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Projektmanagement ohne Pannen
Wer Termine, Aufgaben, Mitarbeiter in Projekten koordinieren will, tut das am besten mit einer Projektmanagement-Software. Neben dem Klassiker Microsoft Project gibt es inzwischen eine riesige Auswahl an alternativen Lösungen. Miss Moneypenny sagt, was die Programme leisten, und stellt die besten vor.
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Es soll sie auch im modernen Büro immer noch geben: die Excel-Fans. Sie machen sich nichts aus neumodischen Benutzeroberflächen, sie bleiben lieber in ihrer vertrauten Tabellenwelt. Bei Projekten tragen sie Aufgaben, Termine und zuständige Mitarbeiter säuberlich in Spalten und Tabellen ein. Erledigte Aufgaben sind grün markiert, überfällige und versäumte Termine in Rot. Und die Übersichtlichkeit? Geht so.
Nun, wer mit Excel und der Welt der Spalten, Formeln und Tabellen klarkommt und dabei jederzeit Überblick über alle Termine und Aufgaben hat, soll hier nicht davon überzeugt werden, unbedingt eine Projektmanagement-Software anzuschaffen. Andererseits haben Projektmanagement-Lösungen durchaus Vorteile. Sie erleichtern vor allem die Verwaltung anspruchsvoller Projekte in Arbeitsgruppen. Sie zeigen den Status einzelner Aufgaben an. Und sie zeigen an, wenn Aufgaben kollidieren oder Belastungsspitzen drohen. Kurz, sie schaffen Transparenz über den Fortgang eines Projekts. Je komplexer das Vorhaben, desto wertvoller ist diese Transparenz. Schon die Planung eines scheinbar simplen Messeauftritts kann ganz schön kompliziert werden. Grössere Projekte sind mit Excel nur noch schwer in den Griff zu bekommen.
Projektmanagement-Lösungen haben daneben noch einige weitere Vorteile. Viele betonen beispielsweise die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander, ermöglichen Chats zwischen den Mitarbeitern oder lassen diese gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Manche Programme generieren nach Projektabschluss automatisch eine Rechnung oder integrieren eine Zeiterfassung für Mitarbeiter und Teammitglieder.
Solche Funktionen sind vor allem die Stärke der grossen Software-Lösungen, die entweder als Cloud-Dienst im Abo angeboten werden oder sich auf dem Firmenserver installieren lassen. Klassische Desktop-Software, die sich jeder Mitarbeiter auf dem PC installiert, ist inzwischen out. Aktuelle Projektmanagement-Lösungen denken auch an die mobilen Mitarbeiter und erlauben den Zugriff auf Benutzeroberfläche und Daten via Smartphone oder Tablet.
Basisfunktionen für kleine Teams
Für kleinere Teams oder Abteilungen oder Unternehmen, die keine besonders komplexen Projekte verwalten müssen, gibt es aber Angebote, die sich auf die Basisfunktionen des Projektmanagements konzentrieren und dementsprechend einfach zu bedienen sind.
In Einzelfällen mag es sogar genügen, wenn Mitarbeiter Zeitmanagement-Apps wie etwa Wunderlist oder Evernote nutzen. Diese Apps kombinieren im Prinzip To-do-Listen mit Notizfunktionen und helfen, den eigenen Job in den Griff zu bekommen. Die meisten Apps, die unter dem Schlagwort Zeitmanagement vermarktet werden, verfügen in der Regel auch über Projektmanagement-Funktionen, beispielsweise, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf Daten und Dokumente zugreifen können.
Schneller ans Ziel mit Scrum
Die Apps passen gut zum eher kleinteiligen, differenzierten Verwalten grosser Projekte. Arbeitsexperten haben daraus fast schon eine Philosophie gemacht. Sie hört auf den Namen Scrum. Dabei geht es darum, dass Projekte in viele Einzelschritte unterteilt werden und nach jedem Schritt neu justiert und angepasst werden können.
Tritt an einer Stelle ein Problem auf, kümmern sich nur die zuständigen Teammitglieder um dieses Problem. Sie diskutieren es untereinander und suchen eine passende Lösung, ohne das ganze Team mit dem Einzelproblem zu behelligen.
Die Idee hinter Scrum: Statt des grossen Masterplans, der vom Start weg bis zum Ende rigoros durchgezogen wird, entwickelt sich das Vorhaben in vielen kleinen Schritten, die laufend angepasst und verbessert werden. Scrum kommt ursprünglich aus der Welt der Softwareentwicklung, ist aber genauso gut für Businessprojekte aus anderen Bereichen, beispielsweise für Dienstleister oder Produktentwickler anwendbar.
Worauf muss man achten, wenn man eine Projektmanagement-Lösung anschafft? Unternehmen, die mit Microsoft Office 365 arbeiten, verfügen bereits über eine passende Software, den Microsoft Planner. Das Modul hilft dabei, Aufgaben und Teams visuell zu organisieren. Da Office 365 cloudbasiert arbeitet, können Teams auch mit dem Smartphone oder Tablet-PC auf den Planner zugreifen. Für sehr komplexe Projekte in grossen Unternehmen ist vielleicht Microsoft Project, der Klassiker unter den Projektplanungs-Werkzeugen, die richtige Wahl. Doch längst ist Microsoft nicht mehr der einzige Anbieter. Inzwischen findet sich für jede Teamgrösse und jeden Arbeitsstil ein massgeschneidertes Software-Werkzeug.
Egal, auf welche Lösung am Ende die Wahl fällt, ein paar Spielregeln sollte man immer beachten. Wichtig ist beispielsweise, Risiken vorher zu kalkulieren und Fehlschläge einzuplanen. Unrealistische oder zu knappe Termine sind eine häufige Ursache für gescheiterte Projekte. Die Wirtschaftsgeschichte ist voll mit Produktflops und Firmenpannen, die nur deshalb entstanden, weil ehrgeizige Unternehmenslenker ihren Mitarbeitern unrealistische Termine gesetzt haben. Durchdachtes Projektmanagement kann genau dies verhindern. Zum Schluss noch ein Klassiker aus dem Handbuch für Führungskräfte: Es ist immer hilfreich, die richtigen Mitarbeiter an die richtige Aufgabe zu setzen. Das wiederum kann auch die beste Projektmanagement-Software nicht leisten.
Die besten Projektmanagement-Programme
Von der umfassenden Lösung für grosse Unternehmen über das cloudbasierte Projektmanagement für Teams und kleine Unternehmen bis zur Projektverwaltung für Dienstleister – Miss Moneypenny stellt spannende Lösungen vor.
Smartsheet
Wer bisher gewohnt war, Projekte mit Excel zu managen, wird mit den «smarten Tabellen» dieser Lösung schnell zurechtkommen. Die Tabellen werden mit Funktionen wie Reporting oder Collaboration ergänzt, die das Projektmanagement vereinfachen. Auch die projekttypischen Gantt-Charts lassen sich mit Smartsheet generieren. Zudem arbeitet Smartsheet mit Microsofts Office 365 zusammen. Die cloudbasierte Lösung gibt es in Versionen für kleine Teams, mittelständische und grosse Unternehmen.
smartsheet.com
Open Workflow
Das Tool des Schweizer Anbieters Agis aus Teufen, in der Nähe von St. Gallen soll Businessprozesse grafisch darstellen und strukturieren. Es geht also nicht in erster Linie um einzelne Projekte, sondern um die Arbeitsabläufe, die Tag für Tag im Unternehmen stattfinden. Das Tool betrachtet also gewissermassen die grundlegenden Businessprozesse im Unternehmen als Projekt. Die Software schafft auf diese Weise Transparenz und kann so helfen, den Unternehmensalltag und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.
agis.ch
Winoffice Prime
Die Lösung bietet integrierte Planung von Ressourcen und Kapazitäten, verwaltet Arbeitszeiten und hilft so, Engpässe frühzeitig zu erkennen. Zeitaufwendungen und Leistungen lassen sich direkt einbuchen und somit dokumentieren. Alle Leistungsdaten fliessen in die Fakturierung, die Arbeitszeitkontrolle und die Kontrolle des Projektbudgets ein.
winoffice.ch
Project Libre
Eine kostenlose Alternative zu Microsoft Project auf Open-Source-Basis. Die Dateien sind zur Microsoft-Software kompatibel. Wird in über 200 Ländern verwendet. Die Software lässt sich auf PCs mit Windows, Linux oder MacOS installieren. Demnächst soll auch eine Cloud-Version folgen.
Parm
Die Parm AG aus St. Gallen bietet eine komplexe und vielseitige Lösung, mit der sich auch anspruchsvolle Projekte steuern lassen. Die Software ist in erster Linie für Managementprofis gedacht, die auch Aspekte wie Revisionssicherheit, Status-Reports und Budget-Kontrolle ständig im Blick haben wollen. Eine intuitive Bedienung ist laut Hersteller trotzdem möglich. Die Projekt-Software ist als Cloud-Lösung oder zur Installation auf dem eigenen Server erhältlich. Mobilgeräte wie Apples iPhone und iPad oder Smartphones mit Android oder Windows werden ebenfalls unterstützt.
Factro
Als «Webplattform für Taskmanagement und Projekte» versteht sich Factro. Das Angebot des deutschen Herstellers aus Bochum gibt es in Varianten für kleinere Teams sowie für mittlere und grosse Unternehmen. Bei den Versionen für Unternehmen sind Funktionen wie Controlling oder Kundenverwaltung an Bord. Selbstständige oder kleine Teams, die nur Basisfunktionen benötigen, mit denen sie Aufgaben und Termine in den Griff bekommen, sind vielleicht schon mit der kostenlosen Basisversion zufrieden. Die Einarbeitung sollte nicht so schwierig sein, Factro bietet zahlreiche Video-Tutorials.
Comatic
Die Projektmanagement ist Teil einer grossen Business-Lösung des Anbieters aus Sursee im Kanton Luzern. Die Software lässt sich sowohl in der Cloud als auch auf dem eigenen Server betreiben. Je nach Bedarf bucht der Kunde Module und Funktionen hinzu. Im Projektmanagement können Projektmitarbeiter, Meilensteine, Aufgaben und Termine zugewiesen werden. Daneben werden auch Dokumente verwaltet. Eine Zeiterfassung, aus der sich am Ende gleich Abrechnungen generieren lassen, ist ebenfalls dabei. Die kostenlose Demoversion lässt sich 60 Tage lang nutzen.
Inloox
Die Projektmanagement von Inloox ist direkt in Outlook integriert und arbeitet auch mit dem aktuellen Office 365 zusammen. Der Nutzer hat also die vertraute Bedienoberfläche von Microsoft Office zur Verfügung. Hat alle Standardfunktionen, die man von einer Projektverwaltung erwartet. Ideen lassen sich mit Mindmapping sammeln und strukturieren. Dokumente landen in einer zentralen Ablage.
Proles
Der witzige Slogan Clever & Cloud täuscht vielleicht etwas. Im Kern geht es bei der Lösung aus dem gleichnamigen Schweizer Softwarehaus um eine solide Projektmanagement-Software ohne Schnickschnack. Die Proles-Lösung ist weniger für interne Projekte als für Dienstleister konzipiert, die für ihre Kunden Aufträge durchführen. Für die Leistung kann man nach erfolgreichem Projektabschluss automatisch die Rechnung generieren. Zum Ausprobieren der Cloud-Lösung gibt es einen 30-Tage-Testzugang.
BasecampDie Software des US-Unternehmens aus Chicago konzentriert sich auf die für Projekte wesentlichen Funktionen. Diese werden jedoch sehr durchdacht und einfach bedienbar präsentiert. Komplizierte Diagramme und Werkzeuge sind nicht vorhanden. Das hat Basecamp zu einem der erfolgreichsten Alternativen zu Microsoft Project gemacht. Ein weiterer Vorteil: Basecamp läuft auf Mac OS oder Windows, lässt sich über den Browser in der Cloud aufrufen und unterstützt auch Smartphones mit Android oder iOS.
basecamp.com
Gute Projekte.ch
Wer sich mit dem Thema Projektmanagement vertraut machen will, findet auf dieser Website eine Menge herstellerneutraler Informationen. Hier werden Grundlagen des Projektmanagement erklärt, unterschiedliche Konzepte und Methoden vorgestellt, Tipps für Projektleiter gesammelt, Arbeitshilfen und Checklisten gegeben und vieles mehr.
guteprojekte.ch
guteprojekte.ch
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