»Nein, ich will nicht!«

«Nein sagen ist heute schwieriger geworden als früher», sagt Berufscoach und Trainerin Elisabeth Mlasko. Arbeitgeber erwarten heute, dass die Mitarbeitenden rund um die Uhr erreichbar sind und die Kollegen haben meist selbst so viel zu tun, dass sie nicht mehr wissen, wo ihnen der Kopf steht. Da macht sich jemand der «Nein» sagt, wenn eine Zusatzaufgabe zu verteilen ist, erstmal nicht zum Team-Liebling.

Doch es ist trotzdem wichtig, denn wer immer «Ja» sagt, verspielt den Respekt. Die, die gerne mal Aufgaben abgeben, finden schnell heraus, mit wem sie das machen können. «Da kann sich eine Art Täter-Opfer-Dynamik» entwickeln, erklärt Mlasko. Der Täter sucht sich in dem Fall die Leute aus, die nicht «Nein» sagen, denn er weiss, dass er bei ihnen Erfolg hat. Und dann kommt er immer wieder und fragt, ob Sie nicht mal eben schnell etwas abtippen, kopieren oder besorgen können. «Hat man mal diesen Ruf, ist es schwer, da wieder raus zu kommen», sagt Mlasko.

Spätestens dann wird ein «Nein» aber überlebenswichtig. Denn wer immer «Ja» sagt, der ist irgendwann überfordert. «Das endet häufig mit dem berühmten Burn-Out», warnt Mlasko. Gerade Frauen tun sich ihrer Erfahrung nach schwer damit, sich abzugrenzen. «Wir lernen immer noch sehr früh, für alle anderen da zu sein», erklärt Mlasko. Das müsse man zuerst mal ablegen. Und zwar ohne schlechtes Gewissen.  Ein überzeugendes «Nein» beginnt ihrer Meinung nach deshalb mit der eigenen inneren Einstellung. «Man muss sich ein Bewusstsein dafür erarbeiten, dass man das Recht hat, anständig behandelt zu werden», meint sie.  Nur wer zuerst auf sich selbst schaut, der kann seine eigenen Grenzen wahren und verteidigen. Und mit einer solchen inneren «Nein-Kompetenz» könne man sich klar positionieren. 

Doch auch, wenn man sich seiner Position ganz sicher ist, ist das richtige Nein-Sagen eine Kunst für sich. Auf keinen Fall darf man mit einem «Nein» signalisieren, dass man überfordert ist. «Es muss immer klar sein, dass ein Nein nichts an der eigenen Kompetenz ändert», rät Mlasko.  Ein einfaches «Ich schaffe das nicht», ist dafür zu wenig. Besser ist es, wenn man ein «Nein» elegant verpackt. Dann behält man die Kontrolle und seinen kompetenten Ruf – und beugt auch der schlechten Stimmung vor, die durch eine Absage entsteht.

Mit diesen Methoden kann elegantes «Nein»-Sagen funktionieren:

1. Den Ball mit Humor auf die andere Seite spielen

Wer es sich zutraut, der kann eine Bitte mit Humor abschmettern. Sagen Sie den nervigen Kollegen mit den ständigen Extra-Aufgaben doch beim nächsten Mal, dass Sie sicher sind, dass er das selber alleine und sogar besser kann. Mit einem Lächeln natürlich. Wer kann nach einem solchen Kompliment schon insistieren?

2. Zeit gewinnen

Fragen Sie erst mal, wie dringend die Aufgabe ist und sagen Sie dann, dass Sie schauen müssen, ob und wann das reinpasst. Oder Sie sagen, dass Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt dazu kommen werden. Manchmal sind die Dinge nicht so dringend wie sie scheinen.

3. Lösungen anbieten

Dass Sie «Nein» sagen, heisst ja nicht, dass niemand anderes Zeit oder Kapazitäten für die Zusatzaufgabe hat.  Sie können einfach anbieten, nach jemand anderem zu suchen, der die Aufgabe übernimmt oder den Kollegen bitten, Kollegin Meier direkt zu fragen, weil sie sich gut auskennt oder gerade Kapazitäten frei hat. Das sollten Sie nur tun, wenn Sie mit der Kollegin in gutem Einvernehmen sind. Den Ruf, dass Sie immer alles auf andere abschieben, sollten Sie vermeiden.

4. Sachlich bleiben und Kompetenz beweisen mit der Prioritäten-Liste

Das eigene «Nein» sollten Sie in jedem Fall sachlich begründen können. Am besten geht das mit einer gut geführten To-Do-Liste, in der auch der Zeitaufwand für einzelne Aufgaben aufgeführt ist. Dann können Sie immer nachweisen, an was Sie gerade sitzen und was sich verschiebt, wenn Sie eine Zusatzaufgabe erledigen müssen.

TIPP: Das ist besonders hilfreich, wenn Sie dem Chef etwas abschlagen müssen. Denn den können Sie dann auch bitten, die To-Do-Liste mit Ihnen gemeinsam durchzugehen und die Prioritäten mit Zeitplan  zu definieren. Nebenbei vermitteln Sie mit der Liste auch, dass sie die volle Kontrolle über Ihren Arbeitsbereich haben.

5. Position beibehalten

Wenn Sie einmal «Nein» gesagt haben, sollten Sie dabei bleiben und es nicht bedingungslos rückgängig machen. Egal wie hartnäckig der Kollege nachfragt und egal, wie sehr die Kollegin über ihre Überbelastung klagt. Scheuen Sie sich nicht, hier wirklich deutlich und nachdrücklich zu sagen, dass Sie diese Aufgabe bei gegebenem Zeitplan nicht übernehmen können. Denn nur wer eine klare Haltung einnimmt, wird ernst genommen.