Assistenz 4.0

Was bringt die Zukunft?

Die Industrie 4.0 ist seit längerem in aller Munde. Es ist von Robotern die Rede, von sich auflösenden Arbeitsstellen und von Mitarbeitenden, die mit Computern kooperieren. Was bedeutet das für die Arbeitswelt?

Zusammenfassen lassen sich diese Trends unter dem Begriff Arbeit 4.0. Er steht für Visionen, Entwicklungen, Hoffnungen und Wünsche, aber auch für Veränderung und Angst. Routinearbeiten müssen nicht mehr länger von Menschen ausgeführt werden. Roboter entern unsere Arbeitsfelder und die Arbeitsverhältnisse verändern sich. Menschen werden immer mehr zu Erfahrungsträgern, Entscheidern und Prozessüberwachern. ­Die Kommunikations- und Informationstechnologien ermöglichen das ortsunabhängige Arbeiten. Assistenzen müssen heute häufig nicht mehr im Nebenzimmer ihrer Führungskraft sitzen, um ihren Job erledigen zu können. Dies bringt neue Freiheiten mit sich, öffnet das Feld aber auch für digitale Assistenzen – teilweise sogar aus anderen Ländern, die zu wesentlich günstigeren Konditionen arbeiten. Dass man sich bei dieser Ausgangslage vor der Zukunft fürchtet und Angst um seinen Job hat, ist verständlich. Falsch wäre jedoch, sich dagegen zu wehren. Denn wie auch bei den drei vorhergehenden industriellen Revolutionen lässt sich der Fortschritt nicht aufhalten. Er spart den Unternehmen zu viel Geld ein, um ignoriert zu werden. Ich habe Ihnen deshalb acht Punkte zusammengetragen, mit denen Sie sich davor schützen können, «wegdigitalisiert» zu werden. Oder wie es Alan Kay einst sagte: «Die Zukunft kann man am besten voraussagen, wenn man sie selbst gestaltet!»

1. Die Assistenz als ­Businesspartner/in

Hierarchien werden immer flacher, die Ansprüche vom Management an die Führungskräfte werden immer höher und die Veränderungsgeschwindigkeit in der Wirtschaft nimmt massiv zu. Auch mit der Konkurrenz aus dem Ausland steigt der Druck auf Schweizer Unternehmen und somit auf das Management zusätzlich. Das Management greift dabei auf ihre Helferlein zurück, um dem Druck gewachsen zu sein: die Assistenzen. So steigen auch die Ansprüche an diese linear mit denen an das Management. Umso wichtiger ist es, dass Sie die Kompetenzen haben, komplexe Aufgaben zu übernehmen – ansonsten sind Führungskräfte auf sich alleine gestellt. Sie haben die Möglichkeit, neue und wichtige Aufgaben in Ihrem Unternehmen zu übernehmen. Die Zeiten, in denen Sie für Ihre Führungskraft Kaffee kochen, sind nun definitiv vorbei. Werden Sie zum wichtigen Businesspartner. • Klären Sie mit Ihrer Führungskraft die Ansprüche, die an Sie gestellt werden. • Bauen Sie Ihre Kompetenzen in den Bereichen auf, in denen Ihre Führungskraft Unterstützung braucht.  

2. Vernetzen

Privat berühren wir unser Handy durchschnittlich 2500 Mal pro Tag. Wir vernetzen uns also tagtäglich etliche Male mit unserer Umwelt. Was wir privat schon lange machen, ist für viele Assistenzen im Beruf auch heute noch eine grosse Herausforderung. Die Vernetzung wird in Zukunft aber immer wichtiger. Um Ihrer Führungskraft auch künftig den Rücken optimal freihalten zu können, brauchen Sie Hilfe. Denn es ist auf lange Sicht schlicht nicht mehr möglich, alle Kompetenzen in einer Person zu finden. • Knüpfen Sie gezielt Kontakte, die Ihnen Mehrwert bringen. • Treten Sie einem Netzwerk bei und tauschen Sie sich mit Berufskolleginnen und -kollegen aus. • Nutzen Sie diese Kontakte, wenn Sie sie brauchen.

3. Organisator/in und Schnittstelle

Die Tendenz im Arbeitsmarkt zeigt in Richtung Spezialisierung. Mit zunehmendem Spezialisierungsgrad der Mitarbeitenden steigt auch die Anzahl Stakeholder, die es zusammenzubringen gilt. So wird auch die Assistenz zur Spezialistin/zum Spezialisten und zwar in der Organisation. Es liegt an Ihnen, die benötigten Kompetenzen für Ihre Führungskraft zu organisieren, sei es aus Ihrem Netzwerk oder aus Ihrem Mitarbeitendenstamm. Als primäre Ansprechperson tragen Sie die Werte Ihres Unternehmens gegen aussen und übernehmen so in der Schnittstellenfunktion eine wichtige Führungsaufgabe.

4. Soft Skills

Soft Skills sind Charaktereigenschaften und Fähigkeiten im Umgang mit Menschen. Soft Skills sind beispielsweise Empathie, Loyalität und die Kommunikationsfähigkeit. Sie sind es, die uns von Robotern und virtuellen Assistenzen wie Siri, Alexa oder Cortana unterscheiden. Die Assistenz ist auch heute schon oft «die gute Seele» des Unternehmens. Sie kennt die Anliegen der Geschäftsleitung und die der Mitarbeitenden und kann gekonnt vermitteln. Auf uns kommen Zeiten voller Veränderung und Umbruch zu, die ganz bestimmt nicht immer glatt verlaufen werden. Ihre Fähigkeiten als Mediator/in werden gefragt sein.

  • Entwickeln Sie nicht nur Ihre fachlichen Kompetenzen weiter, sondern auch Ihre sozialen.
  • Befassen Sie sich mit psychologischen Themen.
  • Unterstützen Sie die Führungskräfte im Change Prozess mit Ihren Soft Skills.

5. Nicht-KVP-Spirale

Wir sind gefangen – sie zieht uns immer weiter runter – die Nicht-KVP-Spirale hat die meis­ten von uns schon lange in ihren Klauen. Hört sich dramatisch an, aber das ist es auch, wenn man das ganze Thema näher betrachtet. KVP steht für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Damit ist gemeint, dass man Prozesse laufend prüft, sie hinterfragt und wenn notwendig anpasst. Die Spirale dazu, dies eben nicht zu tun, ist schnell erklärt: Sie haben keine Zeit, Ihre Prozesse zu optimieren, wodurch Sie im Arbeitsalltag noch weniger Zeit haben. Nichts dagegen zu tun, ist keine Option. Unternehmen müssen in der heutigen Zeit schlanke und effiziente Prozesse haben, um diese digitalisieren zu können. Denn ein schlechter Prozess ergibt auch einen schlechten digitalen Prozess. • Hinterfragen Sie all Ihre Prozesse und analysieren Sie diese. • Helfen Sie Ihren Vorgesetzten, das Unternehmen zu digitalisieren. Werden Sie zur treibenden Kraft. Stillstand ist keine Option, denn dadurch Sie verlieren den Anschluss zur Konkurrenz.

6. Selbstvermarktung

Die Assistenz 4.0 versteckt sich nicht hinter dem Bildschirm und weist Lob nicht mit Sätzen wie «Ach, das könnte doch jede/r» zurück. Wenn Sie zur Businesspartnerin/zum Businesspartner Ihrer Führungskraft werden wollen, müssen Sie von sich und Ihrer Tätigkeit überzeugt sein. Wer ernst genommen werden will, muss sich auch dementsprechend verkaufen. Manchmal ist es auch nötig, jemanden auf die geleistete Arbeit hinzuweisen.

  • Sorgen Sie dafür, dass Ihre Führungskraft weiss, dass Sie gute Arbeit leisten.
  • Zeigen Sie ihr/ihm, dass Sie gerne mehr Verantwortung übernehmen. Stellen Sie Ihren Standpunkt klar.
  • Tauschen Sie sich mit Ihrer Führungskraft über Ideen aus.
  • Nehmen Sie Lob an und bedanken Sie sich dafür. Keine falsche Bescheidenheit mehr!

7. Kennen Sie Ihre Stärken

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken! Viele Menschen konzentrieren sich hauptsächlich auf ihre Schwächen. Doch auch wenn Sie Ihre eigenen Schwächen noch so stärken, Sie werden in diesen Disziplinen nie die Leistungen erbringen, wie Sie es bei Ihren Talenten können.

  • Überlegen Sie sich, wo Ihre Stärken liegen.
  • Organisieren Sie Ihr Tätigkeitsfeld so, dass Ihre Stärken zum Vorschein kommen.
  • Überlegen Sie sich, wie Sie sich mit Ihren Schwächen arrangieren. Ihre Schwächen sind die Stärken von jemand anderem.

8. Weiterentwicklung

Erstellen Sie ein Entwicklungskonzept für sich. Hinterfragen Sie sich, wie und was Sie arbeiten möchten und welche Kompetenzen dazu erforderlich sind. Gleichen Sie diese mit Ihren Kompetenzen ab. Beginnen Sie, Ihre Zukunft aktiv zu gestalten, denn Veränderungen sind auch immer eine grosse Chance.

Der Bildungskompass für die Assistenz im Wandel

 

Als Assistenz bewältigen Sie tagtäglich die unterschiedlichsten Arbeiten. Genau so breit wie Ihr Tätigkeitsfeld sind Ihre Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Um Ihnen bei all diesen Möglichkeiten einen Überblick zu verschaffen, haben wir den Bildungskompass für die Assistenz entworfen. Im Zentrum des Bildungskompasses stehen Sie mit Ihren organisatorischen Fähigkeiten und Social Skills, möglicherweise bereits mit dem Fachausweis zur Direktionsassistenz. Für Assistenzen, die mehr möchten und die motiviert sind, ihre Kompetenzen noch weiter auszubauen, haben wir vier Weiterentwicklungsrichtungen definiert. Bei der Analyse der Tätigkeiten, die Assistenzen ausführen, sind wir auf folgende vier Bereiche gestossen: Administration, Fachwissen, Optimierungen und Projekte.

Die Administrationslaufbahn

Sie haben ein Flair dafür, Dinge zu strukturieren und zu organisieren? Sie haben jederzeit den Durchblick? Dann sind Sie vielleicht im Bereich Business Administration gut aufgehoben. Mögliche Berufe für Sie sind: Office Manager/in, Leiter/in eines Assistenzpools, Unternehmensberater/in oder Coach. Weiterbildungen, die Ihnen auf diesem Weg behilflich sein können, sind: Betriebswirtschaft, Organisationsentwicklung und -beratung, Change Management und Leadership.

Die Fachlaufbahn

Wenn Sie eher an den spezialisierten Aufgaben interessiert sind, wie dem Unterstützen von Juristinnen und Juristen oder dem Vorbereiten des Geschäftsberichtes, dann wären folgende Berufe vielleicht etwas für Sie: Paralegal, Betriebswirtschafter/in, Controller/in. Die passenden Weiterbildungen für diese Berufe finden Sie an höheren Fachhochschulen oder Fachhochschulen.

Die Optimierungslaufbahn

Sie sind eine Persönlichkeit, die ihr eigenes Handeln und das der anderen stetig hinterfragt. Sie erwischen sich immer wieder dabei, dass Sie Ihrer Kollegin ungläubig dabei zusehen, wie sie mühsam Daten von einer Excel-Tabelle in die andere kopiert? Folgende Berufe sollten Sie sich genauer anschauen: Prozessmanager/in, Qualitätsmanager/in oder Scrum Master. Ihr Bildungsweg führt Sie an Kurse und Vorlesungen. Lean Management oder Kanban sind dabei nur zwei von vielen Schlagworten.

Die Projektlaufbahn

Sie schätzen die Abwechslung in Ihrem Beruf? Sie mögen es, wenn Sie nicht wissen, was morgen kommt und schrecken auch nicht davor zurück, für mehrere Arbeitgeber zu arbeiten? Auf der Projektlaufbahn wird Ihnen bestimmt nicht langweilig. Weiterbildungen für Sie sind Agiles Projektmanagement, Lean Management, Digitales Management, Change Management oder Eventmanagement.

Weiterbildungsinstitute bieten Informationsabende an und Sie haben häufig auch die Möglichkeit, die Schule durch einen Besuch näher kennenzulernen. Nutzen Sie diese Möglichkeiten. Weitere Information zu Ihren Möglichkeiten in der Zukunft finden Sie im Miss Moneypenny Dossier Nummer 21, das sich ausführlich dem Thema Assistenz 4.0 widmet.

Zur Autorin

Kim Gunkel ist gelernte Direktionsassistentin mit einem Executive Master of Business Administration in Digital Management und Unternehmensführung FH. Mit ihrem Unternehmen Shareau möchte sie den Assistenzbereich für den digitalen Wandel fit machen. «Der Assistenzbereich eignet sich hervorragend, als Pionier den Wandel aktiv mitzugestalten und anderen Berufsgruppen vorzuleben, wie Digitalisierung richtig geht.»

Für weitere Informationen: www.shareau.ch

Miss Moneypenny Dossier Assistenz 4.0

Zum Thema Assistenz 4.0 hat Kim Gunkel auch das aktuelle Miss Moneypenny Dossier geschrieben. Sie können es unter missmoneypenny.ch/shop für CHF 23.50 bestellen.

Kommentieren0 Kommentare

Shareau GmbH
Alte Chamerstrasse 7
6343 Rotkreuz
Tel. 041 541 03 20
kim@shareau.ch
 

Nach ihrer Weiterbildung als Direktionsassistentin und dem Executive Master Business Administration in digitalem Management und Unternehmensführung (FH) hat sie mit ihrem Geschäftspartner das Dienstleistungsunternehmen Shareau gegründet.

Sie arbeitet als Assistentin der Geschäftsleitung, ist im Schweizer Bildungswesen und in der Politik engagiert. Ihre Vision ist, dass Mitarbeitende ihren Kompetenzen entsprechend eingesetzt werden. Mehr über Kim Gunkel erfahren Sie auf: www.shareau.com

Weitere Artikel von Kim Gunkel
Log in to post a comment.

Das könnte Sie auch interessieren