im eigenen Rahmen zu treffen. Das schafft Vertrauen und entlastet alle Beteiligten.  
3. Unternehmerisch handeln. Wer wie eine Unternehmerin oder ein Unternehmer denkt, wägt Aufwand und Nutzen ab. Es geht um Wirkung, nicht um Perfektion. Auch kleinere Entscheidungen können grosse Auswirkungen haben.
4. Vorausschauend arbeiten. Nicht alles muss sofort sein, aber vieles sollte frühzeitig gedacht werden. Wer Trends erkennt, Abläufe verbessert oder Engpässen vorbeugt, sorgt für Stabilität im Alltag.  
5. Klar kommunizieren. Ein CEO-Mindset braucht Offenheit, auch in der Sprache. Einschätzungen teilen, Rückfragen stellen, eigene Perspektiven einbringen: So entsteht echte Zusammenarbeit auf Augenhöhe. 

Solche Prinzipien lassen sich auf viele Bereiche übertragen, ob in der Projektarbeit, im Office Management oder bei der Kommunikation mit Stakeholdern. Wer beispielsweise beim Terminmanagement nicht nur koordiniert, sondern im Blick hat, welches Meeting strategisch sinnvoll ist oder was entfallen kann, handelt bereits mit CEO-Mindset. Es geht darum, den eigenen Spielraum bewusst zu nutzen – im Kleinen wie im Grossen. 

Mini-Unternehmertum 

Zurück zu den Mini-Unternehmerinnen und -unternehmern: Die Aussage hatte Folgen, die zu mehr Effektivität und Effizienz geführt haben, denn Entscheidungen konnten eigenständig getroffen werden. Zudem wurden Prozesse gestaltet und Verantwortung schrittweise erweitert. Die Assistenz war nicht bloss unterstützend tätig, sondern gestaltete aktiv mit.  

Das Vertrauen war so gross, dass selbst bei Abwesenheit der Führungskraft die Arbeit weiterlief, Entscheidungen vorbereitet oder direkt getroffen wurden. Dieses Mass an Eigenverantwortung brachte Entlastung und gleichzeitig eine hohe Sichtbarkeit der Assistenzrolle im Unternehmen. 

Zusammenarbeit braucht Klarheit 

Damit ein CEO-Mindset gelebt werden kann, braucht es Klarheit: Was ist gewünscht? Was ist möglich? Was passt zur Organisation? Diese Fragen gehören nicht nur auf die Agenda der Führungskraft. Auch Assistenzen können (und sollten) sie stellen. 

In der Beratung zeigt sich oft: Wenn Assistenzen und Führungskräfte gemeinsam reflektieren, welche Verantwortung übertragbar ist, verändert sich vieles. Die Zusammenarbeit wird klarer, Aufgaben werden bewusster delegiert, und beide Seiten gewinnen an Handlungssicherheit. Solche Gespräche wirken wie ein Katalysator für Entwicklung und können helfen, alte Muster zu lösen. 

Wichtig ist, dass wir auf die Persönlichkeiten unseres Gegenübers und uns selbst schauen. Nicht jede Führungskraft ist bereit, Verantwortung abzugeben. Und nicht jede Assistenz möchte mehr Verantwortung übernehmen. Beides ist legitim. Doch wo Offenheit herrscht, entstehen neue Spielräume: für Rollenentwicklung, Vertrauen und gemeinsame Ziele.

Der nächste Schritt beginnt im Kopf 

Ein CEO-Mindset braucht keine neue Stellenbeschreibung, aber eine bewusste Entscheidung: für mehr Verantwortung, für unternehmerisches Denken und für eine aktive Rolle im Unternehmen. Wer Zusammenhänge versteht, Prioritäten im Sinne der Unternehmensziele setzt und eigenständig handelt, gestaltet den Arbeitsalltag wirksam mit. 

Ein möglicher Anfang: sich im Laufe der nächsten Woche bewusst zwei Situationen herausgreifen, in denen Entscheidungen getroffen werden. Und sich fragen:  

Welche Entscheidung zahlt auf das grosse Ganze ein?  Wie würden Unternehmerinnen oder Unternehmer handeln?  

So entsteht Schritt für Schritt ein neues Selbstverständnis. Nicht als «helfende Hand», sondern als strategischer Teil des Ganzen.