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Wer Hard- und Software im Griff hat, hat mehr Zeit für die wirklich wichtigen Arbeiten. Kleine Kniffe, Tipps und Tricks, die das Leben einfacher machen. 

Summenfunktion in Excel

Mit Microsoft Excel stehen viele auf Kriegsfuss, die nicht täglich mit Zahlen zu tun haben. Doch eine Funktion sollte jeder kennen: Die Summenfunktion spart den Taschenrechner, und ist einfach zu aktivieren. Probieren Sie es aus: Geben Sie auf einem Excel-Tabellenblatt in einer Spalte mehrere Zahlen untereinander ein. Klicken Sie dann auf die Zeile darunter, anschliessend auf das Icon »Autosumme«  und drücken schliesslich die Enter-Taste. Sofort wird die Gesamtsumme der Zahlen automatisch berechnet und angezeigt. Immer, wenn Sie einen Zahlenwert korrigieren oder eine weitere Zeile mit einer Zahl ergänzen, wird die Gesamtsumme blitzschnell korrigiert Das funktioniert auch bei horizontalen Zahlenreihen.

Helligkeit und Farbtemperatur im Monitor einstellen

Sehr hell strahlende Monitore sind eine Belastung für empfindliche Augen. Vor allem Fenster mit grossen Weissflächen werden als unangenehm empfunden. Dem können Sie entgegenwirken, wenn Sie die Einstellungen für Helligkeit und Kontrast im Monitor verändern. In der Regel finden sich an der Unterseite des Displays kleine Tasten, die ins Steuerungsmenü des Geräts führen. Hier können Sie die Helligkeit etwas herunterregeln und gegebenenfalls den Kontrast abschwächen. Probieren Sie aus, welche Einstellungen am angenehmsten sind. Viele Geräte bieten auch die Möglichkeit, die Farbtemperatur zu regeln. Diese wird in Kelvin gemessen. Werte über 5.000 Kelvin entsprechen dem Tageslichtweiss. Zwischen 3.500 und 5.000 Kelvin spricht man von Neutralweiss. Unter 3.500 Weiss gilt als Warmweiss. Stellen Sie den Monitor probeweise auf 4.000 Kelvin, das ist ein guter Mittelwert zwischen dem strahlend hellen Tageslichtweiss und dem gemütlichen Warmweiss. Dieser Tipp gilt für die üblichen Bildschirmarbeiten im Office. Er gilt nicht, wenn Sie viel mit Bildbearbeitung arbeiten, denn hier kommt es auf exakte Farbdarstellung und damit auch auf die richtige Farbtemperatur der Fotos an.

Powerpoint-Präsentationen als Video oder PDF

Es kann nützlich sein, eine Powerpoint-Präsentation als Video oder als PDF-Datei zu verpacken. So ist es einfach, die Präsentation in einem Rutsch automatisch ablaufen zu lassen oder als universelle PDF-Datei zu präsentieren, etwa wenn der Empfänger die Präsentation unterwegs auf dem Smartphone durchsehen will. Zudem sehen Videos und PDF-Dateien auf jedem Bildschirm gleich aus. Probleme mit nicht darstellbaren Schrifttypen gibt es nicht. Bei älteren Versionen wie etwa Powerpoint 2010 speichern Sie eine Präsentation einfach unter »Speichern und Senden« als Video oder PDF ab. Bei Videos können Sie zusätzlich festlegen, wie lange jede einzelne Folie angezeigt werden soll. Standardmässig sind fünf Sekunden eingestellt. Beim aktuellen Powerpoint für Office 365 wählen Sie «Datei exportieren». Hier wählen Sie entweder PDF oder das druckfreundliche XPS. Auch hier besteht die Möglichkeit, ein Video zu erstellen.

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