Rechnungsprogramme

Ohne Papier – und ohne Stress

Rechnungsprogramme erleichtern den Büroalltag. Sie erstellen Rechnungen auf Mausklick, verschicken sie und sorgen auch für den Abgleich mit der Buchhaltung. Miss Moneypenny erklärt, was die Programme können und worauf es beim Kauf ankommt. 

Das Arbeitsleben kann manchmal ganz schön nerven. Da gibt es leider nicht nur spannende Jobs und coole Projekte, sondern auch öde Aufgaben wie die Geschäftsbriefe, die Pflege von Kundendatenbanken oder das Verfassen von Angeboten und Rechnungen. Der tägliche Kleinkram eben. Wie gut, dass es Bürosoftware gibt, die viele dieser Standardaufgaben erleichtert und stellenweise sogar automatisiert. Das beste Beispiel hierfür sind Programme, die Rechnungen erstellen und verwalten. Die bieten eine Menge nützlicher Funktionen und viel Komfort. Sie generieren Rechnungen und verschicken diese mit wenigen Mausklicks auch gleich an den Kunden. Die Kontodaten des Empfängers holt sich die Software direkt aus der Kundendatenbank. Bei Rechnungen über Dienstleistungen oder Produkte holt sich die Software automatisch den jeweiligen Posten aus der Produktdatenbank.
 
Verschickt werden die Rechnungen in der Regel als PDF. Manche Lösungen verfügen über eine Schnittstelle zur E-Rechnung, die schon von vielen Banken unterstützt wird. Ausdrucken und per Post verschicken kann man die Rechnungen auch, falls das mal nötig sein sollte. Zudem gibt die Software einen Überblick über alle Zahlungen. Wer hat schon bezahlt? Welche Rechnung ist noch offen? Welche ist überfällig? Und es braucht nicht mehr als einen Mausklick, dann gleich die passende Zahlungserinnerung oder Mahnung an den säumigen Zahler zu verschicken. Auch an die Optik wurde gedacht. Die meisten Programme bieten die Möglichkeiten, ein Firmenlogo einzubinden und Schrifttypen zu wählen. So bleibt der professionelle Auftritt auch in der schnöden Rechnung erhalten.
 
Eine ganze Menge Komfortfunktionen also, die das Erstellen von Rechnungen beschleunigen, und nebenbei das fehleranfällige Ab­tippen von Kontonummern und Kundendaten überflüssig machen. Über diesen Komfort traurig sind höchstens die Liebhaber der IBAN, die voller Genuss 21-stellige Zahlenkolonnen abtippen. Aber diese Spezies dürfte eher selten sein.
Viele Lösungen beschränken sich nicht darauf, Rechnungen zu schreiben und Mahnungen zu verschicken. Sie arbeiten vielmehr nahtlos mit der vorhandenen Lohnbuchhaltung oder Auftragsbearbeitung zusammen. So werden Gutschriften und Belastungen automatisch mit Debitoren und Kreditoren im Buchhaltungsprogramm ausgeglichen.
 

Flexibilität als Erfolgsrezept

Stark im Trend liegt auch die sogenannte E-Rech­nung. Bei diesem Verfahren wird die Rechnung über eine standardisierte Schnittstelle der Bank verschickt. Anschliessend landet die Rechnung im Buchhaltungssystem des Empfängers. Viele Finanzinstitute unterstützen die E-Rechnung, darunter Credit Suisse, Post­finance und die Zürcher Kantonalbank. Behörden und Konzerne nutzen die E-Rechnung, aber auch für kleinere Unternehmen ist das System interessant. Anbieter wie Six haben spezielle E-Rechnungs-Lösungen für kleinere und mittlere Unternehmen. Bevor Sie die E-Rechnung nutzen, sollten Sie allerdings prüfen, ob die vorhandene Buchhaltungs-Software über eine Schnittstelle zur E-Rechnung verfügt.
 
Auf was muss man sonst noch achten, wenn man eine Rechnungs-Software kauft? Marc Ziegler, Manager bei Sage Schweiz, einem Spezialisten für Businessprogramme, sagt: «Kleine Unternehmen wählen am besten eine modular aufgebaute Lösung, mit der sie bei Bedarf wachsen können.» Wer viel unterwegs ist und jederzeit auf die Daten zurückgreifen will, ist mit einer Cloud-Lösung gut bedient. Da liegen Software und Daten auf einem Webserver und sind so jederzeit von überall her zugänglich. Jeremias Meier, Mitgründer und Geschäftsführer des Software-Anbieters Bexio, hält es bei Klein­unternehmen sogar für ein «Erfolgsrezept, schnell, einfach und von überall her Rechnungen schreiben zu können». Aktuell gibt es eine ganze Reihe Hersteller, die ihre Software auf Cloud-Basis anbieten. Meis­tens sind diese Lösungen modular aufgebaut. Man beginnt beispielsweise mit einem Rechnungsmodul und ergänzt dann bei Bedarf die Auftragsverwaltung oder die Lohnbuchhaltung.
 
Egal ob Cloud-Service oder klassisches Desk­top-Programm: Vor dem Kauf sollte man die vorhandene Software sichten und checken, ob das Programm mit einer eventuell vorhandenen Lohnbuchhaltung kompatibel ist. Vorsicht ist übrigens geboten, wenn Sie die Software in einem Onlineshop erwerben. Manche Shops bieten nämlich auch Produkte von deutschen Herstellern wie Lexware oder Buhl an. Die sind aber nur für den deutschen Markt konzipiert und deshalb nicht für den Zahlungsverkehr in der Schweiz geeignet.
 
Fazit: Die richtig gewählte Rechnungs-Software erleichtert den Büroalltag spürbar, vor allem in Kombination mit Buchhaltungsfunktionen. Idealerweise entscheidet man sich für eine Lösung, die flexibel alle Bedürfnisse abdeckt, wenn das Unternehmen wächst und der Umsatz steigt. Der steigt natürlich nur, wenn alle Geschäftspartner pünktlich ans Zahlen denken. Mit der Rechnungs-Software sollte das kein Problem sein. Und wenn doch, schickt die Software auch mal eine Mahnung raus – ganz automatisch. 
 

Die besten Rechnungsprogramme

Rechnungen schreiben können sie alle, doch dann werden die Unterschiede gross. Die einen liegen als klassisches Desktop-Programm auf der Festplatte, die anderen funktionieren in der Cloud und sind modular aufgebaut. Miss Moneypenny stellt die interessantesten Lösungen vor.

Comatic Business Software
Die Business Software für kleine und mittlere Unternehmen besteht aus mehreren Teilen, von denen jedes auch einzeln erhältlich ist. Die Module Verkauf, Logistik, Debitoren, Kreditoren, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Lohnbuchhaltung bilden insgesamt eine komplette Businesslösung. Eine Adressverwaltung ist bei allen Modulen mit enthalten. Die Software wird als Cloud-Lösung angeboten, lässt sich aber auch lokal installieren. Preise: ab 18 CHF monatlich, je nach Modul. comatic.ch
 
WoAx IT – Easy Firma Basic
Ein einfaches und zweckmässiges Rechnungsprogramm für kleinere Unternehmen oder Selbständige. Easy Firma bietet in der Ver­sion Basic alle wesentlichen Funktionen für den Büroalltag: Rechnungen und Angebote erstellen, Kunden und Artikel verwalten, Mahnungen schreiben, Aufträge bestätigen und vieles mehr. Wer weiterreichende Funktionen benö­tigt, greift zu den Versionen Premium oder Ultimate. Sollen mehrere Benutzer damit arbeiten, lässt sich Easy Firma auch im Firmennetzwerk oder online auf einem Server installieren. Preis: ab 65 Euro. woax-it.com
 
Sage Start 
Auch Sage hat sein Software-Revier in der Cloud abgesteckt. Die Version Start ist, wie der Name sagt, auf kleine Betriebe und Start-­ups zugeschnitten. Die Software lässt sich in einzelnen Modulen nutzen. Der Kunde kann beispielsweise mit der Finanzbuchhaltung beginnen und später Funktionen wie Lohnbuchhaltung und Auftragsbearbeitung dazu buchen. Da Sage Start online läuft, kann auch ein vom Unternehmen beauftragter Treuhänder auf die Daten zugreifen. Preis: ab 60 CHF (monatlich). sagestart.ch
 
Sage 200 Extra
Die Version 200 Extra von Sage verfügt über einen riesigen Funktionsumfang und eignet sich für mittelgrosse Unternehmen. Die Lösung umfasst eine Kombination aus Finanz-, Personal- und Auftragsmanagement. E-Banking und E-Rech­nung werden mit unterstützt. Man kann die einzelnen Varianten entweder modular oder als Komplettlösung beziehen. Die Daten werden in Schweizer Rechenzentren gespeichert. Wer das Cloud-Modell trotzdem nicht mag, kann die Software auch lokal installieren. Preis: ab 795 CHF (je nach Ausstattung). sage200extra.ch
 
Pebe Smart Rechnungsprogramm
Die Lösung von Pebe Smart ist ebenfalls im Abonnement erhältlich. Das Cloud-basierte Programm ist auch von unterwegs abrufbar, beispielsweise mit einem Tab­let. Das Programm holt sich Kundendaten und Artikelbezeichnung direkt aus den Stammdaten, Rechnungen werden per Mausklick erstellt, die Mehrwertsteuer wird dabei automatisch berechnet. Das Design der Rechnungen lässt sich individuell gestalten und mit einem Firmenlogo verschönern. Bezahlte, offene und überfällige Rechnungen erscheinen in einer Übersicht. Mahnungen erstellt die Software auch automatisch. Das Abo kostet 7,90 Euro pro Monat und Arbeitsplatz. Wer zusätzlich zum Rechnungsprogramm auch eine Buchhaltung benötigt, zahlt 15,90 Euro pro Monat. Preis: 7,90 Euro monatlich. pebesmart.ch/preise
 
Q3 Small Business
Die Bürosoftware von Q3 kann deutlich mehr als nur Rechnungen schreiben. Sie besteht aus den Teilen Faktura, Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Lohn. Das Faktura-Modul bietet unter anderem einen Formulareditor und verschickt auch Mahnungen. Debitor- und Kreditorposten landen direkt in der Buchhaltung. Alle Einzelmodule werden über eine Bedieneroberfläche gestartet. Die Module lassen sich einzeln erwerben und dann mit der nötigen Zusatzfunktion erweitern. Preis: ab 399 CHF. q3software.ch
 
Prime Offerten und Rechnungen
Einfach zu bedienendes Programm zum Erstellen von Rechnungen und Angeboten sowie zur Verwaltung von Kontakten und Artikeln. Die Rechnungen lassen sich direkt per Mail versenden. Bei der Rechnungsübersicht kann man unterschiedliche Kriterien als Filter ansetzen. Mahnungen und Lieferscheine beherrscht das Programm natürlich ebenso. Preis: 119 CHF (eine Lizenz). primesoftware.ch
 
Bexio 
Als Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen bezeichnet Bexio seine gleichnamige Software. Die Software ist Cloud-basiert (Software as a Service) und wird daher im Abo bezogen. Bexio verfügt über einen beachtlichen Funktionsumfang. Neben dem Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen verschickt die Software automatisch Mahnungen. Der Nutzer kann die Rechnungen individuell gestalten und mit Firmenlogo ausstatten. Die Kontaktverwaltung importiert auch Adressdaten aus Microsoft Excel oder VCard, Gleiches gilt für die Produktverwaltung. Ausserdem bietet Bexio eine Online-Buchhaltung und ein Banking-Modul. Eine E-Banking-Schnittstelle steht für die Finanzinstitute Postfinance, Raiffeisen und Zürcher Kantonalbank zur Verfügung, weitere Banken sollen folgen. Preis: ab 29 Euro monatlich. bexio.com
 
Six – Startpaket mit Paynet Upload
Six bietet eine KMU-Lösung für die E-Rechnung, die von über 90 Finanzinstituten in der Schweiz unterstützt wird. Der Kunde schreibt seine Rechnung in Word oder Excel, speichert sie als PDF-Dokument und lädt sie auf das Paynet-Kundenportal hoch. Dort wird die Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen und ins E-Banking-System des Empfängers gestellt. Für Firmenkunden wird die Rechnung im Paynet-Online-Archiv von Six archiviert. Der Empfänger bearbeitet die Rechnung in seinem E-Banking-System oder seiner Buchhaltungs-Software. Das Startpaket Paynet Upload eignet sich für Unternehmen, die bis 2400 Rechnungen pro Jahr versenden. six-paynet.com

 

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Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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