Hör mal, wer da spricht

Er soll das Highlight des Abends werden, die Leute zum Lachen bringen oder eine unvergessliche Rede halten, die noch möglichst lange nachhallt. Erwartungen muss er erfüllen, meistens sehr hohe. Heute reicht es nicht mehr, einen Apéro aufzutischen oder die Leute zu einem 4-Gang-Menü einzuladen. Professionelle Redner geben einer Feier oder einem Kundenevent das gewisse Etwas. Doch nicht jeder Referent passt zum eigenen Anlass.

 

Um die Suche einzugrenzen, fragen Sie sich zuerst, was das Ziel des Anlasses ist. Sollen Kunden von der Kompetenz des Unternehmens überzeugt werden oder sollen die Mitarbeiter auf der Weihnachtsfeier eher gut unterhalten werden? Was ist Ihre Botschaft an die Mitarbeiter? Halten Sie Ihre Erwartungen an den Referenten fest: Soll er eher einen ernsten Vortrag halten oder darf die Rede auch amüsant sein? 

 

Das Programm eines Events sollte möglichst viele Menschen einschliessen und den Gästen gefallen. Dabei gilt es, auf das Publikum einzugehen. Auch verschiedene Kulturen müssen berücksichtigt werden. Vielleicht muss die Rede in Hochdeutsch oder sogar in Englisch gehalten werden. Weiter müssen sowohl Sprache als auch Niveau auf den Anlass abgestimmt sein. Beispielsweise müssen Chefärzte anders abgeholt werden als Mitarbeiter eines jungen hippen Start-ups. Wichtig ist, dass Sie sich bei der Entscheidung nicht von persönlichen Vorlieben leiten lassen. Vielleicht trifft der Redner nicht den eigenen Geschmack, doch er passt am besten zu der Veranstaltung und dem Publikum.

 

Egal, für wen sie sich entscheiden, überzeugen Sie sich nach Möglichkeit erst selbst von dessen Qualität und Performance. Sie müssen als Verantwortliche die auftretenden Personen mit bestem Wissen und Gewissen vertreten können. Lassen Sie sich deshalb zu einem Live-Auftritt einladen. Falls Sie nicht an einem Live-Event teilnehmen können, lassen Sie sich ein Video mit einem Auftritt zukommen, damit Sie sich ein Bild machen können.

 

 

So macht es auch Peter Müller, Gründer und Geschäftsführer von Change Communications: Bevor er jemanden in seinen exklusiven Referenten-Pool aufnimmt, überzeugt er sich erst selbst von den Qualitäten des Redners. Dabei achtet er aber nicht nur auf das, was er hört und empfindet: «Ganz wichtig ist auch, wie das Publikum auf den Auftretenden reagiert.» Fragen Sie sich deshalb während des Auftritts: Begeistert er? Bringt er die Menge manchmal zum Lachen? Sind die Zuschauer interessiert oder gar fasziniert?

 

Peter Müller weiss, dass das Honorar von Referenten bei vielen oftmals Erstaunen auslöst. Denn seine Referenten und Trainer werden nicht auf Stundenbasis, sondern mit einem Tagessatz gebucht. Deshalb können selbst Kurzauftritte mehrere Tausend Franken kos-ten. In diesem Tagesansatz sind jedoch die Vorbereitung, die Reise, eine Fragerunde, ein eventueller Workshop etc. inbegriffen – Sie können den Referenten also neben einer Rede von 30 Minuten auch noch anderweitig einspannen. Mit folgenden Honoraren müssen Sie ungefähr rechnen:

• Unbekannt: bis ca. CHF 3000.– 

• In der Schweiz bekannt: bis ca. CHF 11 000.–

• International bekannter Speaker: nach oben offen

 

Bei anderen Agenturen können neben dem Honorar noch weiter Nebenkosten wie Suisa-Gebühren (nur bei Musik), Steuerabgaben, Verpflegung, Anreisespesen, Unterkunft und allfällige Bewilligungen anfallen. Über das Honorar kann natürlich verhandelt werden. Peter Müller: «Manchmal wird das Honorar als zu hoch empfunden, besonders, wenn ein Referent nur vor 30 Leuten sprechen soll. Über Gagen kann natürlich verhandelt werden, doch ich praktiziere dies in meiner Agentur nicht, da dies unfair wäre gegenüber meinen anderen Kunden, die diesen Referenten bereits zum Standard-Honorar gebucht haben. Bei Non-Profit-Organisationen mache ich jedoch eine Ausnahme, diese wird dann mit dem potenziellen Referenten abgesprochen.»

Einen Referenten buchen Sie entweder selbst oder lassen dies von einer Vermittlungsagentur erledigen. Wenn Sie bereits wissen, wer für Ihren Event in Frage kommt, suchen Sie direkt den Kontakt zum Referenten beziehungsweise zu seinem Management. Die Kontaktangaben finden sich meist auf der Website des Referenten. Falls Sie wegen Zeitdruck oder sonstigen Gründen die Suche einem externen Partner überlassen wollen, gibt es in der Schweiz und im angrenzenden Ausland Vermittlungsagenturen, die dies für Sie erledigen. Denken Sie jedoch daran, dass beim Weg über die Vermittlungsagentur zusätzlich eine Provision anfallen und sich die Kommunikation durch die zwischengeschaltete Partei erschweren kann. 

 

Solche Vermittlungsfirmen benötigen in der Schweiz eine Bewilligung des Seco (Staatssekretariat für Wirtschaft), da sie dem Arbeitsvermittlungsgesetz unterstellt sind. Arbeiten Sie deshalb nur mit staatlich konzessionierten Anbietern zusammen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie mit Profis arbeiten und die rechtlichen Vorgaben, die in diesem Bereich gelten, eingehalten werden.

 

Wenn Sie einen Referenten selbst buchen, sollten Sie in einer schriftlichen Vereinbarung genau festhalten, unter welchen Bedingungen die Zusammenarbeit erfolgt. Damit sind Sie auf der sicheren Seite. Buchen Sie über eine Vermittlungsagentur, wird diese das für Sie erledigen.

 

«Etwas vom Wichtigsten ist das persönliche Briefing. Es muss genau kommuniziert werden, vor wie vielen Leuten gesprochen wird, wer diese Menschen sind und was die Kernbotschaft ist. Genaue Absprachen sind essentiell für beide Parteien», meint Müller. Beim Briefing können Sie sich mit dem Redner austauschen, damit das Programm perfekt auf Ihren Anlass zugeschnitten werden kann.

 

Nehmen Sie ausserdem vor dem Auftritt Kontakt mit dem Referenten oder seiner Agentur auf, um zu klären, was zur Umsetzung des Auftrittes benötigt wird. Dies kann von einem klassischen Beamer über eine Leinwand und ein Mikrofon bis zu einer High-Tech-Soundanlage gehen. Rechnen Sie für die Beschaffung des Materials genügend Zeit und Geld ein. Diese zusätzlichen Kosten sind meist nicht in den Gagen enthalten. Fordern Sie weiter die technischen Informationen vom Auftretenden schriftlich an und leiten Sie diese Auflistung direkt und unverändert an die für die Technik zuständige Person weiter. 

 

Durch Krankheit oder unvorhergesehene Ereignisse kann es vorkommen, dass ein Act seinen Auftritt absagen muss. Falls dies kurzfristig geschieht, müssen Sie schnell handeln und einen ebenbürtigen Ersatz auftreiben. Peter Müller empfiehlt erst einen weiteren Act oder Referenten zu kontaktieren, wenn der erste abgesagt hat. Ganz klar sollte man dem Ersatzreferenten kommunizieren, dass jemand kurzfristig ausgefallen ist. «In den letzten 18 Jahren mussten wir jedoch noch nie einen Ersatzredner suchen, dies kommt eher selten vor. Doch es kann natürlich passieren und dann sollte man vorbereitet sein», so Müller.

 

Checken Sie nach dem Auftritt, ob Ihre Ziel­setzung erreicht wurde. Das können Sie mittels einer kurzen Feedback-Runde oder z. B. einer Umfrage machen. Holen Sie sich Feedback von den Teilnehmenden ein und leiten Sie dieses gegebenenfalls an den Redner oder die Vermittlungsagentur weiter. Weiter können Sie das Thema des Redners auch in anderen Kommunikationsinstrumenten wie z. B. dem Mitarbeitermagazin oder dem Kundenmagazin nutzen.  Damit können Sie den Auftritt des Redners noch verfestigen. Eine solche Dokumentation können Sie auch vom Redner selbst verlangen, diese ist in der Gage einberechnet.

 

Machen Sie sich nach dem Auftritt auch selbst Notizen und legen Sie eine Datei an, in die Sie die Auftritte und deren Redner sowie die Gäste protokollieren. Damit fällt es Ihnen in Zukunft leichter, einen Redner für einen bestimmten Anlass zu finden oder diese Aufgabe zu delegieren. Damit sollte einem weiteren gelungenen Anlass mit einem Referenten oder Künstler nichts mehr im Wege stehen.