8.30 Uhr bei CH Media in Aarau. Im weitläufigen Gebäudekomplex im Aargauer Industriequartier liegt an diesem Morgen eine angenehme Ruhe in der Luft, ein Kontrast zum emsigen Treiben, das später folgen wird. Eine Moderatorin von Radio Argovia ist bereits live auf Sendung, und auch unsere Porträtkandidatin Rahel Wipfli hat ihren Arbeitstag längst begonnen. Seit 6.15 Uhr ist sie vor Ort, und sie empfängt uns mit einem strahlenden Lächeln. Die Assistentin von CEO Michael Wanner ist eine überzeugte Frühaufsteherin. «Ich schätze es, den Tag strukturiert und in Ruhe zu beginnen. Vor allem, da viele Aufgaben im Laufe des Tages spontan aufkommen», sagt sie. Doch genau das mache für sie den Reiz ihres Berufs aus: die Abwechslung. «Mir gefällt es, eng mit Menschen zusammenzuarbeiten, Verantwortung zu übernehmen und vorausschauend dafür zu sorgen, dass Abläufe reibungslos funktionieren – am besten, bevor überhaupt ein Problem entsteht.»
Was sie alles auf Trab hält? «Das Tagesgeschäft des CEO, und aktuell bin ich zusätzlich in die Organisation der Strategie-Retraite sowie unseres Mitarbeitenden-Events involviert», sagt Rahel Wipfli. Eine grosse Aufgabe, denn CH Media beschäftigt rund 1800 Mitarbeitende. Doch damit nicht genug: Gemeinsam mit ihrem Chef arbeitet sie derzeit daran, die Prozesse und Strukturen im CEO Office zu optimieren. Ein Vorhaben, das sie eigentlich bei ihrem Stellenantritt 2023 in Angriff nehmen wollte, das aufgrund von Veränderungen im Unternehmen jedoch vorerst in den Hintergrund rückte. Das holen die beiden nun nach.
«Nicht nur die Medienbranche befindet sich im Wandel. Man muss sich immer wieder neu erfinden und Innovationskraft gezielt nutzen, um sich weiterzuentwickeln», erklärt sie. Das sei nicht immer einfach, doch genau dieser Wandel bringe eine besondere Dynamik mit sich. «Vor allem aber ist es eine Branche, in der Menschen mit echter Leidenschaft für ihr Produkt arbeiten. So auch wir. Deshalb packen wir die Optimierung jetzt an», sagt Wipfli entschlossen. «Ich trage im dynamischen Alltag viele Hüte, umso wichtiger ist es jetzt, klare Strukturen zu schaffen, Prioritäten zu setzen und das CEO Office gezielt weiterzuentwickeln.»
Unterstützung erhält die engagierte Assistentin von ihrem Chef, CH Media CEO Michael Wanner, der wenige Monate vor ihr seine Position bezog und das Unternehmen in fünfter Generation der Verlegerfamilie führt. Besonders schätzt sie an ihm seine Authentizität, Ruhe und Sachlichkeit. «Wir haben einen sehr guten Austausch, und er lässt mir viel Freiraum in der Gestaltung meiner Arbeit.» Ein weiterer zentraler Faktor: das gegenseitige Vertrauen. Auch Wanner weiss die Zusammenarbeit mit Wipfli zu schätzen. Besonders imponieren ihm ihre Lösungsorientierung, ihre positive Grundhaltung und die Leidenschaft, mit der sie ihren Job ausübt. «Es ist etwas, das viele von uns hier verbindet. In der Medienbranche braucht es Leidenschaft und Flexibilität im Denken», sagt Wipfli.
Meine Wahl
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Foto: Aniela Lea Schafroth
Haptische Zeitung oder digitale App?
Beides hat seinen Reiz. Tatsächlich bin ich eher digital unterwegs und lese die Publikationen von CH Media – vor allem «watson». Dennoch schätze ich ab und an auch die Haptik einer gedruckten Zeitung.
Podcast oder Hörbuch?
Definitiv Podcast! Ich höre querbeet, am liebsten True Crime. Besonders mag ich «Mordlust» und «Puppies and Crime», gefolgt von «Zeit Verbrechen». Auch die Assistenz-Formate von Diana Brandl und Isabel von zur Gathen gehören zu meinen Favoriten.
Französisch oder Englisch?
Ganz klar Englisch! Damit komme ich problemlos durch den Alltag.
Frühaufsteherin oder Nachteule?
Ich bin eine Frühaufsteherin. Oft bin ich schon um 6.30 Uhr im Büro. Die frühen Stunden schätze ich besonders, weil ich dann ungestört arbeiten kann.
Restaurant oder selber kochen?
Kochen ist ein grosses Hobby. Zuhause experimentieren mein Mann und ich gern mit Rezepten. Im Restaurant bevorzuge ich kreatives Fine Dining, das ich zu Hause nicht immer ganz so einfach nachkochen kann. Unsere Küche ist jedoch voll ausgestattet – vom Sous-vide-Garer bis zum Beefer.
Via Detailhandel in die Assistenz
Rahel Wipfli brennt für ihren Beruf als Assistentin. Ein Weg, den sie nicht geradlinig, sondern über einige Umwege gefunden hat. Ihre berufliche Laufbahn beginnt die heute 40-Jährige im Detailhandel in Zug. Anfangs wenig begeistert von administrativen Computertätigkeiten – «eigentlich wollte ich Automechanikerin werden» –, entdeckt sie nach und nach ihre Freude an der Büroarbeit und der Organisation. Nach ihrer Lehre wechselt sie 2004 zu einem IT-Unternehmen in Baden. «Dort konnte ich enorm wachsen – persönlich wie fachlich», erinnert sie sich. Mit Weiterbildungen zur Informatik-Anwenderin SIZ II und zur Sachbearbeiterin Personalwesen schärft sie bereits früh ihr berufliches Profil.
Mitte zwanzig strebt Rahel Wipfli den nächsten Karriereschritt an: «Ich wollte Erfahrung in einem internationalen Unternehmen sammeln und bewarb mich bei PricewaterhouseCoopers in Basel.» Die engagierte Powerfrau überzeugt und startet in einem englischsprachigen Umfeld. «Es war eine spannende Zeit. Nebenbei absolvierte ich die Weiterbildung zur Direktionsassistentin und sah darin die perfekte Chance, in diesen Beruf einzusteigen.» 2010 sieht sie eine Stelle als Office-Managerin für ein digitales Ringier-Projekt im Bereich Mobile Payment, bewirbt sich und beginnt dort zu arbeiten. «Doch nach wenigen Monaten wurde das Projekt wieder eingestellt, und ich erhielt die Chance, intern zu wechseln und als Assistentin für die Konzernleitung zu arbeiten.»
Die Assistenz als Berufung
Ab diesem Zeitpunkt steht für Rahel Wipfli fest: «Die Assistenz ist mein Weg». Was sie an diesem Beruf so fasziniert? «Die Position erfordert Vielseitigkeit, Weitblick und Anpassungsfähigkeit. Besonders spannend finde ich die Einblicke in strategische Abläufe und die Chance, im Hintergrund wirkungsvoll zu unterstützen.» 2014 verlässt die mittlerweile 30-Jährige den Ringier-Verlag für einen kurzen Abstecher und vertieft in dieser Zeit ihre Expertise in Marketing, bevor sie von ihrem ehemaligen Chef zurück zu Ringier geholt wird. Doch als sie ihre neue Stelle antritt, ist dieser bereits nicht mehr im Unternehmen. Umstrukturierungen haben die Organisation verändert. So kommt es, dass Wipfli direkt im CEO Office einsteigt.
Rahel Wipfli hinterlässt offenbar Eindruck. Das zeigt sich einmal mehr, als ihr Telefon ein paar Jahre später erneut klingelt. Am anderen Ende der Leitung ist eine ehemalige Chefin, die mittlerweile für die Binelli Group tätig ist. Sie holt Wipfli ins Unternehmen, das sich gerade in einer tiefgreifenden Umstrukturierungsphase befindet. «In dieser Phase vertraute meine Chefin auf meine Erfahrung und meine Persönlichkeit – wir waren ein starkes Team, und ich konnte sofort Verantwortung übernehmen und spürbar entlasten», erzählt Wipfli. Nebst klassischen Assistenzaufgaben übernimmt sie Kommunikationsaufgaben, leitet Digital- und Marketingprojekte und organisiert Kunden- sowie Mitarbeitenden-Events. Als das Budget für ein Intranet gestrichen wird, entwickelt sie kurzerhand selbst eines, die nötigen IT-Skills eignet sie sich autodidaktisch an. Später übernimmt sie die Leitung der Kommunikation und verantwortet die interne und externe Unternehmenskommunikation.
Von der Luftfahrt zurück in die Medien
Nach vier Jahren in der Autobranche verspürt Rahel Wipfli erneut den Wunsch nach einer neuen Herausforderung. 2021 wird sie via Headhunterin Elke Rottmann auf eine spannende Position aufmerksam: Head of CEO Office und Executive Assistant für den CEO bei der Airline Assistance Switzerland AG am Flughafen Zürich. «Ein visionärer Chef und ein tolles Team. Das Unternehmen hatte eine Start-up-Dynamik und wuchs trotz Corona-Krise schnell», erinnert sie sich. «Es war spannend, in dieser Phase europaweit an unseren Flughäfen unterwegs zu sein und am Erfolg des Unternehmens mitzuwirken.» Nach einiger Zeit verlagert Wipfli ihren Fokus wieder stärker in die Schweiz. Als sie durch ihr Netzwerk auf die offene Stelle bei CH Media aufmerksam gemacht wird, zögert sie nicht – «und nach einem Gespräch vor Ort hatte ich den Job».
«Seit Juli 2023 bin ich nun Assistentin bei CH Media, und die Zusammenarbeit mit dem CEO funktioniert hervorragend», sagt sie. Die beiden setzen auf eine klare, direkte Kommunikation: «Wir haben regelmässige Update-Calls oder Meetings und kommunizieren effizient über WhatsApp – das hat sich bewährt, und wir sind ein eingespieltes Team.» Rahel Wipfli legt auch grossen Wert auf den Dialog im Assistenzteam bei CH Media. Nach ihrem Start initiierte sie ein regelmässiges Format, um den Informationsfluss zu verbessern und die Zusammenarbeit zu stärken. «Ein gutes Assistenzteam lebt vom gegenseitigen Austausch», sagt sie. Auch ausserhalb des Unternehmens pflegt sie aktiv Kontakte innerhalb der Assistenz-Community – aus Überzeugung. «Wir können nicht nur fachlich viel voneinander profitieren. Je besser wir vernetzt sind, desto wirkungsvoller und sichtbarer werden wir.»
Wenn die engagierte Assistentin nicht arbeitet, plant Rahel Wipfli ihre nächsten Reisen oder bringt mit Aquarellfarben ihre Kreativität auf die Leinwand. Ihre freie Zeit verbringt sie auch gern mit ihrem Mann, mit dem sie seit zwei Jahren verheiratet ist. «Da wir beide beruflich viel unterwegs sind, schätzen wir unsere gemeinsame Zeit umso mehr – sei es auf Reisen oder als leidenschaftliche Gastgeber für Familie und Freunde.» Richtig gehört: Auch in der Küche geht Wipfli mit viel Hingabe ans Werk.
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Foto: Aniela Lea Schafroth