Checkliste

So klappt's mit der Messeplanung

Einen Messeauftritt zu organisieren bedeutet viel Arbeit. Damit nichts vergessen geht, die praktische Moneypenny-Messe-Checkliste.

1.    Entscheidung über Teilnahme:

  • Kontaktaufnahme mit Veranstalter
  • Informationen und Unterlagen besorgen
  • Messe prüfen: Eigene Kriterien erstellen und überprüfen, Erfahrungsberichte einholen und auswerten
  • Ermittlung des Budgets
  • Budget-Genehmigung
  • Anmeldung Messeteilnahme

2.    Zieldefinitionen:

  • Unternehmensziele
  • Marketingziele
  • Vertriebsziele

3.    Halle und Standort wählen:

  • Standart wählen: Reihenstand, Eckstand, Kopfstand, Blockstand/Inselstand oder Pavillon? Kosten bei verschiedenen Anbietern vergleichen
  • Standgrösse wählen: 
abhängig von den Aktivitäten, Produkten, Zielen und vom Budget
  • Standfläche wählen: Aufmerksamkeit der Messebesucher nimmt ab, deshalb immer Stand im 1. Drittel buchen
  • Rechte Seite in Laufrichtung wird mehr beachtet, also diese wählen
  • Gibt es Besuchermagnete (WC, Bar, Restaurant)?
 Nicht neben oder gegenüber von direkten Konkurrenten
, nicht zwischen zwei grosse Stände oder neben einen sehr grossen Stand
  • Lagerfläche disponieren
  • Infrastruktur klären und reservieren
: Stromanschlüsse
, Wasser/Abwasser
, Telefonanschlüsse/Internet
, Druckluft
, Installationen, Parkplätze, Eintrag ins Messeverzeichnis, Boden/Wände des Standes, 
Bewachung, Reinigung, Parkplätze, Aussteller- und Besucherausweise etc.
  • Genau prüfen, was im Vertrag enthalten ist und was nicht.
  • Reservierung 6 Monate vor Messebeginn vornehmen!

4.    Messekonzept:

  • Dienstleister auswählen
  • Messekonzept basierend auf den Zielen und Zielgruppen des Messeauftritts entwickeln
  • Konzentration auf Ausstellungsexponate und Neuheiten: Detaillierte Auswahl der Produkte/Dienstleistungen
, Prioritäten setzen
, Weniger ist mehr: Auf ein Produkt oder eine Produktkategorie konzentrieren, der Rest läuft nebenbei
  • Standaktivitäten festlegen: je nach Bedarf (audiovisuelle) Präsentationen, Testgeräte, Animation, Wettbewerbe, Vorführungen, Vortäge, etc.
  • Besucherbetreuung

  • Standbewirtung

5.    Standbau:

  • 
Auswahl Messebauer
  • Festlegung Architektur
  • Detailplanung
  • Exponatplanungen: Einrichtungsgegenstände für Produkte planen
  • Aktivitätsplanung: Einrichtungsgegenstände für Programm planen
  • Sonstige Einrichtungsgegenstände
  • Servicebestellung bei Messegesellschaft (siehe 3.)
  • Zuteilung der Anschlüsse
  • Dekoration

6.    Organisation von Transport und Verpackung

  • Transport für Stand, Standeinrichtung, Präsentationsmaterial, Werbematerial, Verkaufshilfen, Personal, etc.
  • Ankunft terminieren, von da ab rückwärts rechnen
  • Zollanmeldung prüfen und durchführen
  • Verpacken, transportieren
  • Rücktransport nicht vergessen!

7.    Versicherungen

  • zu versichernde Gegenstände und Personen benennen
  • Risiken definieren
  • Unternehmenseigene Versicherung:  Basisversicherung, Bruchversicherung
 (für Glas, Porzellan etc.), Transportversicherung, Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung
  • Versicherung beim Veranstalter: Basisversicherung, Bruchversicherung, Transportversicherung, Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung

8.    Personalplanung

  • Wer ist für was zuständig? Aufgaben innerhalb des Messeprojekts verteilen, Projektleiter/Standchef festlegen
  • 
Standpersonal (fachliche Experten) auswählen
  • Standpersonal (Service) auswählen
  • Personal für Besucherbefragung und Wettbewerbsbeobachtung auswählen
  • Verhaltens- und Bekleidungsvorschriften definieren
  • Verpflegungs-, Übernachtungs- und Parkmöglichkeiten klären und reservieren
  • Einsatzpläne erstellen
  • Konzept für Personalschulung vor der Messe erstellen

9.    Medientechnik

  • je nach Bedarf: Videotechnik, Lichttechnik, Audiotechnik, Eventtechnik
  • Dienstleister auswählen

10.    Catering

  • für Besucher und Personal planen
  • Auswahl der Speisen und Getränke
  • Speisekarten anfertigen wenn nötig
  • Dienstleister auswählen

11.    Organisation von Verkaufshilfen und Werbematerial

  • Kataloge, Prospekte, Preislisten, Broschüren, Bestellformulare, Standard-Offerten auswählen und in richtiger Menge produzieren
  • Ausreichend Visitenkarten für Standpersonal
  • Pressemappen
  • Werbegeschenke
  • Laptop mit Drucker

12.    Kommunikationsmassnahmen vor der Messe

  • Einladungsmanagement: Besuchereinladungen verschicken, Gratiseintritte verschenken, Gutscheinaktionen einlösbar am Messestand
  • Kommunikation auf dem Messegelände: 
Inserate, Mailings, Plakate auf Messegelände, Verkehrsmittelwerbung auf Gelände, Eintrag in Messekatalog
  • Pressearbeit:
 Vorberichterstattung in Zielgruppen-relevanten Medien
, Messehinweis in Anzeigen einbinden, Pressemappen erstellen, 
Pressefach, 
Neuheiteninformation, Fachpresseliste beschaffen, Pressekonferenz
- und Interviews terminieren, Eintrag in die Presse-Kontakt-Liste
, Nachberichterstattung in Zielgruppen-relevanten Medien

13.    Kommunikation am Stand sicherstellen:

  • Telefon und Internet am Stand
  • Telefonliste mit den wichtigsten Nummern: Lieferanten, Standpersonal

14.    Reiseplanung:

  • Anreise
  • Hotelbuchung
  • Abreise

15.    Organisation von Standaufbau und Einrichtung:

  • Aufbauplan anfertigen
  • Ankunftszeiten Einrichtung und Produkte überprüfen und abstimmen
  • Immer eine Zeitreserve einbauen für Unvorhergesehenes

16.    Kontrolle vor Messebeginn:

  • 
Standaufbau korrekt?
  • Einrichtung vorhanden und funktionstüchtig?
  • Produkte vorhanden und funktionstüchtig?
  • Technik vorhanden und funktionstüchtig?
  • Personal anwesend und vorbereitet?
  • Werbematerial und Verkaufshilfen vorhanden?
  • Snacks und Getränke vorhanden?
  • Kommunikationsmöglichkeiten gegeben?

17. Standabnahme und Messebeginn







 

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