Telefonkonferenzen
Hallo, hörst du mich?
In vielen Unternehmen gehören Telefonkonferenzen zum täglichen Geschäft. Kein Wunder, denn sie sparen Zeit und Geld. Wer hier die richtige Lösung wählt und einige praktische Tipps beachtet, verbessert die Produktivität – und schont nebenbei die Nerven.
Bild
Wenn die Vorgesetzte von Ursula Lienert sie bittet, eine «Telko» zu organisieren, bekommt sie sofort schlechte Laune. Eine Telko, wie die Telefonkonferenz im Businessjargon heisst, bedeutet für Lienert erstens miese Tonqualität, bei der man sich stark konzentrieren muss, um das Gebrummel am anderen Ende der Leitung zu verstehen. Zweitens stört Kollege Reto, der ständig mit den Fingern auf dem Tisch herumtrommelt und offenbar nicht merkt, dass alle mithören. Und drittens ist da noch der aus London zugeschaltete Teamleiter Maurice mit seiner Sprachmarotte. Er beginnt jeden zweiten Satz mit «am Ende des Tages». Ja, als Office Managerin hat man es nicht leicht, aber an den virtuellen Meetings via Telefon kommt keiner mehr vorbei – am Ende des Tages. Sie sind Standard, denn ihre Vorteile liegen auf der Hand. Unternehmen, deren Niederlassungen an verschiedenen Standorten verteilt sind, können ihre Mitarbeiter schnell zu einem Meeting zusammentrommeln. Auch Freiberufler, die nur für ein Projekt dabei sind, und die Kollegen im Home-Office machen problemlos mit. Das spart Zeit und Reisekosten.
Telko vs. Collaboration-Lösung
Aber eben: Wie stellt man es an, dass die Qualität des fernmündlichen Austausches auch den erhofften Nutzen bringt? Der Weg zum Erfolg beginnt logischerweise mit der Wahl der richtigen Lösung. Neben der klassischen Telefonkonferenz, bei der nur Sprache via Festnetz oder Internet übertragen wird, gibt es die Videokonferenz. Diese benötigt allerdings viel mehr Bandbreite, ist in der Regel deutlich teurer und gilt als wenig effizient. In den letzten Jahren haben sich bei grossen Unternehmen immer stärker die grossen Collaboration-Lösungen etabliert. Sie sind Internet-basiert und vereinen alle Kommunikationskanäle: Neben der Telefon- und Videokonferenz bieten sie auch Webkonferenzen, bei denen die Teilnehmer miteinander telefonieren und gleichzeitig auf dem Bildschirm Präsentationen oder Grafiken betrachten oder sogar simultan bearbeiten. Anbieter wie Unify mit der Lösung Circuit integrieren zusätzlich ein Chat- oder Messaging-Tool, so kann man nach der Konferenz mit einzelnen Teammitgliedern noch die Details regeln. Diese komplexen Plattformen liefern die leistungsfähige Rundum-Lösung, benötigen allerdings eine gewisse Zeit für die Installation, Konfiguration und Einarbeitung. Die klassische «Telko» macht es einem da deutlich einfacher.
Keine Wunder zu erwarten
Wer mehr als drei Teilnehmer in eine Konferenz einladen will, nutzt meistens Online-Anbieter, die oftmals auch kostenlose Telefonkonferenzen ermöglichen. Das Prozedere ist den meisten Fällen gleich: Telefonkonferenz auf der Webseite bestellen, Einwahlnummer und Passwort per E-Mail erhalten, diese mit Datum und Uhrzeit an die Teilnehmer verschicken und sich dann einwählen. Mobile Teilnehmer schalten sich via Smartphone oder Tablet zu. Auch bei den Online-Anbietern ist es möglich, zusätzliche Features wie den Austausch von Dateien oder das gemeinsame Betrachten von Präsentationen zu nutzen.
Ein entscheidender Aspekt ist die Tonqualität. Aktuelle Konferenztelefone arbeiten mit mehreren Mikrofonen, die Ton und Sprache aus allen Richtungen aufnehmen. Modelle wie die bekannte Soundstation von Polycom erkennt man am typischen Aufbau mit mehreren Beinen, deshalb auch «Telefonspinne» genannt. Die Mikrofone sitzen jeweils in den Beinen. Mithilfe digitaler Signalprozessoren werden die Frequenzen, in denen sich die menschliche Stimme typischerweise bewegt, angehoben und Hintergrundgeräusche ausgeblendet. Die Technik gleicht auch Lautstärkeschwankungen aus, wenn sich ein Teilnehmer hin und her bewegt. Wunder darf man allerdings nicht erwarten, am besten klingt die Stimme immer noch, wenn man nicht weiter als maximal zwei Meter von der Telefonspinne entfernt ist und einigermassen ruhig sitzt. Im Kasten finden Sie eine Reihe weiterer Tipps, die helfen, die Telefonkonferenz produktiv und effizient zu gestalten. Nur gegen nervige Managersprüche hilft am Ende des Tages auch die beste Telefonspinne nichts.
Praxistipps
Die Anschaffung einer leistungsfähigen Konferenzlösung garantiert noch keine gelungene Telefonkonferenz. 10 Tipps für erfolgreiches Gesprächsmanagement.
- Erstellen Sie vorher eine Agenda oder Themenliste für die Konferenz.
- Jeder Teilnehmer sollte sich am Anfang kurz vorstellen. Klingt banal, ist aber nützlich, denn man sieht die Teilnehmer ja nicht. Ganz nebenbei dient die Kurzvorstellung auch als Soundcheck.
- Auch wenn moderne Konferenztelefone über hochwertige Mikrofontechnik verfügen: Bleiben Sie lieber in der Nähe des Telefons oder Mikrofons. Ist der Abstand grösser als zwei Meter, verschlechtert sich die Tonqualität deutlich.
- Typische Meetingräume mit ihren schmucklosen Wänden und grossen Fensterfronten klingen zumeist unangenehm hallig. Wenn Sie immer denselben Raum für die Telefonkonferenzen nutzen, sollten sie ihn akustisch optimieren. Ein Vorhang, ein paar Pflanzen oder einige Bilder an den Wänden stoppen den Hall und können so die Tonqualität spürbar verbessern.
- Vermeiden Sie während der Konferenz, Gegenstände auf dem Tisch hin- und herzuschieben, mit dem Kugelschreiber zu spielen oder mit den Händen auf die Tischplatte zu schlagen. Wenn das Telefon direkt auf dem Tisch steht, werden all diese Geräusche übertragen.
- Falls Sie beim Gespräch allein im Büro sitzen und längere Zeit nur zuhören, können Sie das Mikrofon zwischendurch auf stumm schalten.
- Prüfen Sie vorher, welche Kosten entstehen, vor allem, wenn sich Teilnehmer aus dem Ausland einwählen.
- Ein Protokoll der Sitzung anzufertigen, ist in vielen Fällen nützlich. Bei den virtuellen Meetings weiss man ja nie, wer wirklich zuhört und wer nicht.
- Für besonders wichtige Konferenzen können Sie die Aufzeichnungsfunktion nutzen.
- Auch eine Telefonkonferenz produziert Datenspuren (Einwahlnummern, Länge und Uhrzeit der Konferenz, Zahl und Rufnummer der Teilnehmer, Standort der mobilen Teilnehmer usw.). Informieren Sie sich, wie es der Anbieter mit dem Datenschutz hält und wo die Daten gespeichert sind. Das ist besonders wichtig, wenn die Telefonkonferenz aufgezeichnet und gespeichert wird. Manche Anbieter verfügen über Sicherheitszertifikate.
Log in to post a comment.