Alles im Rahmen

Spesen können bei Geschäftsreisen rasch in die Höhe schnellen. Fährt eine Mitarbeiterin für ein geschäftliches Meeting zum Beispiel mit ihrem Privatauto von Zürich nach Genf, muss sie für einen Weg 280 Kilometer zurücklegen. Das kostet den Arbeitgeber bei 80 Rappen Spesen pro Kilometer 448 Franken für die Hin- und Rückfahrt. Zudem ist die Versicherungsfrage oft nicht geklärt. Was passiert bei einem Unfall, wenn die Mitarbeiterin für ihr Fahrzeug keine Vollkaskoversicherung abgeschlossen hat und einen hohen Selbstbehalt abdecken muss? 

 

 

Mietet man hingegen für dieselbe Strecke einen Mietwagen, kann man Kosten und Risiken entgehen. Gewisse Mietwagenanbieter offerieren Fahrzeuge für 24 Stunden mit Vollkasko schon ab 85 Franken. Rechnet man dann noch das Benzin hinzu, bezahlt der Arbeitgeber vielleicht noch 150 Franken – etwa ein Drittel der Spesen des vorangehenden Beispiels. Und die lästige Kostenfrage bei einem Unfall erledigt sich ebenfalls: Gewisse Anbieter bieten die Streichung des Selbstbehalts für 25 Franken am Tag. 

 

Rhea Schweizer, Assistentin bei Hays, einem international tätigen Personalvermittlungsunternehmen, ist zuständig für Geschäftsreisen des Standorts Zürich. «Pro Woche buchen wir drei bis vier Mietwagen, wenn ein Meeting mit dem ÖV schwer oder mit dem Auto schneller erreichbar ist», sagt die 23-Jährige. In Zürich hat das Unternehmen keinen Bedarf für gekaufte oder geleaste Fahrzeuge für die über 60 Mitarbeiter. Weshalb auch? Mit ein paar Klicks können kurzfristig beliebig viele Fahrzeuge nach Mass gemietet werden. 

 

Ein Punkt spricht aber immer noch gegen eine klassische Fahrzeugmiete. Jeder, der schon einmal in den Ferien oder für einen Tagesausflug einen Mietwagen gebucht hat, dürfte wissen, dass Mietwagenanbieter gewöhnlicherweise keine fixen Konditionen anbieten, sondern sich nach Angebot und Nachfrage richten. Dass kann gerade in der Hochsaison ärgerlich sein und ist für Unternehmen, die gerne eine vorausschauende Preiskalkulation betreiben, nicht attraktiv. Deshalb offerieren die meisten Mietwagenfirmen den Unternehmenskunden Rahmenverträge, die eine Preisstabilität über eine bestimmte Dauer garantieren. Zudem verbessern sich die Mietkonditionen mit einer höheren Anzahl Mieten.

 

Gerade Klein- und Mittelunternehmen machen jedoch keinen Gebrauch vom Angebot der Fahrzeugverleiher. Weshalb das so ist, weiss Roberto Delvecchio, Direktor der Sales- und Marketingabteilung von Hertz. «Kleinunternehmen fehlt leider oft das Know-how in diesem Bereich.» Die Unternehmer würden keine richtige Vollkostenrechnung machen. «Gewisse Kunden argumentieren dann, dass sie ein Leasing monatlich genau gleich viel kosten würde wie die Fahrzeugmiete», weiss Delvecchio, der seine Karriere bei Hertz vor zehn Jahren begann. «Dann erkläre ich, dass sie die Kosten für Reparaturen, die Wartung und den Preisaufschlag bei einem vorzeitigen Vertragsrücktritt nicht einberechnet haben.»

 

 

Ein weiterer Vorteil eines Rahmenvertrags: Braucht man ein Fahrzeug kürzer als gedacht oder möchte ein anderes, bezahlt man im Gegensatz zu einem Leasingvertrag keinen Aufpreis. Delvecchio erlebte 2008 während der Wirtschaftskrise, dass es in finanziell schwierigen Zeiten von Vorteil sein kann, wenn zumindest ein Teil der Fahrzeugflotte dynamisch ist, also aus Mietwagen besteht. «Ein Mindestanteil von 20% ist empfehlenswert», rät Delvecchio. Das gelte gleichermassen für Kombis wie für Nutzfahrzeuge.

 

Ein Rahmenvertrag mit einem Mietwagenanbieter lohnt sich also in vielerlei Hinsicht. Die Kosten für Unterhalt, Parkplatz und Verwaltung fallen weg. Der Arbeitgeber bezahlt nur für den tatsächlichen Gebrauch der Fahrzeuge und finanzielle Streitigkeiten bei einem allfälligen Unfall erübrigen sich elegant bei einer Vollkaskoversicherung ohne Selbstbehalt. 

Einige Punkte gilt es beim Abschluss eines Rahmenvertrags dennoch zu beachten. Sind bei der Vollkaskoversicherung Schäden an Reifen und der Windschutzscheibe einbegriffen? Ist die Kilometeranzahl unbegrenzt? Eine Auswertung der Angebote von fünf der grössten Anbieter zeigt die Unterschiede.