Travel Management

«Lieber mit Puffer»

Wer viele Geschäftsreisen organisiert, weiss wo er sparen kann und wo es sich lohnt, grosszügig zu sein. Bei der Zeitplanung zum Beispiel. Vier Assistentinnen teilen ihre Tipps und Erfahrungen mit Reisebuchungen.

Nadia Carco Executive Assistant to CEO & President 
InSphero AG «Ich organisiere circa 50 Reisen pro Jahr, an verschiedene Destinationen weltweit, vor allem aber in die USA. Natürlich versuche ich dabei so gut es geht, Kosten zu sparen. Bei Hotels mache ich dazu einen Quercheck und überprüfe die Preise über Plattformen wie trivago.com oder booking.com. Bei Flügen mache ich den Quercheck über Plattformen wie momondo.ch, um mir einen Überblick zu verschaffen. Ich buche aber meistens dann direkt über die Airline. Kommt ganz auf die Konditionen an, sei es beim Preis und/oder bei der Leistung. Bei booking.com bin ich im Genius-Programm für Businesskunden, bei dem von besonderen Raten profitiert werden kann. Ausserdem buche ich so früh wie möglich. Gerade Anfang des Jahres, wenn bei uns viele Konferenzen stattfinden und Hotels zum Teil zeitig ausgebucht sind. Das Problem kann dann sein, dass vier, fünf oder sechs Mitarbeitende an unterschiedlichen Tagen an- und wieder abreisen. Bevor ich genau weiss, wer wann reist, blockiere ich einfach bei booking.com ein paar Tage mehr und kann dann bis kurz vorher flexibel umbuchen. Zur besseren Kostenkontrolle haben wir auch ein Spesenreglement, in dem genau festgehalten ist, was ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise für die Verpflegung ausgeben darf. Ist er drüber, weil er sich einmal etwas Besonderes leistet, wird das dann abgezogen. Seit ein paar Jahren gehen bei uns immer mehr Mitarbeitende auf Geschäftsreisen. Ich habe darum ein Travel-Request-Formular eingeführt, damit ich einen standardisierten Prozess habe und sicher sein kann, dass die Reisen vom Vorgesetzten genehmigt sind. Insgesamt hat sich die Reisebuchung für mich über die Jahre vereinfacht. Durch die Online-Plattformen kann man besser selbst vergleichen und ist nicht auf ein Reisebüro angewiesen. Die grösste Hürde beim Buchen ist sicher, dass man die Hotels ja nur aus der Ferne beurteilen kann und sich auf die Bewertungen verlassen muss. Da gab es natürlich auch schon mal negatives Feedback. Solche Hotels setze ich dann auf meine Blacklist. Wenn mein Chef auf Reisen geht, hat er alle Informationen übersichtlich in der App TripIt aufgelistet. Die App zieht sich ihre Informationen aus den Buchungs- und Bestätigungsmails und listet alles in einer Übersicht auf. Aus der App heraus kann ich dann den Reiseverlauf und wichtige Dokumente ausdrucken. Ich nutze das gerne, um meinem Chef die wichtigsten Informationen auf Papier mitzugeben. Es kann schliesslich immer mal passieren, dass das Handy aussteigt.»

 

Melanie Bernhard Direktionsassistentin bei Swiss Olympic «Nordamerika, Südamerika, Europa, Asien. Ausser nach Afrika habe ich schon überall hin Geschäftsreisen gebucht – vor allem für den Präsidenten und den Direktor von Swiss Olympic. Im Zusammenhang mit dem Nationalen Olympischen Komitee nehmen sie regelmässig an verschiedenen Kongressen rund um den Globus teil. Reisen zu den Olympischen Spielen organisiert eine andere Kollegin zusammen mit einem spezialisierten Sportreisebüro. Das Team, zu dem Athletinnen und Athleten, Staff und Mitarbeitende zählen, umfasst je nach Spielen über 200 Personen. Die Reisen zu den Olympischen Spielen sind auch diejenigen, bei denen ich alle zwei Jahre für ca. vier Wochen mitmache, um den Präsidenten, den Direktor, Gäste und das Team vor Ort zu unterstützen. Als Sportorganisation verfügen wir über ein weltweites Netzwerk von Locals, das ich bei Reiseplanungen gern einbinde. Wenn wir zum Beispiel zur Vorbereitung der Olympischen Sommerspiele 2020 in Tokio vorgängig nach Japan reisen, hilft die Schweizer Botschaft gerne mit Hotel- und Restauranttipps aus oder vermittelt andere hilfreiche Kontakte.  In der Schweiz habe ich sehr gute Erfahrungen mit einem Hotelvermittler gemacht: Als ich einmal dringend für einen Anlass Unterkünfte im Tessin brauchte und alles ausgebucht war, hat die Agentur für mich kostenlos noch eine tolle Unterkunft organisiert – zu einem vernünftigen Preis. Generell müssen wir aufs Budget schauen und Preise vergleichen. Innerhalb Europas fliegen alle Mitarbeitenden nur Economy – auch der Präsident. Ausserdem haben wir im Spesenreglement unter anderem die Hotelkategorien festgeschrieben, die gebucht werden dürfen. Über die Jahre habe ich gelernt, immer etwas Pufferzeit einzuplanen. Erstens ist das weniger stressig für den Reisenden selbst, zweitens geht so weniger schief, weil auch mal etwas dazwischenkommen kann. Was mir bei der Vorbereitung von Reisen wirklich Spass macht, ist, mich in die Lage des Reisenden zu versetzen und so an möglichst alles zu denken, was wichtig aber auch hilfreich ist. Dazu gehören auch Apps. In Südkorea eine Navigationsapp auf Englisch zu finden, war eine Herausforderung. Im Moment teste ich eine U-Bahn-App von Tokio. Soweit sieht alles gut aus, ob sie sich aber bewährt, wissen wird dann natürlich erst beim Einsatz vor Ort.»

 

Valentina Zanda Assistant bei DePuy Synthes Ich organisiere und buche hauptsächlich Reisen in die USA, wo wir eng mit unseren Kollegen in West Chester, PA, arbeiten. Als Teamassistentin buche ich die Reisen für das ganze Team. Es gibt Zeiten, in denen ich fast täglich ein bis zwei Reisen buche – bei 60 Personen im Team ist das ganz normal. Mehr als 90 Prozent unserer Reisen führen ins Ausland. Wir buchen alle Reisen über das Reisetool Concur. Die Reiseunterlagen werden dort automatisch in einem PDF ausgestellt und direkt zum Reisenden gesandt. Auf dem PDF sind Flug, Hotel und Autoreservation zu sehen. Ein Kalendereintrag wird auch automatisch vom System versandt. Ich bin immer erreichbar, da ich mein Geschäftshandy auch privat benutze, so verpasse ich keine Anrufe, und falls doch, kann ich gleich zurückrufen und habe jederzeit alle Informationen bei mir. Pannen sind mittlerweile zum Glück selten. Aber als wir neu auf Concur gewechselt haben, wusste ich nicht, dass das Tool automatisch die günstigsten Flüge heraussucht. Für meinen damaligen Chef hiess das, dass er seinen Hinflug nach NY zwar nach Newark hatte, der Rückflug aber von JFK ging. Leider war uns das beiden bei der Buchung nicht aufgefallen. Als er dann in Newark seinen Flug suchte und nicht fand, hat er mich direkt angerufen und ich konnte ihn zum Glück vier Stunden später von dort aus auf einen Rückflug buchen. Seit dem Vorfall überprüfe ich die Flughäfen immer dreimal. Bei Reisen in die USA, die zum Beispiel weitere Inlandflüge beinhalten, buche ich zuerst die Flüge von Zürich an einen gegebenen Flughafen und retour. Dann buche ich die Inlandflüge separat. Das gibt zwar mehr Reiseunterlagen, dafür sparen wir manchmal viel Geld. In unserem Unternehmen ist es möglich, Geschäftsreisen mit der Freizeit zu verbinden. Davon machen unsere Mitarbeiter auch hin und wieder Gebrauch. Da es oft günstiger ist, über ein Wochenende zu fliegen, profitiert unser Unternehmen von günstigen Flügen und der Mitarbeiter von einem Wochenende in New York. Die Übernachtungen in der Freizeit übernimmt dann selbstverständlich der Mitarbeiter.

 

Rahel Tessmann Assistenz der Geschäftsführung bei Knauf AG «Ich organisiere vor allem Reisen für unseren CEO und den Verkaufsdirektor. Die meisten Reisen führen bei uns nach Deutschland, ein paar wenige auch in andere europäische Länder wie Belgien, die Niederlande oder Österreich. Dadurch, dass wir zu einem grösseren Konzern gehören, haben wir bei verschiedenen Anbietern wie Hotelketten oder Autovermietungen gute Konditionen – die kann ich für die Buchungen aus der Schweiz auch mit nutzen. Das erleichtert natürlich meine Arbeit. Da wir zu unserem Hauptsitz im bayerischen Iphofen keine allzu grossen Distanzen zurücklegen müssen, setzen wir für viele Reisen auf die Bahn. Zumeist buche ich in der 1. Klasse, damit der Reisende im Zug noch ungestört arbeiten kann. Je nachdem, wie fix ein Termin ist und wie früh wir buchen, kann man mit den Sparpreisen der Deutschen Bahn viel Geld sparen. Das funktioniert aber nicht immer, denn je nachdem ist es wichtiger, bei der Buchung flexibel zu bleiben. Meine Chefs, unseren CEO und den Verkaufsleiter dokumentiere ich für die Reisen nach deren Vorlieben. Der eine hat noch lieber Papier, der andere hat alle Informationen in seinem E-Mail-Postfach. Was ich manchmal wünsche, ist ein Tool, mit dem ich einen besseren Überblick über alle Reisen habe. Zurzeit verlasse ich mich noch vor allem auf mein Gedächtnis.»  

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Chefredaktorin Miss Moneypenny

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