Umfrage - Messeauftritte organisieren

«Immer gut: Bewegung am Stand»

Zwei Assistentinnen erzählen über ihre Messeerfahrungen und verraten, was gute Messeauftritte ihrer Meinung nach ausmachen.

Barbara Hunziker, Assistentin 
der Geschäftsleitung bei der Cafina AG:

«Ein- bis zweimal im Jahr betreue ich als Chefhostesse an den grossen Gastromessen unseren Stand. Wir präsentieren jeweils bis zu 20 Kaffeemaschinen, die alle in Betrieb sind und in tadellosem Zustand sein müssen. Unsere Firma arbeitet mit einer Vielzahl von Kaffeeröstern zusammen und bietet deren diverse Sorten an.

Meine Aufgabe ist es vor allem, dass sich die Besucher gut empfangen fühlen. Weil wir oftmals mit externen Hostessen zusammen-arbeiten, fungiere ich jeweils als Drehscheibe, da ich die Verkaufsgebiete und die entsprechenden Verkaufsberater gut kenne.

Passend zum Thema Kaffee bewirtschaftete ich unseren Stand letztes Jahr mit ein paar brasilianischen Hostessen. Wir leiten die Kunden dann jeweils an den zuständigen Verkaufsberater weiter und verwöhnen sie mit einem Kaffee, falls sie sich noch etwas gedulden müssen. Besucher an unseren Stand zu locken, ist nicht schwer, schliesslich braucht jeder an einer Messe irgendwann einen guten Kaffee. Zusätzlich zu unserer Bar bieten wir auf den 240 m2 auch eine Loungeecke und Tische, wo man sich auch mal hinsetzen und vom Messestress erholen kann. Letztes Jahr waren auch die brasilianischen Hostessen ein Magnet, wie man sich vorstellen kann.

Toll finde ich an Messen immer den Zusammenhalt zwischen den Ausstellern. Wenn wir am Morgen und im Laufe des Tages jeweils eine Runde Kaffee spendieren, kommt bestimmt am Abend vom Stand gegenüber ein Prosecco zurück. Das tröstet darüber hinweg, dass man eigentlich den ganzen Tag keine Zeit für eine Pause hat und einem die Füsse wehtun. Ich versuche zwar, das durch Schuhe wechseln oder Geleinlagen abzumildern, aber letztlich hilft das alles nur begrenzt. Daher gönne ich mir jeweils nach der Messezeit eine wohltuende Massage. Fünf Messetage am Stück sind neben dem sonstigen Büroalltag eine ziemliche Herausforderung, für mich ist aber die Messezeit trotzdem immer eine willkommene Abwechslung.»

Kathleen Kretzschmar, Assistentin Geschäftsbereichsleitung Fenster und Briefkästen bei der Ernst Schweizer AG:

«Bevor ich meinen aktuellen Job hatte, war ich Assistentin bei einer Baufirma und habe dort auch ein- bis zweimal pro Jahr Messeauftritte organisiert. Als Projektleiterin war ich für das ganze Paket verantwortlich: das Design des Standes, die begleitenden Marketingmassnahmen, die Einladung der Kunden an den Stand et cetera. Mein jetziger Arbeitgeber ist viel grösser und wir haben eine Marketingabteilung, die sich um Messeauftritte kümmert.

Beruhigend war für mich immer, dass es völlig egal ist, ob es sich um eine kleinere regionale oder um eine grosse internationale Messe handelt. Der Ablauf ist immer der gleiche.

Als eher schwierig hab ich es immer empfunden, sich mit allen Beteiligten auf ein Thema für den Messestand zu einigen. Natürlich hat da die Geschäftsleitung das letzte Wort, aber manchmal musste man dem Chef klar machen, dass sein Designwunsch vielleicht nicht mehr der modernste ist.

Spannend ist auch die Frage, zu welchem Zeitpunkt man die Standfläche am besten bucht. Entscheidend ist immer der Preis und der muss verhandelt werden: Manchmal fallen bei kleineren regionalen Messen die Preise, wenn man später bucht oder sich mit weniger hoch frequentierten Standplätzen zufrieden gibt. Aber wer zu lange wartet, bekommt eher einen schlechteren Platz. Da den richtigen Moment zu erwischen, ist nicht ganz einfach. Bei grossen Leitmessen sollte der Stand sogar am besten noch vor Ort für die kommende Messe reserviert werden, da die Standplätze sonst innerhalb kürzester Zeit vergeben sind.

Was mir an guten Messeständen immer -gefällt, ist Bewegung am Stand (durch sich -bewegende Exponate) und der Einsatz von -Medien jeder Art: dezente Musik, die im Hintergrund läuft, ein Bildschirm, auf dem zum Beispiel der Unternehmensfilm läuft oder grossflächige Bilder, die nicht überladen wirken. An Messen geht es darum, Emotionen zu vermitteln. Bei einer Hausbaufirma kann das beispielsweise das Gefühl von Wohnlichkeit sein, zum Beispiel durch ein Sofa und frische Blumen am Stand.

Ganz wichtig ist auch, dass die Verkäufer nicht einfach am Stand stehen bleiben, sondern sich auf der Messe bewegen und mit den Besuchern interagieren. Ausserdem lohnt es sich unter Umständen, einmal mit einem Kommunikationstrainer zu üben, wie man mit Menschen ins Gespräch kommt und freundlichen Smalltalk führt. Jeder weiss, dass das nicht immer leicht ist. Doch wer bei einer Messe punkten will, muss einen emotionalen Eindruck hinterlassen. Und das geht nur über den Menschen. Zu leicht rutschen Verkäufer an Messen in ihre Verkaufsrolle und flüchten sich ins Fachliche. Denn dort sind sie zweifelsohne gut. Doch an Messen sollten die Kunden nicht zu lange beraten werden, sondern es sollte lieber ein Fachgespräch zu einem späteren Zeitpunkt vereinbart werden, an welchem auch der Kunde ausreichend Zeit mitbringt. Was zählt, ist die Präsenz des Unternehmens auf der Messe und die Neugier des Kunden auf das kommende (vereinbarte) Gespräch.

Es macht auch keinen Sinn, immer den Fachkunden und den Endkunden zu unterscheiden. Letztlich sollte man immer versuchen,den Menschen anzusprechen und nicht die Funktion. Das Beste an der Messeorganisation: Das Riesenlob des Chefs, wenn alles gut über die Bühne gegangen ist.»

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Chefredaktorin HR Today

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