Gestaltung von Korrespondenz

Handouts: Nutzen und Unsinn

Text: Ralf Turtschi | 05.04.2017

Bei Tagungen und Seminaren wird gelegentlich am Schluss zusammen mit einem Bhaltis eine üppige Tagungsmappe abgegeben. Darin befinden sich Handouts der eben gehörten Referate. Powerpoint-Handouts sind bei Veranstaltern beliebt, weil sie ganz einfach ausgedruckt werden können. Was gibt es dabei zu beachten? 

Powerpoint- oder PDF-Präsentationen können ganz schön nerven, wenn Referenten keine didaktischen Minimalstandards erfüllen.Überfüllte Folien, nicht leserliche Texte, Excel­tabellen, senkrecht gestellte Texte, textlastige Folien, Bullet-Point-Orgien, verpixelte Bilder undsoweiterundsofort. Die «flüchtige» Präsentation soll nun auf Papier als Handout nachhaltig gefestigt werden. Doch wollen die Zuschauer das wirklich? Sie befinden sich (ausser bei einem Flatscreen) in einem etwas abgedunkelten Raum, sind gefangen und müssen eine Präsentation über sich ergehen lassen. Ich glaube, dass die wenigsten Tagungsteilnehmer Handouts einer Präsentation lesen, und schon gar nicht, wenn diese missglückt ist. 
 
Eine Präsentation ist eine Multimediaschau, die man live erlebt. Die Sprecherin ist Moderatorin, ihre Werkzeuge sind Auftritt, Gestik, Mimik, Sprache, Lautstärke, Tonmodulation und Artikulierung. Unterstützt wird sie durch Beamer, Tafel oder Flipchart, die helfen, den Sachverhalt in verkürzter visueller Form als Reize im Gehirn speicherbar zu machen. Auch eingebundene Filme mit Ton gehören dazu. Es werden die Sinnesorgane Augen und Gehör angesprochen, beeinträchtigt durch allfällige Gerüche oder die Raumtemperatur. Ein Handout, auf dem pro Seite drei Powerpoint-Folien verkleinert wiedergegeben werden, ist nichts anderes, als vom Mulitimedia­erlebnis den gesprochenen Text und alle anderen Elemente herauszuschneiden und nur ein Miniaturbild weiterzugeben. Das wäre etwa so, als würde von der Tagesschau nur das Bild ohne Ton im Internet abgerufen werden können. Von einem Film (was ein Referent mit seiner Perfomance im Grunde ist) lässt sich nun einmal keine 1:1-Papierkopie machen. Umgekehrt ist ein Langweiler, wer «ab Folien» spricht, also ganze Sätze zeigt und diese dann zitiert. Sätze sollten mediengerecht verschlagwortet werden und Schlagworte wiederum sind nicht mediengerecht, wenn sie als Handout zum Studium vorliegen. Irgendwie passen Powerpoint und Handouts nicht so richtig zusammen. 
 
Die üblichen 3-Folien-pro-A4-Seite-Handouts sind nicht leserfreundlich. Die Texte sind immer viel zu klein, Animationen werden nicht angezeigt oder auf Bildern ist nichts mehr erkennbar. Wenn jedoch jede Folie auf eine A4-Seite gedruckt wird, wird das Referat ein dicker Wälzer – was niemand will. Es gibt durchaus gute Gründe, den Tagungsteilnehmern ein Handout mitzugeben. Man sollte sich aber bewusst sein, dass das Aktenstudium zu Hause etwas ganz anderes ist als das Sehen und Hören eines Referats. Ein Handout sollte auch Informationen beinhalten, die zum Beispiel nicht in eine Präsentation gehören: Ansprechpartner, Informationen über den Vortragenden, Kontaktdaten, Hinweise zu weiteren Informationen, Quellenangaben oder anderes. 
 
Bei gedruckten Handouts gilt die gleiche, nicht verhandelbare Regel wie bei allen Kommunikationsmitteln: Was nicht gelesen werden kann oder nicht erkennbar ist, darf man den Lesern nicht zumuten. Ist hier Arroganz des Senders gegenüber den Empfängern auszumachen oder ist man sich seiner Stilmittel nicht ganz bewusst? Das gilt übrigens auch für Powerpoint-Folien.
Zur Ergänzung kann man auch Kommentare zu den Folien verfassen, die im Handout eine Folie zu erklären vermögen. Eine Alternative ist es, den Vortrag mit den wichtigsten Facts schriftlich zusammenzufassen und ein Script abzugeben. Das schriftliche Dokument darf eine Exceltabelle enthalten, man kann lesen, hat Zeit, kann vertiefen, sich Notizen machen. Powerpoint ist das verkehrte Werkzeug für eine Exceltabelle. Ebenso wenig funktionieren die Screenshots (Printscreen) mit Softwarefenster oder IT-Ablaufdiagrammen, die in bes­ter Absicht gezeigt werden. Also nochmals: Was nicht erkannt oder gelesen werden kann, gehört weder auf eine Folie noch in ein Handout.
 
Wenn schon Handouts, dann ist es bei aller Skepsis sinnvoller, von den Vorträgen ein PDF auf einem Server zur Verfügung zu stellen, sodass die Teilnehmenden, die sich für ein bestimmtes Referat oder eine bestimmte Folie interessieren, selbst das File herunterladen oder ausdrucken können. Ein PDF kann man auf dem Screen vergrössern, die Qualität ist farbig und ungleich besser als ein Handout mit verkleinerten Folien. Zudem spart man eine gehörige Portion Papier- und Kopierkosten. Das Prinzip «So viel wie möglich» muss einem «So wenig wie nötig» weichen. 
 

Text: Ralf Turtschi

Ralf Turtschi ist gelernter Schriftsetzer, dipl. PR-Berater, Publizist und Fachbuchautor. Es ist als Inhaber der Agenturtschi, visuelle Kommunikation, freiberuflich tätig.
 
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